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電子文書のセキュリティを、利便性を損なうことなく確保

アドビ システムズ PDFソリューション「Adobe Acrobat DC」

個人、企業だけでなく官公庁でも広く標準として採用されている電子文書のフォーマットがPDFだ。最新の「Acrobat Document Cloud (Acrobat DC)」では、PDF文書作成、管理を支援する強力なツールが搭載された環境をユーザーに提供する。最大の特長は、利便性を損なうことなく、高いセキュリティレベルを確保していることだ。セキュリティを優先すると使い勝手が悪い、といったこれまでの課題を見事にクリアし、マイナンバー時代の厳しいセキュリティレベルを実現している。クラウド環境での利用も可能となったPDFの活用方法について、アドビ システムズの大矢氏に伺った。

[2016年 3月 1日公開]

インタビューの注目ポイント

  • ニーズの多様化がPDFの世界を変える
  • 契約書、請求書なども、電子文書で処理することで運用の効率がアップする
  • セキュリティポリシーを利用して、きめ細かなセキュリティレベルが設定できる

メーカーご担当者紹介

  • アドビ システムズ株式会社
    マーケティング本部 Document Cloudマーケティング 執行役員
    大矢 博文氏

インタビュー内容

ニーズの多様化がPDFの世界を変える

インタビュアー

PDFは、デバイスが異なる環境でも、同じレイアウトで表示、印刷できるという電子文書の標準フォーマットとして多くのユーザーに利用されてきました。最新版のAcrobat DCでは、どのような機能強化が行われているのでしょうか。

大矢氏

数年前までは、PDFを作成するのは社内でも一部のスタッフといった状況も存在しました。しかし、近年では、社員全員が文書の作成者であり、発信者という状況になっています。このことに加え、電子文書形式は、これまで紙でなければ受け付けてもらえなかった公的文書などでも利用されるようになっています。

そうした利用範囲の拡大は、電子文書におけるセキュリティレベルの確保がしっかり認識されてきたことによるものです。しかし、ネットワークのセキュリティに代表されるように、高いセキュリティレベルを維持しようとするとどうしても手続きが煩雑になり、利便性が損なわれてしまいます。

Acrobat DCでは、「セキュリティレベルを保ちながら利便性を損なわない」ということを柱の一つに置いています。それは単にアプリケーションの世界という狭い範囲ではなく、電子文書を作成、利用する環境まで全てを包含するものです。

つまり、デスクトップ、モバイルデバイスといった文書を作成、閲覧、共有するといった一連の流れを、入り口から出口まで全方位にカバーするものといえます。いつでも、どこでも、どのデバイスからも一貫した操作で、作業を実施できるというわけです。

業種・業態、さらには規模にも関係なく、電子文書はビジネスを遂行するうえで欠かせないものとなっています。加えて、公的機関への提出書類、あるいは契約書の利用に関してまでもがPDFが標準ということを考えると、当社の役割は今後さらに重要度を増すと考えています。

契約書、請求書なども、電子文書で処理することで運用効率が上がる

インタビュアー

いろいろな場面でPDFが使われています。契約書、さらには発注書や受注書、請求書などもPDFでといった企業が増えています。便利な反面、利用者から見ると、本当に紙を代替していいのだろうかといった疑問が湧いてくるのではないでしょうか。

大矢氏

例えば日本には、契約書には自署・押印するという商習慣が根強く残っています。この問題に関してAcrobat DCは、e-sign(電子的に署名)という機能を提供しています。この機能により、どのデバイスからでも署名の依頼を送信し、送られた文書がいつ開かれたのか、いつ署名されたのかなど、業務の進捗状況がご確認いただけます。Acrobat DCのクラウドサービスとして提供され、当社のサーバーを介して行われる処理履歴はきちんと記録として残されています。

PDFを軸に、送信、開封、署名といった一連の処理をきちんと履歴として残すことで、これまで紙の契約書に署名・押印していたのと同じことがPDF文書でも実現できるのです。

eSign(電子的に署名)入力のイメージ

セキュリティポリシーを利用して、きめ細かなセキュリティレベルが利用できる

インタビュアー

電子文書の利便性を実感しているユーザーは多いと思います。しかし、環境を提供する情報システム部門からすれば、運用、メンテナンスに時間を取られる、といった問題があります。PDFという統一フォーマットでも、作成するツールによって微妙な違いがあり、運用負荷を増大させているといった側面があるかと思います。

大矢氏

契約書、公的機関に提出する書類、さらに取引先とのやり取りに利用する書類など、それぞれ適応しなければならないセキュリティレベルが異なります。エンドユーザーが、いちいち作成する文書ごとにセキュリティレベルを設定するのは現実的ではありません。

Acrobat DCでは、あらかじめ設定されたセキュリティポリシーを元に、作成した文書に応じたセキュリティの自動設定が可能です。これにより、セキュリティ担当者、システム部門担当者の作業負荷が軽減されるでしょう。また、セキュリティポリシーは組織で共有できるので、効率的な運用が実現されています。

PDFを業務に活用する場合、利用しているツールがばらばらだと、運用コストの増大につながります。Acrobat DCの利用は、電子文書の業務利用に対して期待される作業効率アップ、業務負荷を軽減するといった側面からも、高いパフォーマンスを発揮します。

Acrobat DCは、単にPDF文書を作成するためのツールではありません。PDFを業務に利用するうえで必要な機能を提供するための基盤となるものなのです。最新のPDFでは、文字、写真、イラストだけでなく、3D CADや映像までPDFファイルに埋め込むことが可能になっています。

もはや、PDFは電子文書という枠を超え、文字通り「マルチメディア」を一つのファイルにまとめることのできる能力を備えています。これまでPDF文書が利用されていた分野だけでなく、設計・製造、調達、人事、教育など、企業のあらゆる組織での活用が可能です。

セキュリティ設定画面

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。

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