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バインダー感覚で文書を保管「楽2ライブラリ」

PFU 文書管理ソリューション「楽2ライブラリ クライアントサーバ」

PFUの「楽2ライブラリ クライアントサーバ」は書類を丸ごと電子化し、キャビネットとバインダーで整理する感覚で利用できる。ペーパーレスから働き方改革につなげていくことも可能だ。

[2018年 8月22日公開]

インタビューの注目ポイント

  • オフィスのキャビネットとバインダーが、そのままパソコンの中に
  • 複合機で簡単に電子化でき、一層便利に
  • 「働き方改革」の第一歩は、紙文書の電子化から

オフィスのキャビネットとバインダーが、そのままパソコンの中に

株式会社PFU
ドキュメントイメージビジネスユニット
国内営業統括部 営業支援部
戸田 豊氏

インタビュアー

「楽2ライブラリ」は、ユーザーインターフェイスが特徴的です。オフィスのキャビネットとバインダーを、そのままの感覚でPCからでも利用できますね。

戸田氏

パソコンに詳しい人なら、フォルダーから自分が必要な文書を簡単に探せるでしょう。しかし、これまで紙の書類で仕事をするのに慣れていて、パソコンや電子化といったものにあまりなじみがない人にとっては、電子化された文書をフォルダーから探し出すのもなかなか満足にできないという声がありました。それでは紙文書を整理するキャビネットやバインダーをそのまま電子の世界に持ち込んでしまおうということで誕生したのが楽2ライブラリのインターフェイスです。

紙文書の運用イメージをそのまま実現したことで、違和感なく電子の世界でも仕事ができるようになります。例えば紙の世界では、「申請書」は、申請書というバインダーにまとめてファイリングしていますから、必要なものを探すためにパラパラとファイルをめくっていくうちに、関連情報を含めて見ることができます。ところが、電子の世界では必要なものだけが瞬時に検索できてしまうために、パラパラと関連文書を見る機会が少なくなりがちです。紙書類のバインダーには、関連文書も同時にファイリングされることが多く、「気づき」が付せん紙やマーキングで示されることが多々あります。楽2ライブラリでも関連文書を探しやすくできるよう、同じバインダーに保存しましょうとお勧めしています。

文書の電子化ソリューションは外資系ベンダー製品が多数ありますが、海外と日本では社内文書に対する文化が少し異なっているようです。海外では “証拠”として文書に記録し、残していきます。一方、日本では終身雇用制が長く続いたこともあって、書類を通して業務を引き継いでいくという役割があります。社内に残っている文書を見比べると、仕事の経過や業務ノウハウが伝わってくるのです。

書棚やキャビネットを電子化し、紙文書感覚で扱える

複合機で簡単に電子化でき、一層便利に

株式会社PFU
ドキュメントイメージビジネスユニット
国内営業統括部 営業部 担当課長
佐々木 慎二氏

インタビュアー

楽2ライブラリを複合機とセットで利用するデモンストレーションを見たことがあります。PFUさんではイメージスキャナーを販売していますが、どのようなときに複合機を使い、どのようなときにイメージスキャナーを使えばよいのでしょうか。

佐々木氏

複合機のスキャニング機能と、イメージスキャナーとでは、利用シーンが少し異なります。複合機はオフィスの中央に置かれていますよね? 社員で共用するものですから、大量の文書をスキャニングするために誰かが占有していると、ほかの社員が使えなくて困ってしまいます。大量文書の電子化を頻繁に行うような業務の場合は、イメージスキャナーを使った方がよいと思います。複合機とイメージスキャナーが「共存」することで、一層業務の効率アップが図れます。

戸田氏

皆さんに親しまれている業務ツールである複合機と楽2ライブラリをセットで使うことで、PCを介さずに紙文書の登録ができるようになり、より多くの方の業務が楽になります。印刷(出力)中心の機械だった複合機が、紙文書の電子化と後の検索のための文書名の入力も簡単にできる機械へと進化するからです。大塚商会さんに複合機とセットで販売してもらったことで知名度もぐっと上がり、ユーザー数も増えました。また、大塚商会さんには、お客様それぞれの使い方に適した提案、導入支援サービスや、操作指導、サービス&サポートなどがあるのも、お客様にとっては安心だと思います。

楽2ライブラリと複合機との連携

「働き方改革」の第一歩は、紙文書の電子化から

インタビュアー

紙文書の電子化は、企業にとってどんなメリットがあるのでしょうか?

戸田氏

紙のバインダーは、誰かが持って行ってしまったら、ほかの人はその間、使うことができません。持ち出したまま返すのを忘れていたら、そのせいで業務が滞るといったことが起こりがちです。電子化していれば、同時に複数の人が利用することが可能になります。実際に楽2ライブラリを導入されたお客様からも、「時間と場所を気にせずに仕事できるようになった」といった声をよくお寄せいただきます。こうした利便性を実感することで、パソコンに詳しくなく、最初は電子化に抵抗があった人も、徐々に電子化に賛同するようになっていくようですね。

また、文書を電子化によりキャビネットとバインダーで整理整頓された状態で情報の可視化ができるようになるため、それまで明らかになっていなかったことが顕在化することもあります。例えば、「異なる文書」として存在していた文書が、電子化の際に見比べてみると、実は同じものだったというケースがあるのです。文書は、担当者や部署にひも付いて利用されるので、もともと同じ文書として扱われていたのに、何かのきっかけで複製され、それが別文書として扱われるということが起こりがちです。電子化をきっかけに文書が一元管理できるようになり、常に最新で本物の情報に接することができれば、業務の効率アップにもつながります。

また、紙文書のままオフィス内に残し続けることで地震の際の脅威になることがあります。私は阪神淡路大震災のときに関西地区にいましたが、当時のオフィスは完全につぶれてキャビネットも全て倒れました。震災が起こった時間は早朝で、オフィスには誰もいなかったので事故にはなりませんでしたが、営業時間内であればキャビネットの下敷きになる人も出ていたかもしれません。紙書類とキャビネット自体をなくすことが防災にもつながるのです。

インタビュアー

ひとくちに電子化といっても、さまざまな効果があるのですね。

戸田氏

はい。最近、働き方改革の必要性が叫ばれていますが、働き方改革を実現するためには、電子化を実現し、どこからでも文書を利用できる環境を作ることが必要です。文書の電子化は大切な一歩なのですが、これまでのやり方が大きく変わるということで、歓迎されないケースもあります。しかし、楽2ライブラリであれば、なじみのあるユーザーインターフェイスでタイムリーにメンバーで情報共有できることから、抵抗なく電子化が進みます。ぜひ、働き方改革を実践する第一歩としても、楽2ライブラリをご検討ください。

複数の人が同時に利用でき業務の停滞もなくなる

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。

記事と関連するソリューション・製品

  • 楽2ライブラリ クライアントサーバ

    オフィスのキャビネットを丸ごと電子化し、紙文書と同様の感覚で管理・閲覧、グループ内の情報共有が可能です。

  • Quickスキャン to 楽2ライブラリ

    楽2ライブラリ クライアントサーバV5.0をQuickスキャンBOX(富士通製サーバー)にプリインストール。導入後すぐにご利用いただけます。Quickスキャンと連携することで、紙文書も簡単に登録することができます。

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