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特許事務所の複合機活用方法

特許庁への権利取得の手続きは複雑な法律にのっとって行うため、特許事務所ではさまざまな書類を用いて出願・説明をしなければなりません。印刷物をどのように扱うのが業務効率化につながるのか、特許事務所に適した管理方法や、実現のポイントなどをご紹介します。

こんな課題ありませんか?

【よくある課題1】書類の保管スペースがなくなってきた

一定期間の保管が必要な書類がお客様ごとに大量にあり、オフィスや事務所の収納場所がいっぱいになっていませんか?

【よくある課題2】誰かが図面を持ち出していると問い合わせにすぐ対応できない

最新の図面を誰かが持ち出すと手元にある情報では確かな情報が伝えられず、問い合わせの対応が2度手間になったりしていませんか?

【よくある課題3】仕様書の変更や修正が多く、やり取りしていくうえで管理が大変

複数人で仕様書やマニュアルなどを共有していると、ドキュメントのバージョンを管理が大変になったり、都度共有するのが手間になっていたりしていませんか?

課題となる書類・図面

特許事務所の業務には多くの書類が必要になります。印刷物をいかに効率よく管理し、必要な時に誰もが簡単に手に取れる状態にしておくことが肝心です。

特許・意匠部
見積書、調査報告書、特許出願内容説明書、発明提案書、願書、明細書、図面、意見書、補正書
知財管理部
契約書、相談議事録、権利書、警告書、訴状、答弁書、証拠説明書

課題を解決する業務効率化ソリューション

Quickスキャン

Quickスキャンは、スキャンなどの基本機能から、クラウドを使ったソリューション、文書管理、タイムスタンプまで、マルチな機能を提供。複合機をもっと活用したい、にこたえます。

Quickスキャン

Quickスキャン to 楽2ライブラリ

楽2ライブラリ クライアントサーバV5.0をQuickスキャンBOX(富士通製サーバー)にプリインストール。導入後すぐにご利用いただけます。Quickスキャンと連携することで、紙文書も簡単に登録することができます。

Quickスキャン to 楽2ライブラリ

タイムスタンプオプション(Quickスキャン)

e-文書法、医療カルテ、知財保護など用途が広がるタイムスタンプ。Quickスキャンを使うと、スキャンした書類にタイムスタンプを付与し、指定先保存やメール送信ができます。

タイムスタンプオプション(Quickスキャン)

マスキングアプリ

複合機のタッチパネルから、帳票・文書の黒塗り/白塗り(マスキング)をカンタンに行える製品です。マイナンバーカードなどの特定個人情報や機微情報の漏えい対策はもちろん、マスキングテープや油性ペンにより手作業大幅に削減され、カスレや塗り漏れのミスもなく、きれいに仕上げられます。

図脳タイトルスキャン for RICOH

大量の紙図面を電子化するのに、表題欄のOCR変換で、図面のファイル名付けや、図面情報の出力を効率よくサポートします。複合機との連携により、図面の電子化を支援するシステムです。

図脳タイトルスキャン for RICOH

さらに効率的に文書を活用するには

FortiGate(フォーティゲート)

FortiGateのSSL-VPN機能を利用して外部から安心、安全なリモート接続環境を提供します。端末にクライアント証明書を実装することで、端末のなりすましや私物端末の接続を防止します。

FortiGate

名刺管理

多すぎて必要なときに探し出せない名刺の管理や整理にお困りではありませんか? 大塚商会では、お客様の目的・環境に合わせた名刺の管理・整理方法から最適な製品までご紹介します。

名刺管理・整理の「困った」を解決!

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