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観光・宿泊業の複合機活用方法

観光・宿泊業では、日々発生する予約や宿泊者の情報などの適切な管理が必要です。また近隣観光施設の案内など、お客様の問い合わせにもこたえなければいけません。観光・宿泊業に適したドキュメントの管理方法や、業務の効率化のポイントなどをご紹介します。

こんな課題ありませんか?

  • 日々発生する予約票の受信FAXを見落とすことはありませんか?
  • パスポートの写しの取得・保管作業でお困りではありませんか?
  • 宿泊のお客様から近隣観光案内や交通手段の問い合わせで時間をとられていませんか?
  • お客様にお渡しする観光案内や請求書などの紙折りで作業時間がかかっていませんか?
  • 予約情報などの紙文書や施設図面の管理・運用でお困りではありませんか?
  • 宿泊者カードやパスポートコピーなど個人情報の文書の扱いについて心配ではありませんか?

課題となる書類・図面

観光・宿泊業の業務には多くの書類が必要になります。印刷物をいかに効率よく管理し、必要な時に誰もが簡単に手に取れる状態にしておくことが肝心です。

宿泊部門業務
予約票、宿泊者カード、パスポートコピー、予約管理表
料飲部門業務
ガイド(館内案内・観光案内等)、客室チェック表、予約管理表
設備管理業務
施設図面、点検結果報告書
運営管理業務
受領書、請求書、人事情報、会社案内

課題を解決する業務効率化ソリューション

Quickスキャン

予約管理表や客室チェック表などの書類は、電子化して共有しましょう。Quickスキャンは、スキャンなどの基本機能から、クラウドを使ったソリューション、文書管理、タイムスタンプまで、マルチな機能を提供。複合機をもっと活用したい、にこたえます。

Easyファクス

観光・宿泊予約をファクス(FAX)で受信する場合、受信データを自動でフォルダーに振り分けて保存し、リネーム処理まで行える「Easyファクス」がおすすめです。大量の予約書類が自動で整理され、空き部屋・空席数の把握を効率化できます。

Ridoc GlobalScan Version2

Ridoc GlobalScan Version2は、ペーパーレスファクスと紙文書の電子化を促進し、業務の効率化を実現する、ファクス受信文書とスキャン文書のドキュメント配信システムです。文書管理システムとの連携や、画像ログキャプチャー機能によるセキュリティ強化にも対応できるため、宿泊客情報を安全にわかりやすく管理できます。

インナー紙折りユニット

紙折りユニットは、印刷した書類の保管で必要になる紙折りを複合機・コピー機が自動で折ってくれる紙折りユニットです。インナー紙折りユニットは、通常の紙折りユニットと設置箇所が異なり、複合機・コピー機の胴内に設置をするため、場所をとらない省スペースなオプションユニットです。

Quickスキャン to 楽2ライブラリ

楽2ライブラリは、紙文書の管理をパソコン上で実現するソフトウェアです。予約管理表や請求書などがまるでバインダーに整理されているかのように、パラパラめくる感覚で閲覧できる簡単な操作性が魅力です。Quickスキャンと連携することで、登録作業も簡単にすることができます。

Logキャプチャ NX Plus

複合機の操作ログ(履歴)を画像で残す画像ログアプリケーション「Logキャプチャ NX Plus」は、情報漏えいの抑止が期待できるほか、万が一の時にも原因を追及できます。

RICOH 個人認証システム AE2

複合機にICカードをかざすだけで個人認証ができ、顧客情報の漏えい防止や、ミスプリント、放置文書などの軽減にもつながる「リコー 個人認証システム AE2」について、ご紹介します。

さらに効率的に文書を活用するには

FortiGate(フォーティゲート)

FortiGateのSSL-VPN機能を利用して外部の観光・宿泊施設からのアクセスも安心、安全なリモート接続環境を提供します。端末にクライアント証明書を実装することで、端末のなりすましや私物端末の接続を防止します。

FortiGate

名刺管理

移動や外出が多く手元に名刺がない、枚数が多すぎて探し出せないと、お悩みではありませんか? 大塚商会では、お客様の目的・環境に合わせた名刺の管理・整理方法から最適な製品までご紹介します。

名刺管理・整理の「困った」を解決!

大塚商会のホテル向けITソリューション

フロント業務を効率化するPMS(ホテル管理システム)からバックヤード管理の勤怠・シフト管理など幅広い業務に対応します。また大規模ホテルからホステル、旅館など、お客様の事業規模に最適なソリューションを各種ご用意しています。

大塚商会のホテル向けITソリューション

旅行業システム「DreamJourney.NET」

旅行業システム「Dream Journey.NET」は、予約管理・顧客管理・売上仕入管理・在庫管理・実績管理の各機能に加え、インターネット予約システム「Dream Journey Web」との組み合わせにより、効率的なWeb販売を実現する旅行業向け総合システムです。業務効率化と収益向上の両面でお客様の業務をサポートします。

Dream Journey.NET

SMILE V / eValue V 複合機連携ソリューション

大量の紙文書の保管は、その整理やスペースの確保だけでも大変です。「SMILE V」シリーズの各業務や「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」は複合機と連携し、書類の電子化・ペーパーレス化をスムーズに実現できます。

SMILE V / eValue V 複合機連携ソリューション

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  • 複合機のリースやレンタルのご相談
  • オプション機器の同時見積りや購入
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  • 複数台購入時の価格相談
  • 文書管理など関連ソリューションの提案依頼
  • サポート体制についてのお問い合わせなど

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