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ペーパーレスFAXにして業務を効率化

意外と手間がかかるFAX(ファクス)業務。大塚商会がおすすめする方法、複合機・コピー機から始められる「ペーパーレスFAX」で業務効率を改善しませんか?

FAX(ファクス)業務で、こんなことに困ってませんか?

外出先から受信したFAX文書を確認したい

FAX受信文書の仕分け・配付作業に手間と時間がかかる

出力不要なFAXに印刷コストが無駄にかかっている

動画で紹介「成功するペーパーレスファクス」

本動画は音声オンで再生されます。音量は、動画プレーヤー画面の下部にあるスピーカーアイコンで調整可能です。[動画再生時間:1分44秒]

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ファクスをペーパーレス化すると、「情報漏えい対策」「コスト削減」「作業の効率化」が図れます。ペーパーレスを導入する際に押さえておきたいポイントを動画でご紹介します。

ペーパーレスFAXが業務効率を改善するカギ

ペーパーレスFAXとは

ペーパーレスFAXとは、複合機・コピー機でFAX受信した文書を印刷することなく、データ化して保存する方法です。

ペーパーレスFAXにすることで、業務とは関係ない販売チラシなど、出力不要なFAX文書の印刷コストが抑えられ、出力されたFAX文書の放置による、紛失リスクも軽減できます。

テレワークでもFAX業務ができる

ペーパーレスFAXによって、テレワークでのFAX業務も可能になります。電子化することで文書の出力(保存)先に選択の幅が広がり社外から確認することもできます。また、複数の製品を掛け合わせて、追記・送信も可能です。

複合機でペーパーレスFAXを実現

複合機を活用することで、簡単にペーパーレスFAXを実現できます。受信文書を自動的に電子化することでFAXを一元管理し、社外から閲覧・追記・送信することも可能になります。
ただし、データの分別・振り分け作業を手作業で行った場合、手間が増え人的ミスのリスクも発生してしまいます。

業務効率のポイントは受信したFAX(ファクス)の「自動振り分け保存」

人が行っている振り分け作業を自動化できれば手間の削減と作業の効率化にもつながります。

ペーパーレスFAXにすることで、条件によっては日時に限らず送信者ごとのフォルダーに振り分け保存することも可能になります。また、フォルダーの自動作成、ファイル名のリネームも可能なため、FAX受信にかかる業務効率が一段と上がります。

大塚商会がおすすめするペーパーレスFAXの構成例

お客様の複合機・コピー機の環境や目的・用途にあわせて最適なペーパーレスFAXの構成例をご提案します。

受信したFAXを社内で確認できる「Easyファクス」+「自社PC・サーバー」

Easyファクスで、FAX文書の保存先を自社サーバーへ指定することで、受信したFAX文書を各スタッフや社員が確認し、FAX文書の管理することも可能になります。また、フォルダーの自動作成からファイル名のリネームも可能になため、文書の仕分け業務の手間を削減できます。

ご紹介した製品

受信したFAXを社内で確認・返信できる「Easyファクス」+「Ridoc Smart Director」

「Ridoc Smart Director」は、FAX文書・スキャン文書にコメント追記やスタンプ押印ができるほか、処理後のFAX返信を可能にする製品です。こちらの製品を加えることで受信したFAXの編集・返信が可能になります。

ご紹介した製品

外出先から受信したFAXを確認できる「Easyファクス」+「クラウドサービス」

クラウドなどオンラインストレージ環境に受信したFAXを保存先に指定することで、スマートフォンやタブレットなどで外出先から受信したFAXを確認することができます。

ご紹介した製品

外出先から受信したFAXを確認・返信できる「どこでもコネクト」+「Ridoc Smart Director」

「どこでもコネクト」は、大塚商会が提供する『外出先から社内のPCやサーバー環境に安全に接続する』リモートネットワークサービスです。社内のPCにリモート接続するため、受信したFAXデータを確認することができます。また「Ridoc Smart Director」と組み合わせることで編集・返信を容易に行うことができます。

ご紹介した製品

受発注をペーパーレスFAXで業務改善

FAXで受発注業務を行っている場合、ペーパーレスFAXによって、業務効率を大きく改善できます。受発注の度に紙を印刷する必要が無くなるため印刷コストが減り、取引のデータを電子化することで共有・検索が容易になるなどさまざまなメリットが考えられます。

受発注をペーパーレスFAXで業務改善

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複合機・コピー機・プリンター 導入事例をご紹介

各社それぞれの課題や状況に合わせて、ITの活用による解決方法をご提案しています。複合機・コピー機・プリンターを導入した事例をご紹介します。

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