複合機でログ管理? 紙文書の情報漏えい対策

応用編

ポイントは情報漏えいの抑止。紙文書の対策は複合機・コピー機の対策

紙文書は、情報漏えいの原因の多くを占めると言われています。紙文書を一番排出するのは、複合機・コピー機ですよね。複合機のログを管理すれば、紙も対策できる。ポイントは「抑止」です。

印刷、コピー、スキャン、複合機は機密文書の宝庫

企業の機密文書などを印刷、コピー、スキャンするときに活用する複合機・コピー機。紙文書から始まる情報漏えいは、複合機・コピー機から始まるものが多いといえます。

印刷文書の置き忘れなど、うっかりミスから始まる漏えいもあれば、本来あってはならないことですが、複合機でコピーや印刷をして、故意に文書を持ち出そうとする漏えいも起こりえます。

大事なことは、情報漏えいを発生させない環境づくり、つまり「抑止」です。さて、どういった方法があるのでしょうか。ここで複合機のログ管理という考え方が出てきます。

複合機にもログ管理で抑止する、という考え方

ログ管理というと、ソフトウェアやハードウェアの管理のイメージが強くありませんか。実は、複合機でもログ管理ができるのです。

管理するログは、複合機の操作情報です。つまり、その複合機を使って、誰が、いつ、何を印刷したのか、スキャンしたのか、などの情報をログにとって管理します。操作ログは画像ログとして保存されますので、文書そのものも把握することができます。

画像ログがなぜ情報漏えいの抑止になるのか

ログとして残る情報は、実際に印刷した文書自体はもちろん、ICカード認証などと併用することで個人の特定ができます。

複合機での操作が画像としてしっかり記録・管理されていることを周知することで、利用者の不正行動を制限する、という効果につながるのです。また、こうしたログ管理を行うことで、万が一の時も、原因の究明をすぐに行うことができます。

複合機・コピー機で出力した機密文書の処分も安全に

ここまでは、紙文書を出力する複合機・コピー機の情報漏えい対策についてお話ししてきましたが、実際に出力した文書、特に機密文書や社内文書が不要になったとき、その処分について考えてみます。

例えば、シュレッダーで処分している、という方もいるでしょう。ですが、シュレッダーは文書が大量になると、手間もかかり大変です。また、確実に処分したという証明をしづらいのも事実です。

そこで、安全・確実、そして簡単に処分したい、そんな方には段ボール1箱からできる溶解処理サービスがお勧めです。バインダーもクリップも段ボールにそのまま入れて処分できます。抹消証明書も発行されるので、安全・確実、簡単に処分できるサービスです。

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