文書を守る、複合機のセキュリティ対策

応用編

複合機で文書のセキュリティを強化

複合機やコピー機で印刷された紙が放置され、情報漏えいの原因になることが多々あります。紙の電子化から認証やログの管理まで、複合機に必要なセキュリティ対策、考えてみませんか。

情報漏えいの原因の多くは紙文書

「印刷した紙を複合機のトレイに置きっ放し」、「ミスプリントを処分せずに机に置いたまま」といった経験はありませんか?実は、媒体別の情報漏えいの原因では、紙媒体が全体の約6割以上といわれています。紙を印刷する複合機やコピー機でセキュリティ対策をしっかりと行うことは、とても重要なのです。

情報漏えいが発覚し、取引先などに損害が出た場合の賠償額は、1件あたり1億円を超えるという試算も出ています。複合機・コピー機でしっかり「水際対策」を行って、漏えいを防ぎたいものです。

解決策1 紙を電子化してペーパーレスに

電子化で紙の紛失を防ぐ

情報漏えいの原因となる紙媒体そのものを電子化することで、そのリスクを大幅に減らすことができます。

紙の電子化のメリットは、それだけではありません。

紙そのものを使わないので、紙使用量の削減になり、さらに文書管理も簡単にできるようになります。

電子化で紙の紛失を防ぐソリューション

Quickスキャン

解決策2 複合機・コピー機のログを取得して原因究明

ログの取得で不正な操作を監視

不要な社内資料のコピー、ファクスの誤送信、個人情報の不正スキャンなど、複合機の利用履歴を画像で保存することができます。

いつ、だれが、どんな操作をしたのかまで把握することができるので、もしものときの原因究明に役立ちます。

ログの取得で不正な操作を監視するソリューション

Log キャプチャ

解決策3  ICカード認証でミスプリントや放置文書を削減

認証により利用者を制限

複合機やコピー機を使用する段階で、認証を行うことで「本人のみが印刷物を取り出す」などの使用制限を行うことができます。

ICカード認証ならかざすだけでセキュリティ対策になり、ミスプリントや放置文書も減らすことができるので、コスト削減にもつながります。

ICカード認証で利用者を制限するソリューション

リコー 個人認証システム AE2

ほかにもある文書のセキュリティソリューション

複合機やコピー機ですぐにできる3つのセキュリティ対策をご紹介しました。このほかにも、地紋印刷で紙文書にセキュリティを付与することで不正コピーを抑止する、印刷物の置きっ放しを防ぐなど、さまざまな文書を守るためのソリューションがあります。この機会に、自社の使い方にあうソリューションを選択して、文書のセキュリティを強化してみませんか。

文書のセキュリティを強化する
ソリューションをご紹介

複合機でできる、紙文書のセキュリティ対策ソリューションはたくさんあります。大塚商会では、お客様のお使いの機種や環境、使い方に適したものをご提案しています。

文書のセキュリティを強化するソリューション

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