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働き方改革は複合機から! 複合機で始める紙の電子化

働き方改革の第一歩は「電子化」から

近年取り沙汰(ざた)されている「働き方改革」。その中の一つとして「紙の電子化」が考えられます。電子化によるメリットや、複合機を使った具体的な活用方法までご紹介します。

働き方改革のはじめ方に困ったら、複合機に着目してみましょう

「働き方改革」が必要なことは分かっていても、この言葉の中にはさまざまな問題が含まれており、実際に進めるとなると何から始めてよいのか迷ってしまうことがよくあります。

そんなときは、まず複合機に着目してみることをオススメします。昨今の複合機は書類を簡単に電子化できる機能が備わっており、電子化は働き方改革において重要な要素の一つです。今回は複合機で始める「紙の電子化」のメリットや、実際の手法についてご紹介します。

「紙の電子化」が「働き方改革」につながる理由とメリットとは?

まずは、なぜ紙の電子化が働き方改革につながるのか、そのメリットについてご紹介します。

紙資料をデータ化することで、さまざまな機器からアクセスすることができます。データ化することで、会社に戻らなくてもスマホなどからデータを閲覧することができるほか、外出先でもその資料を利用した業務を継続できます。「仕事は会社でする」というこれまでの働き方を変えることができるのです。

また、検索性の向上による負担の軽減、保管場所の削減などコスト削減としての利点もあるほか、書類の持ち出しによる紛失盗難など、情報漏えい対策にもなります。

複合機による電子化

単純に紙文書をPDFなどに変換するだけであれば、複合機のスキャン機能を利用することで簡単に行うことができます。しかし、スキャン後のファイル名の変更や、指定の保管場所へのファイル移動など、面倒な作業も発生します。そんなときは複合機とアプリケーションを連携させましょう。大幅に効率化をすることができます。

スキャンと同時にファイル名を変更! 保存先も指定できる「Quickスキャン」

紙文書の電子化・保存作業を大幅に効率化できる複合機アプリケーション「Quickスキャン」なら、普段コピーを取るのと同じような作業で書類の電子化を進めることができます。

保存先の指定やファイル名の変更(リネーム作業)などは、複合機の操作パネル上で行えるため、いちいちPCで行っていた電子化した後のデータの仕分けや、移動作業を省くことができます。

バインダーのように文書をファイリングして共有できる「楽2ライブラリ」

「楽2ライブラリ」とは、書棚(キャビネット)を模したデータベースに、保存したデータをカテゴリーごとにバインダーでまとめ、PC上で本物と書棚と同じように管理することができるアプリケーションです。

本物のバインダーをめくるように、書類をペラペラとめくって閲覧ができるほか、付せんやマーカーを付けるなど、リアルと同じような操作性を実現しています。PCでの管理に不慣れな人も自然に扱うことができます。

Quickスキャンと連携し、保存先のバインダーを選択してスキャンすると指定したバインダーにダイレクトに保存可能です。

Quickスキャンの連携機能
で働き方改革推進!

クラウド連携でさらなる働き方改革も可能!

今回ご紹介したQuickスキャンは、楽2ライブラリ以外にもOneDriveやSharePoint、kintone、どこでもキャビネットなど、さまざまなクラウドサービスに連携する機能があります。

例えば、スキャンしたデータはそのままクラウド上に保存できるので、外部からの閲覧も可能になります。外出の多い営業職の業務効率化にもつながるほか、今後本格的にテレワークを導入する場合にも役立ちます。

こうした連携機能のご相談や、導入、サービスの利用方法などについては、大塚商会がサポートいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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