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FAXが変われば働き方も変わる? ペーパーレスFAXの可能性

ペーパーレスFAXが、コストも働き方も変える

経費削減に効果的な「ペーパーレスFAX」。使い方次第では「働き方」も改善できるかもしれません。政府も力を入れ始めた「働き方」について、ペーパーレスFAXから考えます。

文書を電子化して送受信。ペーパーレスFAXの機能とは

ペーパーレスFAXとは、受信したFAX文書をデータ化し、共有フォルダーやメールなどで展開できる機能のこと。これまで紙で出力されていたFAXを電子化することによって、印刷代の節約をはじめ、さまざまな効果を期待できます。ここでは、大塚商会で取り扱うRidocを例にとって、ペーパーレスFAXの代表的な機能についてご紹介します。

ペーパーレスFAXの便利機能とは?

RidocのペーパーレスFAXの主な機能としては以下が挙げられます。

  • 受信FAXの自動振り分け保存
  • 受信時の通知、着信のお知らせ
  • FAX文書の追記・簡単編集
  • ワンタッチFAX返信

この四つの機能を活用することで、紙の資源を一切使用することなく、パソコンなどの端末から直接作業を行うことができます。

ペーパーレスFAXになるとなにが変わる? FAXによる働き方改革

書類処理業務の負担を軽減し、印刷代の節約にもなるペーパーレスFAXですが、働き方はどのように変えることができるのでしょうか? ペーパーレスFAXで変化が見込まれるシーンをいくつかご紹介します。

ペーパーレスだからデスクで対応可能。書類処理の負担を軽減

ペーパーレスFAXを導入すると、席を立たずに書類処理業務を対応できます。電話を受けてFAXを取りに行き、その書類を押印して返信、という一連の作業を、全てPC上で対応することが可能です。こうした事務作業の負担を軽減することで、基幹業務にあたる時間をより多く確保できるので、作業能率UP、残業時間の低減に効果があると考えられます。

外出先でも書類確認!業務効率大幅UP

クラウドやリモートアクセスで書類保管サーバーと連携すれば、いつでもどこでも受信した書類の確認が可能です。外出先からFAXの内容をタイムリーに確認することで、すぐに取引先などへの対応ができるようになります。いちいちFAXの確認をするためにオフィスに戻る必要もなくなります。

社外から安全、手軽に社内ネットワークへ接続(どこでもコネクトリモート)

複合機の機能を
活用して働き方を改革

働き方を変えるペーパーレスFAX

今回ご紹介したペーパーレスFAXは経費削減だけでなく、業務効率UP、業務負担の軽減といった効果があります。複合機は書類の印刷や受信、送信など、多くの業務に関わってくる重要な設備です。複合機の機能をうまく活用し、効率化できればかなりの業務効率の改善効果が期待できます。

働き方改革につながる便利な複合機のご紹介や、活用方法について、アドバイスすることも可能ですので、ぜひ大塚商会にご相談ください。

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