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今から始める紙の電子化 ~共有編~

電子化だけではもったいない! データを有効活用する方法をご紹介

文書を電子化しても使いやすく整理・活用できなければ、電子化した効果を発揮することができません。ここでは電子化した文書を簡単かつ効果的に活用できるサービスをご紹介します。

電子化した文書を簡単な操作で便利に共有しましょう

これまで電子化に関する記事として、「書類の電子化(スキャニング)の方法」、「書類の管理・処分の方法」についてご紹介してきました。今回は、実際に電子化したデータをどのようにすれば業務に生かせるのか? 数ある活用シーンの中から「共有」に着目しておすすめのソフトウェア・アプリケーション・サービスをご紹介します。

<以前の記事>

【その1】複合機で電子化すればすぐに共有!「たよれーる どこでもキャビネット」

「たよれーる どこでもキャビネット」は、ファイルや各種データをオンラインストレージ上に保存できる便利なサービスです。法人向けの充実したセキュリティ機能を備え、ビジネスで安心してご利用いただける環境を実現。もちろんiPadなどのモバイル端末からもファイルの参照や保存ができ、企業内、企業間での円滑なファイル共有が可能です。

「Quickスキャン」と連携すれば、複合機から直接データを保存・アップロードできる

リコーの複合機と複合機アプリケーション「Quickスキャン」と連携すれば、複合機から読み込んだデータを直接「どこでもキャビネット」にアップロードできます。操作は複合機のパネルから保存先を指定してスキャンするだけなのでとっても簡単です。

わざわざPCからアップロードしなくても、手間なく簡単に文書を共有できるので、社内や企業間、外出時のファイル共有に最適なツールです。

【その2】本物の書棚をリアルに再現! 簡単に書類を管理できる「楽2ライブラリ」

電子化した文書の管理は、今お使いの書棚と同じような感覚で整理できる文書管理ソフト「楽2ライブラリ クライアントサーバ」がおすすめです。

「楽2ライブラリ クライアントサーバ」は、書類を擬似的なバインダーに整理し、年度や部署ごとに並び替えや色分けが可能です。日付やキーワードでの検索といったデータならではの探し方ももちろん可能です。

慣れ親しんだ実際の書棚のレイアウトを再現することができるので、PCが苦手な人でも迷わず書類を探せるようにできます。

「Quickスキャン」と連携すれば、複合機から直接書棚へ保存・共有できる

リコーの複合機と複合機アプリケーション「Quickスキャン」と連携すれば、複合機から読み込んだデータを直接「楽2ライブラリ」のバインダーに保存できます。

複合機のパネルに表示される「楽2ライブラリ」の書棚やバインダーを選択してスキャンするだけなので、いちいちPCに戻って作業をする必要がありません。ファイルや文書を手間なく簡単に共有できます。

【その3】手軽に社内の情報共有を促進! 「タブレットやデジタルサイネージ」

社内の情報を紙で掲示していたりしませんか? 複合機のスキャン機能とデジタルサイネージやタブレットなどを組み合わせることで、簡単に情報共有や伝達を行うことができます。

例えば、拠点が複数ある会社では、紙の情報を共有するのは手間がかかります。そこで複合機で電子化し、社員のタブレットやオフィスのサイネージに配信すれば、重要な情報をすぐに複数の拠点で共有することができます。

上記は、電子化することでこんなことへの応用もできます、という一例ですが、紙の電子化は単にコスト削減をするだけではなく、工夫次第でいろいろな使い方へと展開できるのです。

電子化したデータを活用するポイントは「使いやすさ」

電子化した文書を社内で継続的に活用していくためには、自社の業務や環境に合った機能が備わっていることと、使いやすさが重要なポイントになります。いくら高機能であっても、難しい操作や専門的な知識が必要となると操作や知識の習得ばかりに時間がかかり、肝心の活用がなかなか進みません。

ツールやサービスを選ぶポイントとしては「操作が簡単」「直感的に分かる」「専門知識が不要」「サポートが充実」このあたりを意識して選ぶようにしましょう。

簡単に文書を
共有する方法をご紹介

おすすめは、複合機で簡単に電子化できる「Quickスキャン」との連携

大塚商会では文書の「電子化」はもちろん、文書の「共有」に関してもお客様のお困りごとに合わせて最適な解決策をご用意しています。ここで紹介した「Quickスキャン」は一例ですが、お客様の会社で何を選択すれば最善なのか迷った場合はご相談ください。ご要望、費用に合わせて最適なご提案をします。

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複合機とは何か? 事務・営業・経営の立場から複合機の利用シーンをまとめてご紹介します。

  • 複合機でできること
  • 意外と知らない便利機能
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