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動画で分かりやすく解説! らくらくマイナンバー対応システム

マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄の一連の業務プロセスを網羅した「らくらくマイナンバー対応システム」を動画で分かりやすく解説します。ぜひご覧ください。

「らくらくマイナンバー対応システム」を動画でご紹介

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この動画の内容をテキストでご紹介

企業は全ての従業員とその扶養家族、株主などからマイナンバーを取得しなくてはなりません。取得したマイナンバーには安全管理措置が義務付けられており、保管する必要がなくなったものは速やかに削除しなくてはなりません。らくらくマイナンバー対応システムでは、「取得」「保管」「利用」「廃棄」の全てのプロセスを統合して管理し、ガイドラインに基づく記録を取ることができます。

マイナンバーに関する業務を行うにあたり、まずは本人確認やそれぞれの手続きに必要なマイナンバー付与作業を行うことができる、マイナンバー取扱担当者を決めましょう。らくらくマイナンバー対応システムなら一般事務担当者による従業員へのマイナンバー提供依頼が可能です。

従業員は、一般事務担当者から送付されたメールに記載されているURLを開いて、マイナンバー通知カードのコピーと本人確認証明のコピーを添付して申請処理を終了します。続いて、上長は添付書類に不足がないかを確認します。提供されたマイナンバーは、マイナンバー取扱担当者による本人確認ができた後、登録を完了します。

マイナンバーを記載する必要のある書類は、企業提出分、個人提出分をあわせると、80種類以上と言われています。しかし、人事給与システムの全てに電子化に対応しているとは限らず、手書き対応にて、別の台帳を用意して管理する場合があります。しかし、ご安心ください。大塚商会のらくらくマイナンバー対応システムなら、手書き書類でも、複合機と連携することでらくらく対応可能です。

手書きの書類をスキャニングして専用のPC、もしくはサーバーに保管し、そのデータをらくらくマイナンバー対応システムに取り込みます。この際、マイナンバーは空欄にし、スキャニングされた書類のキー項目をOCR変換し、社員マスターとひも付けます。OCR変換された氏名と生年月日が、社員マスターとうまくひも付けできているかを確認します。

マイナンバー取扱担当者は、雇用保険被保険者資格取得届にマイナンバーを付けて印刷し、行政機関に提出します。印刷された紙データは必要に応じて施錠できるキャビネットや金庫に保管します。マイナンバーらくらくマイナンバー対応システムには、退職者のマイナンバーをシステムから削除・キャビネット保管した紙書類の削除を促すアラート機能も搭載しています。

マイナンバー制度に関するお悩みは、マイナンバー制度対応ソリューションを一貫してご提供する大塚商会にお任せください。マイナンバーを郵送などで取得する場合には、取得プロセス機能を構成から外したモデルもご用意しています。