効率的な文書管理や価格のご相談など、分かりやすくお答えします。

大塚商会 インサイドビジネスセンター

03-6743-1673(平日 9:00~17:30)

紙文書の電子化と文書管理ソリューション

電子化された文書なら、オフィススペースの問題も解消し、閲覧権限などセキュリティも確保できます。ですが、それで終わりではありません。電子化された文書を活用するためには、必要な文書をすぐ探せる、最新版を常に共有できる等の機能を持つ文書管理ソリューションが必要です。

検索に関する面倒な作業を短時間で実現する管理方法を目指す

検索性を高め、無駄な時間をカット

紙文書を電子化すれば、業務効率が向上するわけではありません。業務効率を高めるために、目的に応じた管理方法を採用することが求められます。ことに最近は、ユーザーに電子化された文書を自動的に送り届ける管理ツールが登場しています。情報の送り手側が、必要な人に必要な情報を送り届けることで、ユーザーは目的の文書を検索するといった作業から解放されます。

プッシュとプルの使い分けで、一つ上の業務効率化を実現する

プル型文書管理

多くの文書管理システムの基本となっているのが、「プル型」情報管理です。プル型は、ユーザーが必要な文書を保存されている文書の中から自分で探し出すものです。プル型文書管理に求められる要件をまとめると、次のようになります。

  1. キーワードによるファイル検索
  2. 複雑な日本語でも高速検索
  3. システム別ではなく、社外を含む複数システムを一括検索
  4. いつでも誰でも利用できる文書共有環境

これらの中で最も業務効率に影響するのは「検索」作業です。以下に短時間で必要な書類を取り出すことができるのかが重要です。

プル型文書管理を利用するときのチェックポイントは、文書のバージョン管理機能

プル型を活用するときに注意しなければならないのが、ユーザーが保持している文書のバージョンとサーバーに置かれているバージョンの違いです。プル型では、ユーザーが文書を取りに行かなければなりません。日常的に文書のバージョンを確認する習慣がないと、古いバージョンを利用することにもなりかねません。

全員が同じバージョンの資料で業務推進を考えるのならプッシュ型文書管理が有効

プッシュ型の文書管理では、最新バージョンの文書が、指定されたユーザーに自動的に配信されます。ダウンロードを忘れてしまった、商品カタログが変更されていたのを知らずに古いカタログで営業をしていたといった問題は、プッシュ型文書管理システムで解消されます。

関連ソリューション

製品・サービス名製品の内容・特長

簡単・低価格でナレッジマネジメント
(eValue NSドキュメント管理)

Visual FinderがeValueNSドキュメント管理として生まれ変わりました。リリースから10年以上にわたるノウハウで充実した機能を提供します。

バインダーのように文書をファイリングして共有
(楽2ライブラリ クライアントサーバ)

楽2ライブラリのクライアントサーバ用のバージョンです。身の回りにあふれている文書も、ワンタッチで簡単に取り込むことができます。

バインダーを扱う感覚で文書を管理
(ViaDoc)

紙文書を管理するのと同様、バインダー感覚で文書の共有・検索・閲覧ができ、メンバー間でスピーディーな意見交換が可能です。

電子帳票システム
(FiBridge)

表示、検索、名寄せ、データ連係、印刷、管理など、電子帳票として求められる機能を高いレベルで実装しました。

総務の方必見! オフィスのコストと手間のダブル削減方法をこっそり教えます

文書管理 導入事例