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楽2ライブラリ 活用事例3
建築・設備工事業

図面から契約書まで楽2ライブラリで一括管理。

建築・設備工事業 活用事例

建築・設備工事業では、図面だけでなく、図面と密接な関係を持つ契約書、作業指示書など、異なるスタイルの文書が必要となります。図面は紙で、契約書は電子データで、作業指示書は紙で、というように、形態が異なる文書を管理するのは大変です。しかし楽2ライブラリなら、これまで紙で保存されていた図面や文書を電子化することで、一括管理が可能となります。また、お客様との打ち合わせ資料もあちこち探して一つにまとめるといった面倒な作業から担当者を解放します。

長期保存が必須となるメンテナンス書類も図面と一緒に管理

建築・設備業では、図面以外に管理・保持しなければならない文書が数多くあります。その代表が、メンテナンスに関係する書類でしょう。一般住宅を扱っている工務店でも、10年保証が一般的になりつつあります。当然、メンテナンスに関する書類は保証期間に合わせて管理しなければなりません。しかもも、メンテナンス書類は、いつ必要になるのかが予想できません。設備工事では、大きな案件になると、メンテナンス関係の文書だけでも1,000ページを超えることがあります。このような膨大な量の文書も、楽2ライブラリなら簡単に管理できます。

マニュアル不要の使いやすさ

楽2ライブラリの特長となっているぱらぱらページめくりは、実際の紙文書を取り扱うのと同じ感覚で、保存されている文書の閲覧ができます。もちろんキーワードを利用した検索も可能ですが、検索された文書の前後を見たいとき、バインダーにとじられた文書をめくる感覚で読めるということは、これまでの作業方法と変わらない環境をコンピューターの中に実現していることになります。コンピューターで文書を管理しているからといって、特別な操作を覚える必要はありません。楽2ライブラリは導入したその日から業務の手順を変えることなく、効率化を実現してくれます。

使う人の立場で効率的な文書管理を実現した楽2ライブラリ

楽2ライブラリがこだわったのは、楽に使えることです。紙文書を電子化することで、文書キャビネットが不要になります。しかし、電子化することで利用者の使い勝手が悪くなったのでは、導入の効果も半減します。楽2ライブラリでは、これまで作業手順を変えることなく効率化を実現することに注力しました。さらに、複数の人が同じ文書を閲覧できるというように、これまで不可能だったことを可能としました。作業手順を変えることなく、デッドスペースをなくし、業務の流れをスムーズに、効率的に行う環境を提供する、これが楽2ライブラリです。

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サービス名製品の内容・特長
スキャニングサービス大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業を代行します。価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。

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