効率的な文書管理や価格のご相談など、分かりやすくお答えします。

大塚商会 インサイドビジネスセンター

03-6743-1673(平日 9:00~17:30)

楽2ライブラリ 活用事例4
情報サービス業

仕様書、設計書など、紙文書の電子化で保管スペースを大幅に削減。

情報サービス業 活用事例

ペーパーレス化の道具としてコンピューターは有効ですが、そのコンピューターを使ったサービスを提供している情報サービス業では、膨大な紙文書が多く残されているという現実があります。ソフトウェア開発のステップは、概念設計、詳細設計、コーディングという流れをたどりますが、それぞれのステップで膨大な文書が作成されます。最新のものはほとんど電子化されていますが、古いものは依然として紙媒体で保存、管理されています。これら既存紙文書を電子化することで、紙文書保管のために占有されていたスペースが解放されます。

情報サービス業こそ積極的に紙文書の電子化を実現

情報サービス業では、契約書、稟議(りんぎ)書、設計書など、数多くの文書が1つの案件で必要となります。最近作成されるこれらの書類は、Word、Excel、Power Pointといったソフトウェアを活用して作成されますが、管理という側面から考えると、単に電子化されているだけで、あくまでも作成した本人が管理しているに過ぎません。また、電子データで文書を作成する以前は、現在でも紙をファイリングして管理しています。案件によっては1000ページを超える紙文書の保管は、場所も取りますし、再利用もできません。しかし、楽2ライブラリの導入で、これらの問題が解決されます。

保管庫からの移動をなくし、業務のスピードアップとコストを削減

事務所内のキャビネットに保管されている文書の多くは、現在進行中の案件に関するもので、古いものは、別の場所にある保管庫で管理というケースでは、保管庫にある文書を取り出すことが困難です。また、保管庫にある文書を本社で閲覧しようとすれば、保管庫から移動しなければなりません。搬送のための費用、時間は業務の効率化を著しく阻害する要因にもなります。本社とは別の保管庫に置かれている文書も電子化することで、手元で即座に閲覧が可能となり、業務のスピードアップと効率化が実現されます。

文書管理の手間を省く楽2ライブラリ

文書管理というと管理の専門家が必要なのでは、と思われるかもしれません。しかし、楽2ライブラリでは、文書管理の専門家がいなくても効率的な文書管理が可能です。利用者は、電子化された文書を自由に設定されているバインダーに移動するだけです。また、バインダーに保管されている文書は、目次を作成しておけば、その目次を自由に入れ替えることができます。文字通り、紙が保管されているバインダーから紙文書を並べ替える作業が、画面上で自由自在に行えるのです。

関連サービス

サービス名製品の内容・特長
スキャニングサービス大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業を代行します。価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。

総務の方必見! オフィスのコストと手間のダブル削減方法をこっそり教えます

文書管理 導入事例

ナビゲーションメニュー