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帳票データ活用ソリューション「SPA(エスピーエー)」

独自のOCRエンジンで紙の書類をデータ化し、自動振り分けをはじめとした文書管理によるデータ活用を実現する「SPA」についてご紹介します。

精度の高い文字認識機能(OCR)で高度な電子管理を実現

SPAはOCR・ディープラーニング(AI)を活用した独自のアルゴリズムの利用で平仮名、片仮名、漢字、数字、アルファベット、記号など様々な手書き文字を認識することができます。

  • * OCR(Optical Character Recognition / Reader)とは、手書きや印刷された文字を読みとりデジタルの文字コードに変換する技術です。

SPAの4つの特徴

独自のOCRにより、帳票名や顧客名・管理番号といった帳票内の項目をキーに、確実な自動仕分けが可能です。

原本には一切手を加えず、保管された帳票に暗号化・透かしを付与できます。また、ユーザーごとにアクセス権限を設定可能です。

紙帳票に代わり、生産現場や倉庫の作業員などいわゆる現場の人たちも、直接電子化した帳票を活用することが可能になります。

紙帳票を電子化するキッカケとなる「スキャナ保存の規制緩和」、「マイナンバー制度」に対応したタイムスタンプ・マスク機能を実装しています。

高度な電子管理

帳票名や顧客名・管理番号といった帳票内の項目をキーに、確実な自動仕分け機能が可能です。

自動振り分け機能

対象となるPDF帳票の記載内容やシステム日付、プロパティ情報などの様々な情報を読み取りながら「仕分けとフォルダー作成」を行い、対象のPDF帳票を目的のフォルダーに保管することができます。従来の仕分け作業費を大幅に削減致します。

リンク文書機能

PDF文書内の特定ページのみ切り出して別PDF文書のようにリンク作成が可能です。原本を維持しつつも、複数の文書から一つの仮想的なPDF文書を作成することができます。また、保管されたPDF文書を他のフォルダへファイル単位・ページ単位でリンクを作成することが可能です。

セキュリティコントロール

原本には一切手を加えず、保管された帳票に暗号化・透かしを付与できます。また、ユーザーごとにアクセス権限を設定可能です。

原本保証型のPDFデータ・セキュリティ

Active Directory連携によるユーザー・グループ情報の同期だけでなくグループごとの権限設定に基づくセキュアな管理環境を実現。さらに元のPDFファイルの加工処理を行う事なく透かしやアノテーション等のセキュリティを付加できます。

ユーザーの操作権限管理

ユーザーはグループに所属し、グループには権限をセットしたロールを割り当ててます。文書管理規定に合わせた柔軟な権限付与が可能です。

フォルダーアクセス権

PDFファイルを保管するフォルダ単位でグループごと・ユーザーごとのアクセス権限(読み込み・取り出し・書き込み・拒否)が設定可能です。
ユーザーはアクセス権のあるフォルダーだけが表示され、検索結果もアクセス権のあるファイルだけが表示されます。

帳票データの活用

紙帳票に代わり、生産現場や倉庫の作業員などいわゆる現場の人たちも、直接電子化した帳票を活用することが可能です。

高速かつ正確な検索

帳票をまるでデータベースのカラムのように扱う事ができます。さらに文字、数字、日付という型を設定する事で部分一致や範囲検索等も可能。高精度かつ高速な帳票検索・閲覧を実現します。また、ブラウザ上で動作する専用Viewerが搭載されているためクライアントのPDF Viewerを介さずにプレビューもできます。

保管文書への注釈・メモ

文書のページごとにマーカーや付箋、画像などの注釈類の付与、メモの入力が可能です。注釈とページメモの情報はフリーワード検索の対象となります。また、注釈は表示・非表示の切り替えが可能です。

タブレット活用による業務効率化

従来、紙で行われてきたやりとりの電子化をタブレット端末で実現し、紙帳票にかかる運用コスト(保管・管理コスト)を削減します。帳票をタブレットでプレビューしながらメモを追加したり、テキストや画像の挿入ができ、そこから印刷も可能です。また、承認印やサイン済みの帳票は承認済み文書としてステータスを持つことが可能なため、担当者は未承認帳票を簡単に判断できます。

法的要件の実現

紙帳票を電子化するキッカケとなる「スキャナ保存の規制緩和」「マイナンバー制度」に対応したタイムスタンプ・マスク機能を実装しています。

マイナンバー法への対応

マイナンバー付きPDF帳票をSPAに投入するタイミングで、マイナンバー部分にマスク制御をかけることができます。マイナンバー部分を非表示にするだけでなく、物理的に消去することも可能です。

  • * マイナンバー法とは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律となり、「番号利用法(旧:番号法)」とも表現として使われたりします。

電子帳簿保存法への対応

「国税関係書類のスキャナ保存の規制緩和」により金額要件が廃止。そのため領収書をスキャナで読み取り、電子データのみで経費精算することが可能に。SPAではタイムスタンプによる原本保証・ワークフロー連携による帳票管理など、法的要件を実現し、ペーパーレス化を促進させることができます。

  • * 電子帳簿保存法とは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律となります。特定の文書・書類を電子保存することを許可する「e-文書法」の施行を受け、紙で保存していた文書・書類を、スキャナで電子化し、電子ファイルとして保存するための保存制度となります。

ETLツールと連携

SPAでデータ化することにより、ETLツールやRPAと連携できるようになり、業務の自動化を促進させます。

文書管理 導入事例