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保存義務が課せられた原本は信頼できる外部倉庫に保管

法律で定められた保存期間を持つ重要な文書は、災害に強く、セキュリティのしっかりした社外に預けるという賢い選択をお勧めします。

文書保存を義務づける法律

法律によって作成される文書の保存期間は決定される

文書の保存については、法律で一定期間の保存が義務づけられているものと、そうでないものがあります。下記に文書の保存を義務づける法律の一部を紹介します。

  1. 経理・税務関係
    法人税法、消費税法、国税通則法、会社法など
  2. 人事・労務関係
    労働基準法、労働安全衛生法、健康保険法、厚生年金保険法、労働者災害補償保険法、雇用保険法、労働保険の保険料の徴収等に関する法律など
  3. 総務関係
    会社法、金融商品取引法など
  4. 業種に関する法律
    医師法、食品衛生法、建設業法など

決められた保存期間、対象となる文書は変更になることがありますので、該当する文書に関しては、関係省庁に確認することをお勧めします。

法律に規定されない文書の保存期間

法律で保存が義務づけられていない文書に関しては、経営上の視点、訴訟を前提としたリスクマネジメントの視点、社史の編纂(へんさん)などにおける必要性の視点などに基づいて、会社が独自に判断して保存期間を決めなければなりません。

電子的な方法による文書の保存

紙による保存のほかに、いわゆる電子文書法(e‐文書法)に基づいて、電子化された文書データでの保存も書類によっては認められています。取引先から受領した契約書や見積書、注文書、請求書、領収書といった経理・税務関係書類をはじめとして、定款や株主総会・取締役会の議事録などの会社関係書類、カルテや処方せんなどの医療関係書類など、多くの文書が電子文書保存の対象です。
ただし、電子文書保存のときに、以下のような技術要件が求められています。

  1. 見読性
  2. 完全性
  3. 機密性
  4. 検索性

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