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文書管理のスタートは紙文書の電子化から
(電子化への基本要件)

効率的な文書管理を行うための必須条件は、電子化です。紙媒体では、検索も、再利用も簡単にはできません。反面、現在多くの企業には紙文書が大量に保存されています。これらの文書を有効に活用するためにも、紙文書の電子化を推し進めましょう。

紙文書の電子化には、満たすべき基本要件があります

「見読性」、「完全性」、「機密性」、「検索性」の四つが電子化への基本要件

経済産業省では、電子化文書に対して、以下の四つの要件を満たすことを求めています。

  1. 見読性
    必要に応じて、簡単に管理している文書を目に見えるような状態でディスプレイやプリンターに出力できなければなりません。電子化時の目安として、カラーで読み取る際には256階調で150dpi以上が求められる性能です。
  2. 完全性(真正性)
    電子化された文書が、消去や改ざんされないようにしなければなりません。同時に、万が一改ざんされた場合でも、改ざんや消去があった事実を確認できるようにしておくことが必要です。
  3. 機密性
    許可された人以外が文書にアクセスできないような管理が求められます。また、完全性と機密性を同時に確保するために、「いつ、誰が、どの電子化文書にアクセスしたか」をきちんと管理しなければなりません。
  4. 検索性
    文書をインデックスで検索し表示するシステムなどを整備しておくという必要があります。

文書の電子化によるメリット

文書の電子化は、企業競争力を高める

紙文書を電子化することによるメリットをまとめると、以下のようになります。

  1. 業務の効率化
    紙文書に比べ、電子化された文書は、ネットワークを介してやりとりができる、共有が簡単に行えるといった環境を提供してくれます。このことによって、業務全体のスピードが上がり、結果として業務効率がアップすることになります。
  2. 法令遵守環境が作りやすくなる
    会社法や金融商品取引法などで義務付けられる内部統制システムの確立においても、完全性、機密性の高い文書管理システムは有効に利用できます。
  3. BCP(事業継続計画)にも威力を発揮する
    文書データの電子化は、地震や火災といった災害などがあっても速やかに事業を復旧させることができる仕組みを考えるうえでも重要です。
  4. 顧客満足度の向上
    業務全体のスピードや効率が向上することは、そのまま顧客への対応スピードが上がることに繋がります。顧客に対するサービスレベルが向上することで、顧客満足のアップに繋げることができます。

文書管理 導入事例