効率的な文書管理や価格のご相談など、分かりやすくお答えします。

大塚商会 インサイドビジネスセンター

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必要な書類・文書を電子化し、ペーパーレスでコスト削減

倉庫やキャビネット内に保管されている文書を電子化することで、スペースの有効活用が実現され、社員全員が同じ情報を共有することで、業務の効率化が実現されます。

膨大な紙文書の管理を、電子化でスムーズに行いませんか?

こんなお悩みも紙文書の電子化で解決

紙文書をいつまでも紙のままにしておくと、いろいろな問題が発生する可能性がでてきます。

  • 事務所の壁面がキャビネットで占領されている
  • 契約書のバインダがオフィスにあふれている
  • 契約書更新がいつだか分からない
  • 営業のとき、カタログでかばんが満杯
  • 貴重な資料を大切に保管したい
  • 青焼き図面が消えかかっている
  • 改変が多い、BCP(事業継続計画)関連の書類をきちんと管理したい

このような問題、課題を解決してくれるのが、紙文書の電子化です。

紙の電子化は、こうすれば簡単に実現できます

業種業態によって、保管管理している文書は異なります。当然、法律で定められた保存期間も異なってきます。会社の規模や仕事の内容が異なっても、共通して発生している文書は契約書です。契約書以外にも、実にいろいろな紙文書が会社の中には存在しますが、それらの文書を効率的に電子化する方法を紹介します。

書類の分類おもな書類

契約書

機密保持契約書、業務委託契約書、基本取引契約書、代理店契約書、賃貸借契約書、リース契約書、売買契約書など

カタログ

製品カタログ、仕様書、提案書、チラシなど

希少資料

社内報、社内誌、社内新聞、社史、人事データ、学生新聞、卒業アルバム、成績証明書、学籍簿など

ISO文書・BCP関連文書

ISOマニュアル、規定書類、手順書、要望書、基準書、記録、チェックシートなど

紙図面

製造図面、建築図面、設備図面など

手書き帳票

申込用紙、注文書、FAX送受信、勤務報告書、問診票、アンケートなど

裁判書類

依頼主からの資料、調査資料、訴訟関連書類、判決書類、裁判記録など

ミルシート(鋼材検査証明書)

鋼材検査証明書、切断証明書、納品書など

通関書類

申告控え、許可証、INVOICE、B/L、Packing List、他法令書類

文書管理 導入事例