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契約書は電子化して、原本は安全な外部倉庫に保存

企業が保存している紙文書の中で、量の多さ、重要性の高さを持つ代表が契約に関する文書ではないでしょうか。自動継続などの要素を持つことから、手元に置き、契約期限の管理を行わなければなりません。しかし、紙での管理は、大きな手間がかかります。原本を破棄するわけにはいきませんが、電子化された契約書であれば、簡単に検索、契約満了日など、即座に確認ができます。

スキャニングで、紙の契約書を電子化

契約書を電子化するときの留意点

契約書は1枚の場合もありますが、多くの契約書は、複数ページで構成されています。やっかいなことに、契約書では、部分的に差し替えができないように、ページをまたいで契印が押されていて、ページがばらばらになると、契約自体が無効になるといったケースがあります。このような文書をスキャンするためには、スキャナー、あるいは複合機を利用して1ページずつ手作業で処理しなければなりません。
原本の数が少なければ、自社内で作業を行うことが可能ですが、量が多くなれば、自社での作業ではなく、外部のスキャニングサービスの利用が効率的でしょう。

スキャニングサービス選定のポイント

契約書という重要な書類を外部に委託してスキャニングするというと、セキュリティ面での不安を感じるかもしれません。しかし、ユーザー企業に機器を持ち込み、担当者立ち会いの下でスキャニング処理を提供するサービスもあります。情報漏えいに対しても万全の体制を持ったこのようなサービスであれば、企業コンプライアンス上も安心です。

文書管理システムとの連携を考えた契約書の電子化

契約書には覚え書きや、図面などが付帯する場合があります。契約書を電子化しても、付帯する書類が紙のままでは、管理は難しくなります。そこで、契約相手・種類・契約日・有効期限日・自動更新の有無などの項目を抽出し、画像データとリンクさせて管理することをお勧めします。一つの契約書に覚え書きや図面などの関連文書がある場合は、それらを文書管理システムでひも付けして一元管理しておけば、関連文書を探す手間が省けます。

印刷制限で、情報を保護

電子化した契約書を社員が勝手に持ち出し、簡単に印刷できてしまうのでは、セキュリティ上大きな問題となります。このようなリスクを排除するには、文書管理システムでの印刷制限やアクセス権限の設定機能を使うことが有効です。

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