効率的な文書管理や価格のご相談など、分かりやすくお答えします。

大塚商会 インサイドビジネスセンター

03-6743-1673(平日 9:00~17:30)

通関書類の電子化で、書類のコピーをなくし、保管と検索の手間を省く

通関業者や輸出入代行業者の共通の悩みの種となっているのが、保管されている資料の中から該当の書類を探し出す作業です。1案件あたり50枚にもなるといわれる通関書類は、電子化することで、検索作業がスピードアップします。

輸出入業にのしかかる文書処理業務を、書類の電子化で軽減する

通関書類と法令書類で、増加一方の文書を整理し、利便性を高める

貨物の輸出入業務を行っている運送業や倉庫業・物流業では、申告控・許可証・INVOICE(商業送り状)・B/L(Bill of Lading:船荷証券)・Packing List (梱包明細書)・各種法令書類などといった通関のための書類を作成、処理しなければなりません。月に数千件の通関を処理している企業が作成、管理する文書量は、数万から数十万にもなります。人海戦術で対応するには、あまりにも膨大な数です。
過去の通関書類も電子化されていれば、簡単に見つけ出すことができます。

部門間で文書共有すれば、無駄な時間、無駄な費用が削減される

貨物の輸出入業務には、営業部門・通関業務部門・経理部門・運送手配部門など、社内のさまざまな部署が関わります。いずれの部署でも確認用に通関書類が必要なので、それぞれにコピーをとってファイリングしているのではないでしょうか。そのため、コピーカウントが毎月数十万枚に上る企業もあり、コピー費用の軽減は重要な経営課題となっています。

業務を止めずに紙文書を電子化するなら自社でのスキャニングが最適

保管義務がある各種書類でも、現在は電子データによる保存が法的に認められているため、通関書類はすべて電子化することが望まれます。膨大な数の紙文書ですが、外部のスキャニングサービスを利用すると、アウトソースしている期間は書類を参照できなくなり、税関や取引先などからの書類提示要請への対応が遅れるといった問題が発生します。そこでお勧めは、自社内でのスキャニングとアウトソースの併用です。

スキャニング時には、書類の最初のページに注目

スキャニングの際には、通関書類の最初のページに注目してください。表紙(鏡)はフォームを統一していることが多いので、OCRソフトウェアで「申告番号」や「取引先コード」、「起票年月」などの基本項目を読み取り、検索用キーワードとして文書管理システムに容易に登録できます。さらに一歩進んだ利用を考えるのであれば、基幹システムと文書管理システムの連携を考えた運用の仕組みを導入することです。

申告番号から検索するだけで必要な書類も簡単に参照できます

スキャンした通関書類を文書管理システムに登録すれば、目的の文書をすばやく探し出せて、各部署や拠点間での情報共有が可能です。遠隔地にある拠点からも、申告番号などから検索するだけで必要な書類を簡単に参照できるようになります。いちいち本社に保管されている書類をコピーし、FAXで送信といった手間を省くことができます。

関連ソリューション

製品・サービス名製品の内容・特長

紙文書のスキャン(電子化)
(スキャニングサービス)

大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業を代行します。価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。

複合機アプリケーション
(Quickスキャン)

紙文書の電子化・保存作業が、Quickスキャンと複合機を利用することで大幅に効率化できます。

簡単・低価格でナレッジマネジメント
(eValue NSドキュメント管理)

Visual FinderがeValueNSドキュメント管理として生まれ変わりました。リリースから10年以上にわたるノウハウで充実した機能を提供します。

機密文書リサイクルサービス
(メルティBOX)

メルティBOXで機密文書・機密書類を溶解処理し、リサイクルへ活用。

総務の方必見! オフィスのコストと手間のダブル削減方法をこっそり教えます

文書管理 導入事例