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図面は電子化して管理し、共有・検索を簡単に行う

製造業や建築業では、多くの図面が使われます。この図面は、設計部門から発生し、生産、施工、購買、営業部のように、多くの部門が利用します。紙の図面では、原本を勝手に持ち出すことはできないので、コピーをとることになります。修正が発生すると、原本とコピー版との間に、違いが発生しトラブルの元にもなります。面倒な、図面こそ、電子化することで、多くのメリットを企業にもたらします。

電子化することで、図面の厳密な版管理を実現

現場でも変更が発生する製造図面や建築図面は電子化で、全員が最新バージョンを共有

製造や建築業で使われる図面は、内容を更新するたびに紙図面を再出力するため、どれが最新版かすぐに判別できない場合があります。さらに、現場で図面に修正が加えられることも珍しくありません。旧版図面を参照したことが原因で部品の誤発注などのミスが発生することもあるので、図面の版管理が間違いなく行える仕組みが必要です。

法律で定められた保存期間を厳密に管理する

図面は、製造物責任(PL)法や建築業法などで定められた期間の保存義務があるため、期間の管理に加え、保存場所の確保も課題となります。膨大な図面の保管場所が確保できたとしても、必要な時、簡単に取り出せる仕組みを作ることは容易ではありません。管理枚数が多くなればなるほど、管理コストが増大します。面倒な管理をシステム化することで、検索に要する時間、常に全員が同じバージョンの図面を共有することが可能となります。

劣化しやすい紙図面は、大判で、電子化しづらい

設計図面などは、法律で定められた期間保存しておけばいいということにはなりません。納品した機械や建築物が利用されている限り図面は必要と考え、自主的に長期保存することになります。しかし、紙図面は長期間にわたって保存している間に劣化したり破損したりして、読み取りが困難になる恐れがあります。電子化すれば問題解決、といいたいところですが、紙図面の電子化を難しくしている要素があります。紙図面は、A2やA1、A0など用紙サイズが大きいものが多く、企業が一般的に導入している複合機ではA3サイズまでしか対応していないので、紙図面を自社内でスキャンできません。大判に対応した機器を持ち、さまざまな紙の種類に対応したスキャニングサービスの利用が、紙図面の電子化への近道です。

紙図面とCADデータを一元管理できるシステムを選びたい

古い紙図面と最新のCADデータが混在している会社もあります。このような会社では、両者を一括管理するというニーズが発生しますので、電子化した図面と関連する文書やCADデータをひも付けして一元管理できるシステムがよいでしょう。さらに、部品などに不具合が出た時、それがどの図面の製品に使われているのか調べられる、つまり部品から図面を「逆引き」できる簡易PDMの機能を持った文書管理システムもお勧めです。

運用ルールで、紙の増加を抑える

文書管理システム導入後の図面運用ルールとして、「各部署に紙図面を配布せず、必要な場合のみ各自で参照・印刷する」もしくは「作業が完了した時点で紙図面は破棄する」といったルールをきちんと決め、運用することをお勧めします。この運用ルール次第で、紙の増加防止につながります。

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