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手書きで作成される定型書類は電子化で業務効率アップとミスを軽減

手書きの定型書類を紙のまま管理していると、過去の書類を探すのにも苦労します。また、注文書や問診票など基幹業務に密接な定型書類は物理的な保管場所を身近に確保しなければなりません。1年前の入荷伝票を探す時間を短縮するには、電子化が効果的です。

FAXによる発注書も、電子化することで、トラブルを未然に回避

入力作業を効率化し、ケアレスミスをなくす

手書きで作成される定型書類を活用している場合、基幹系システムにデータを入力しなければなりません。このとき、入力した情報に間違いがないか、校正や読み合わせなどの作業工程が必要となります。この種の作業は、日々のルーティンワークの一部で、繁忙期には、一度に大量の書類を処理しなければなりません。このような作業が発生するということは、事務社員の作業能率の低下や、スタッフ増員による人件費増加につながる要因ともなります。当然二重入力が発生し、その分、ミスも生まれます。この問題解決には、複合機によるペーパーレスFAXが効果的です。

手書き伝票は、OCR/OMRでデジタルに変換する

日常使われる手書きの定型書類は、1文字1枠のOCR用定型フォームに仕様変更し、OCRソフトウェアでデジタルデータに変換する方法が有効です。それにより、定型書類に記載された情報をシステムへ直接取り込めるようになります。フォームが統一されている定型書類は、項目と入るデータの関連付けがしやすいので、特にOCR変換に適しています。

7年間の保存期間は、外部倉庫サービスの利用で、事務所スペースを有効活用

伝票類は、紙で持っていると税務書類扱いになり、7年間の保管が必要となります。1日100枚の伝票が発生すると考えると、年間で30,000枚以上になります。多くの場合、日付別でフォルダーにとじられて保管されていることでしょう。1年間は社内に保管するにしても、それ以前の伝票に関しては、外部倉庫サービスや「機密文書リサイクルサービス」を利用し、保管スペースの削減をお勧めします。

ペーパーレスFAXは送信者にもメリットがある

受信したFAX文書は紙に印刷せず、PDFやTIFFなどのファイル形式に変換し、あらかじめ登録した受注担当者へメール転送、さらに、サーバーやPCの指定フォルダーに直接保存します。このような処理は、複合機を使ったペーパーレスFAXシステムの導入で実現されます。
ソフトウェアを利用することで、FAX文書を受信すると、その受け取り通知を発信者番号宛てにFAXで自動返信することも可能になります。注文書などを送信した相手は受信確認の電話をかける必要がなくなり、受信側も問い合わせ対応に追われなくなるというように、送信者、受信者双方にメリットが生まれます。

関連ソリューション

製品・サービス名製品の内容・特長

手書きOCRソフトウェア
(FormOCR)

帳票に記載された手書き/活字文字を認識し、CSVファイル等のデータとして出力することが可能。手書き帳票を簡単操作で電子化します。

簡単・低価格でナレッジマネジメント
(eValue NSドキュメント管理)

Visual FinderがeValueNSドキュメント管理として生まれ変わりました。リリースから10年以上にわたるノウハウで充実した機能を提供します。

複合機の活用
(Ricoh(リコー)取扱複合機&ソリューション)

最新のデジタルフルカラー複合機シリーズやモノクロ複合機シリーズ、さらにA0判対応の広幅複合機に加え、さまざまな複合機活用ソリューションをご用意。

機密文書リサイクルサービス
(メルティBOX)

メルティBOXで機密文書・機密書類を溶解処理し、リサイクルへ活用。

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