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鋼材検査証明書(ミルシート)の電子化で管理、配布作業の正確性と利便性を高める

鋼材の強度や性質・成分などが記載されているミルシート。建設会社や設備会社などに鋼材を納品する際、鋼材卸業者には、該当のミルシートの添付が義務付けられていて、その管理や配布作業に頭を悩ませているのではないでしょうか。ミルシートの電子化で、管理や配布の面倒から抜け出しましょう。

卸業者の業務負荷を軽減してくれるミルシートの電子化

ビジネスに必須のミルシート管理には、時間も人手もかかっている

ミルシートは1点の鋼材に1枚必要となるので、膨大な数を保管しなければなりません。メーカーによっては1枚のミルシートに複数の鋼材の明細を載せる場合もあります。さらに鋼材を切断すると、1枚のミルシートが切断された分の鋼材すべてに対応しなければなりません。サプライチェーンの中間に位置する卸業では、このミルシートの保管、管理は悩みの種となっています。

拠点間の共有が必須のミルシートは、電子化と文書管理システムの連携で、合理化を実現する

本社に保存されているミルシートが地方の営業所で必要になった場合、本社に連絡を取り、本社側で該当するミルシートを探して送ってもらう作業が発生します。これでは必要な時すぐにミルシートの確認ができず、また本社側も余計な手間が掛かることになります。しかし、ミルシートが電子化されていれば、ネットワークを介して必要な時、必要な人にすぐに届けることができます。

鋼材をカット・加工した図面も一元管理

複合機を使ってミルシートをスキャンします。複合機の操作パネル上で保存先フォルダーの振り分けやファイル名のリネーム作業が行える仕組みを利用して、鋼材メーカー別などのフォルダーに振り分けます。さらに、鋼材をカット・加工した図面があれば一緒にスキャンして一元的に管理することも可能になります。
また、スキャンしたミルシートは、OCRソフトを活用することで、デジタルデータへの変換が可能ですので、検索、閲覧業務も効率的に行えるようになります。

必要なミルシートをすぐに取り出すには文書管理システムの利用が有効

文書管理システムでは、OCRで抽出したミルシートの鋼種(鉄の種類)・チャージナンバー(何日の何号炉の鉄なのか)・サイズなどの情報をキーワードにすることで、いつでもすばやく必要なミルシートの検索・表示が可能です。紙で同様の作業を行うには、時間も手間も掛かりますが、デジタル化することで、「探す」手間と時間が大幅に削減されます。

閲覧しやすいシステム環境で利用する

拠点が複数ある会社では、インターネットVPNなどのネットワークで拠点間を結び、文書管理システムでミルシートを一元管理することで、どこの拠点のパソコンからでもミルシートを閲覧・出力できる情報共有環境が整います。これにより、取引先からミルシートが欲しいと要請された時に慌てることなく、迅速な対応が可能となります。

文書管理システムへの登録が済んだミルシートは安全に廃棄

文書管理システムへの登録が完了した紙のミルシートは、機密文書リサイクルサービスを利用しての溶解処分をお勧めします。無駄な保管場所を持つ必要がなくなり、コストダウンにもつながります。

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製品・サービス名製品の内容・特長

紙文書のスキャン(電子化)
(スキャニングサービス)

大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業を代行します。価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。

複合機アプリケーション
(Quickスキャン)

紙文書の電子化・保存作業が、Quickスキャンと複合機を利用することで大幅に効率化できます。

簡単・低価格でナレッジマネジメント
(eValue NSドキュメント管理)

Visual FinderがeValueNSドキュメント管理として生まれ変わりました。リリースから10年以上にわたるノウハウで充実した機能を提供します。

手書きOCRソフトウェア
FormOCR)

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書類の倉庫預りサービス
(セービングBOX)

書類を保存箱に入れて倉庫で管理。セキュリティも万全です。

機密文書リサイクルサービス
(メルティBOX)

メルティBOXで機密文書・機密書類を溶解処理し、リサイクルへ活用。

文書管理 導入事例