効率的な文書管理や価格のご相談など、分かりやすくお答えします。

大塚商会 インサイドビジネスセンター

03-6743-1673(平日 9:00~17:30)

ISO文書は電子化して手順や記録の管理を効率的に行う

ISO文書を紙ベースで管理している企業では、その担当者が急な異動や退職をした場合、どこに元データがあるのか分からず、結局、後任の担当者が最初から文書を作成しなおさなければならない事態が発生します。申請、承認作業を効率的に行うなら、紙から電子への転換がお勧めです。

厳しいルールが求められるISO文書は電子化した上での管理が便利です

バージョン管理が必須のISO文書

ISO文書では、最新版と旧版の差し替え作業が発生します。このような作業を各部門で行うとなると、全部門で最新版を保有しているという確証を得ることは難しくなってしまいます。まして、複製が作られてしまうと旧版の文書と混在してしまい、どれが現在有効な版なのか見分けがつかなくなります。
実際、ISOの審査のときに、「最新文書と旧版との識別がなされていない」「廃止または不要の文書が現場に混在している」「必要な部署へ最新版が配布されていない」「最新版の保管手順がない」といった理由で不適合を受けることがあります。このような問題を回避する有効な方法は、文書の電子化と、優れた文書管理システムの連携になります。

ISO文書を電子化するときの留意点

ISO文書を電子化するにあたってのポイントは、以下の三つになります。

  1. 電子化する文書の範囲を明確にする
  2. システム管理者の責任や権限を明確にする
  3. 電子メディアと紙文書が混在する場合の電子文書管理規定を作成しておく

ここで管理を効率的に行うためのポイントを一つ付け加えておきます。それは、不要な文書は思い切って破棄するということです。

電子承認システムとの連携で、業務プロセスの全体最適を実現

ISO文書では、回覧、情報共有、さらに申請・承認といったプロセスが求められます。これらの状況をリアルタイムに把握でき、承認依頼がメールで自動的に通知される電子承認システムと文書管理システムの連携が威力を発揮してくれます。承認者が不在のときは、代理人による承認機能も利用できるので、申請・承認作業がスピーディに行え、ログも残り高度な管理環境が構築できます。

面倒な版管理(バージョン)もシステムにお任せで、業務効率アップ

文書管理システムの導入で、最新版の文書が各部署で受領されたかどうかが確認でき、旧版との差し替え作業はサーバー上で一元的に実施されるので、各部署の担当者の負担が軽減されます。
さらに、スケジューラー機能を使って保管期限を予定表に入力することで、不要な書類が何年も放置される問題も解消されます。

関連ソリューション

製品・サービス名製品の内容・特長

紙文書のスキャン(電子化)
(スキャニングサービス)

大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業を代行します。価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。

簡単・低価格でナレッジマネジメント
(eValue NSドキュメント管理)

Visual FinderがeValueNSドキュメント管理として生まれ変わりました。リリースから10年以上にわたるノウハウで充実した機能を提供します。

複合機の活用
(Ricoh(リコー)取扱複合機&ソリューション)

最新のデジタルフルカラー複合機シリーズやモノクロ複合機シリーズ、さらにA0判対応の広幅複合機に加え、さまざまな複合機活用ソリューションをご用意。

機密文書リサイクルサービス
(メルティBOX)

メルティBOXで機密文書・機密書類を溶解処理し、リサイクルへ活用。

文書管理 導入事例