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希少資料は電子化して管理し、劣化・災害から守る

老舗企業には、1冊ないし1部しか原本として保管されていない社内報や社内誌・社内新聞・社史・人事データなどが存在します。もちろんこれらの情報は、紙媒体で保持されることが多くなります。中性紙でなければ、紙の寿命は、洋紙の場合100年(保管環境によって変わります)といわれており、貴重な資料をこれからも保持するためには、電子化が必須となります。

貴重資料は劣化する前に電子化し保管する

紙の劣化から情報を守る電子化

今から100年前といえば、明治から大正にかけての時代。その時代に創業した企業が日本には数多く存在しています。また、明治の学制が定められたとき、創設された教育機関もかなりあります。小学校でも開校が115年前というのも珍しくはありません。当然、このような長い歴史を持つ企業、学校などでは、創成期の古い資料の多くは黄ばんでしまい、製本も弱くなり、年々見づらくなっているのが実情でしょう。貴重な資料だからこそ、きちんと保管し、次代へ送りたいと考えるのなら、電子化が解決策です。

古い資料の電子化を阻む壁

古い資料を電子化したいと考えていても、実際の行動に移すことに二の足を踏む企業や、学校があります。その最大の理由は、劣化した紙の資料はスキャニングするのが非常に難しいことにあります。劣化した紙はもろくなり、複合機などでスキャンしている最中に紙が破れるといった問題が発生します。このようなトラブルを回避する方法が、外部のスキャニングサービスを利用するというものです。

貴重な資料は永年保存が原則

歴史的・文化的に貴重な社内資料は永年保存しなければならないので、その保存スペースの確保に苦労します。たとえ保存場所を確保できても、古い紙の資料は管理が悪ければ劣化する一方なので、適切な防湿対策を施さなくてはなりません。また地震や火事・水害などの災害が起こったときに備えて耐震対策や防火対策を行わなければ、貴重な資料を守るうえで万全とはいえないでしょう。
このような課題の解決を目指すのであれば、耐震対策や防火・防湿・防水対策、情報漏えい対策などが整っている外部倉庫の利用を考えましょう。

防湿とハロンガスによる消火設備が必須の条件

外部に貴重資料の原本を預ける場合チェックしたいポイントが2つあります。耐震対策や防火・防湿・防水対策、情報漏えい対策などが整っていることはもっとも基本的な項目ですが、それ以外に、紙の劣化を防ぐうえで重要なポイントが防湿対策です。そして、火事のような不測の事態に備えた設備がスプリンクラー(水)ではなく、ハロンガスを使用した消火設備を持っていることです。火事から資料は守られたものの、水浸しになってしまったのでは、意味がありません。

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