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増え続ける膨大な裁判資料も、電子化で保存場所いらず

法律事務所では、依頼主から受け取った各種資料や調査資料、訴訟関連書類、判決書類、裁判記録といった裁判資料のボリュームが非常に多くなります。案件あたりバインダが数冊必要になるというのも、珍しいことではありません。場所の確保、検索性、機密性など、さまざまな要件を満たすには、電子化が必須になります。

法的義務ではなく、業務上の必要性から永続的に保管される裁判書類

坪単価の高い事務所スペースからデッドスペースをなくす

法律事務所は、依頼主が訪問しやすいように、駅の近くや裁判所の付近に集中しているので、事務所の坪単価が非常に高額になります。書類が保管されるキャビネットが占有するスペースも家賃を支払うことになります。一般的なキャビネットのサイズは幅900×奥行400mmで、そこに通路のスペース900mmを加えると、幅900×奥行(400+900)mm=1.17m2。仮に坪単価15,000円(3.3m2当たり)で事務所を借りている場合、キャビネットが占有する面積の賃料は5,000円にもなります。これはキャビネット1本の費用ですので、設置されているキャビネット数を乗じた額が、書類を置くために支払われることになります。

電子化することで、コスト削減とスペースの有効活用が実現される

紙文書の場合、検索性が悪くなります。さらにチームで仕事をする場合、情報の共有も簡単にはできません。しかし、電子化された文書であれば、必要な時、キャビネットに移動することなく、手元ですぐに必要な書類が入手可能になります。席を立ってキャビネットから必要な書類を探すといった無駄な時間も省けますし、キャビネットのスペースも不要になります。

原本は外部倉庫に、電子化データを日々の業務では活用

法律事務所では、膨大な裁判資料を外部倉庫に預けたいというニーズが以前からありました。しかし事務所内で必要な時にすぐに閲覧できないというのでは業務に支障をきたすことから、事務所内に文書を保管することが必須になっていました。しかし、裁判資料を電子化してサーバーや手元のパソコンに保存し、いつでも参照できる環境が整っています。

キャビネットと同じような感覚で文書を管理する

裁判資料をスキャニングして単純にPDF化するだけでは、“目的の書類を探しづらい”といった運用面の問題が発生します。キャビネットで文書を保管していた時代では、2番目のキャビネット、上から3段目にあるバインダ、というややアナログ的な方法が便利で、キーワード検索より法律事務所では便利です。通常の文書管理システムが必ずしも、法律事務所にとっては使いやすいものではありません。
紙ベースで保存していた時と同じような直感的なイメージやインターフェイスで必要な書類を簡単に取り出せる仕組みが必要です。

閲覧しやすいシステム環境で利用する

現在キャビネットに保管されている紙文書をスキャンして電子化します。枚数が多くなりますが、複合機を利用すれば、スキャニング作業はかなりの部分を自動的に行えます。ポイントは、電子化した裁判書類をいかに閲覧しやすいシステム環境で運用できるか。そこで効果を発揮するのが、現物の裁判書類をバインダで保存しているイメージで表示できる文書管理ソフトウェアの導入です。

関連ソリューション

製品・サービス名製品の内容・特長

紙文書のスキャン(電子化)
(スキャニングサービス)

大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業を代行します。価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。

複合機アプリケーション
(Quickスキャン)

紙文書の電子化・保存作業が、Quickスキャンと複合機を利用することで大幅に効率化できます。

簡単・低価格でナレッジマネジメント
(eValue NSドキュメント管理)

Visual FinderがeValueNSドキュメント管理として生まれ変わりました。リリースから10年以上にわたるノウハウで充実した機能を提供します。

手書きOCRソフトウェア
(FormOCR)

帳票に記載された手書き/活字文字を認識し、CSVファイル等のデータとして出力することが可能。手書き帳票を簡単操作で電子化します。

書類の倉庫預りサービス
(セービングBOX)

書類を保存箱に入れて倉庫で管理。セキュリティも万全です。

機密文書リサイクルサービス
(メルティBOX)

メルティBOXで機密文書・機密書類を溶解処理し、リサイクルへ活用。

部門、プロジェクト単位で文書を共有
(楽2ライブラリ クライアントサーバ)

楽2ライブラリのクライアントサーバ用のバージョンです。身の回りにあふれている文書も、ワンタッチで簡単に取り込むことができます。

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