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文書管理のツボ、ここにあります

大塚商会の文書管理は、お客様が理解して、実践できるように、「文書管理のツボ」をご提案しています。

文書管理のツボとは?

何が、どのように違うのか、「文書管理のツボ」を心得た文書管理方法。それは比較的簡単で、確実、しかも、効率的にオフィスからムダやムリを省き、売上向上を考えられるオフィス、すなわち、強いオフィスに転換することを使命とする提案です。ぜひご活用ください。

動画で見る文書管理のツボ

その1:まずは文書の「電子化」

文書管理の第一歩は紙文書の電子化です。ですが、既存の紙文書を全て電子化することは大変な作業になります。スキャン機能を持つ複合機の活用、あるいはスキャニングをアウトソーシングすることで紙文書の電子化が手軽に実現できます。

文書の整理、電子化

【動画】 文書の整理、電子化(1分4秒)

その2:求められるのは文書の「検索性」

文書管理は電子化で終わりではありません。電子化された文書を活用するために、利用する人が検索しやすく一元管理できる仕組みを作る必要があります。求められるのは「検索性」です。厳格な管理のもとで、柔軟な検索機能が利用できるかどうかが、重要なポイントとなります。

電子化文書の一元管理

【動画】 電子化されたファイルの一元管理(1分10秒)

その3:文書保管に重要なのは「安全性」と「情報共有」

いくら電子化しても、廃棄できない原本や重要書類、さらに法令で保存義務がある文書があります。電子化された文書も保存が必要です。しかし、これらの文書の保管はオフィススペースを圧迫し、セキュリティの維持も困難です。それらの問題を解決するのが外部倉庫保管やASPサービスです。重要なのは「安全性」と「情報共有」です。

文書データのセキュアな保管

【動画】 文書データのセキュアな管理(1分13秒)

その4:機密書類の廃棄は「安全」「確実」に

保存期間が過ぎたからといって、文書をただ捨てるわけにはいきません。情報漏えいを防ぐ意味からも、安全で確実な廃棄処理が必要です。紙文書は機密文書リサイクルサービスで環境にもやさしい廃棄ができます。また、電子化された文書は、サーバーに保存されているデータをアーカイブし別で保管することが有効です。

機密書類の安全で環境にやさしい廃棄

【動画】 機密書類の安全で環境にやさしい廃棄(55秒)

文書管理 導入事例