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大塚商会 インサイドビジネスセンター

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ドキュメントライフサイクル 管理
電子化文書の一元管理

電子化文書を一元管理することで、書類探しに費やされる無駄な時間を大幅に削減することができます。 強固なセキュリティを維持しながら、利便性を高める文書管理です。

「探す」という作業にはコストがかかっています

利用者にとって大切なことは、簡単に目的の情報入手ができるかどうかです。

目的の文書を探し出すために、10分、20分という時間がかかってしまうことは、生産性を下げることになります。

もちろん、コストを考えても、効率の悪さは、経営者にとって大きな問題となります。

探すという作業負荷と時間を軽減するためには、単一の方法で得られる検索結果ではなく、多角的な視点からの情報検索が必要です。

また、社内に蓄積されたデータだけでなく、物理的に離れた社外に散在する、検索方法の異なる文書データからの一括検索も求められます。

文書データのセキュアな管理を解決するソリューション

文書管理システム

バージョン管理で既存文書の再利用を促進

文書の一部を変更して利用するシーンがあります。変更のたびに別ファイルとして保存すると、検索性も悪くなります。そのような問題を避けるために重要なポイントが変更された部分を管理するバージョン管理機能が有効です。

検索システム

検索システム構築が難しい日本語を高速検索

日本語は、欧文のように分かち書きがないため、単語の判別がしにくい言語です。このため、検索には工夫が必要です。全文検索、ワード検索、類義語検索など、日本語検索のための完成度の高い仕組みが提供されています。

文書管理のツボ

項目内容
文書の整理、電子化アウトソーシングサービスの利用で電子化を
電子化文書の一元管理書類探しに費やされる無駄な時間を大幅にカット
文書データのセキュアな保管紙の重要書類は外部倉庫に委託し、事業所のスペースを有効に活用
機密書類の安全で環境にやさしい廃棄環境も安全も考えた文書のリサイクル

文書管理 導入事例