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大塚商会 インサイドビジネスセンター

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ドキュメントライフサイクル 保存
電子化文書のセキュアな保管

重要書類は強固なセキュリティを持つ外部倉庫に委託することで、安全に保管することができます。また、日々増加する電子化文書はASPドキュメント管理サービスを活用することで、管理とともに情報共有もスムーズにできます。

キャビネットにも場所代がかかっています

一般的なキャビネットのサイズは900mm×400mmです。そこに通路のスペースを加えると900mm×(400mm+900mm)=1.17m2になります。

坪単価15,000円で事務所を借りている場合、一つの書庫(キャビネット)あたりの賃料は5,000円/月にもなります。

電子化されたデータに関しても同様に、自社のサーバーに保存しておくことは、サーバーのハードディスク領域を圧迫することになります。

グループ会社、あるいは協力会社間での情報共有といった活用スタイルを考えると、外部のデータセンターで管理し、インターネット環境を通しての情報共有を考えるべきでしょう。

文書データのセキュアな管理を解決するソリューション

文書保管サービス

セキュリティの面からも機密文書は外部倉庫へ

使用頻度は低いが保存年限のある文書(法定保存文書など)、あるいは永年保存の必要な文書の社内保管は、情報保護におけるセキュリティ面や管理コスト面で問題を抱えます。このような文書は外部倉庫で保管します。

ASP型ファイル管理サービス

増加する電子情報も保存場所を切り分け保管

いつでも、どこからでも情報を入手し共有したい。そんなニーズに最もフィットするのが、外部データセンターです。必要なデータは外部のサーバーに置かれますので、自社サーバーのリソースも効率化が実現されます。

文書管理のツボ

項目内容
文書の整理、電子化アウトソーシングサービスの利用で電子化を
電子化文書の一元管理書類探しに費やされる無駄な時間を大幅にカット
文書データのセキュアな保管紙の重要書類は外部倉庫に委託し、事業所のスペースを有効に活用
機密書類の安全で環境にやさしい廃棄環境も安全も考えた文書のリサイクル

文書管理 導入事例