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たよれーる PDFセキュリティサービス
活用事例

作成したPDFファイルはいったん作成者の手元を離れると、全てを管理することは困難です。
共同研究や会議資料などの機密情報や、情報が更新され古くなった価格表、さらに退職した社員に渡した資料など手元は離れてしまったけれど放置できないファイルを管理するのに、PDFセキュリティサービスが活躍します。どのようなビジネスシーンで活用できるか、具体的な事例をご紹介します。

外注先へ業務委託のシーンで

製造業では、外部の企業にさまざまな業務を委託するケースが多くあります。委託先に営業秘密情報を提示する際、ドキュメントをPDFセキュリティサービスで暗号化すれば、不正利用を防止することができます。また、業務委託契約の終了後にドキュメントを失効し、閲覧不可にすることも可能です。

ケース1 製造業A社

製品開発時に外注先に製品の機能テストを委託する際に提出する、機能要件書とテスト計画書にポリシーを付与します。テスト完了後にドキュメントを失効させて、ファイルの閲覧を不可にします。

ケース2 製造業B社

中国の会社に生産委託する際に提出する生産技術資料にポリシーを付与し、外部に不正に情報が漏れないようにします。

商品企画のシーンで

商品企画部門では、新製品情報・仕様書・価格情報などの製品・サービスに関する機密情報を多数所持しています。これらのドキュメントをPDFセキュリティサービスで暗号化することで、不正利用を防止することができます。

ケース3 製造業販社C社

新製品の商品企画業務の中で発生する、製品ロードマップや原価情報にポリシーを付与して、開示先のメンバー以外に情報が漏えいすることを防ぎます。異動者はユーザーを削除し、PCに保存したファイルの閲覧をできなくします。

共同研究のシーンで

外部の研究機関と共同研究を行う場合、特定のメンバーのみで情報を守りたいケースがあります。その際にやりとりされる資料をPDFセキュリティサービスで暗号化し、研究メンバー以外への情報の流出を防ぐことができます。万が一情報が漏れた場合は、直ちにドキュメントを失効させ情報を守ることも可能です。

ケース4 製造業D社

海外の企業と共同で製品の基礎研究を行う際、相手方に送付する資料にポリシーを付与して、メンバー以外に情報が漏えいすることを防ぎます。また、事業化が不調に終わった際はドキュメントを失効させることで、提出した資料の閲覧を不可にします。

経営会議のシーンで

経営会議や役員会議では、経営に関する重要な機密情報の入った資料を扱います。会議前にその資料を配布する場合は、 PDFセキュリティサービスで暗号化し配布することで、うっかりミスなどで情報が会議メンバー以外に漏れることを防ぐことができます。

ケース5 ITサービス業E社

経営会議の際、役員とその秘書に事前に配布する資料にポリシーを付与して、メンバー以外に情報が漏えいすることを防ぎます。また、会議の前に変更があり差し替えとなった資料は旧版ドキュメントを失効させることで、常に最新の資料を閲覧させます。

機密情報を持ち出すシーンで

製品情報・価格情報・ノウハウの溜まった提案書などの営業秘密情報を、営業業務などの都合で持ち出ししなければならないケースがあります。その際に持ち出す資料をPDFセキュリティサービスで暗号化することで、意図的な情報漏えいやうっかりミスによる情報漏えいを防ぐことができます。
社員が退職した際には、ユーザー登録を削除することによりファイルの閲覧が不可となり、以後の悪用を防ぐことも可能です。

ケース6 卸売業F社

営業が社外に持ち出す価格表にポリシーを付与することで、漏えいを防ぐとともに、常に最新の価格表が参照されるようにします。また、営業が退職した際には該当のユーザー登録を削除することで、価格表を閲覧できないようにし、転職先に情報が漏えいすることを防ぎます。

ご契約前にお試しいただけます

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