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「マイナンバー制度」 徹底対策!マイナンバー対策のよくあるご質問

マイナンバー対策では多くの困りごとが発生します。準備について、運用・管理についてなど、大塚商会に寄せられるよくあるご質問をご紹介します。

マイナンバー対策のよくあるご質問

準備編

特定個人情報とはなんですか?

氏名や住所や生年月日など、個人を特定できる情報のことを「個人情報」といいますが、「特定個人情報」とは『個人番号(マイナンバー)を含む個人情報』のことをいいます。つまり、従来の個人情報を一元管理している企業が、今後マイナンバーの管理を個人情報に紐付けて管理する場合、それは「特定個人情報」という扱いになるので厳格なルールが課せられることになります。

何から準備したらよいのか分かりません。

まずは現状調査を行いましょう。マイナンバーが必要となる書類や対象業務などを明確にしたり、システムの導入やセキュリティ対策の計画、従業員への教育・研修の必要性を検討したりしましょう。

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マイナンバー制度への対応に必要なシステムやセキュリティ対策を相談できますか?

はい。まずはセルフチェックシートを使ってお客様の現状をヒアリングさせていただきます。その結果を基に、お客様の状況に応じて必要な部分だけを支援させていただくサービスを用意しています。

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基本方針は必要ですか?

基本方針とは、自社の特定個人情報取扱いに関しての安全性確保や、対応方針を明確にするものです。義務付けられているものではありませんが従業員に周知させるためにもあったほうが良いでしょう。

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取扱規程などは必要ですか?

取扱規程には、マイナンバーの取得、保管、利用、廃棄の各段階における安全管理措置を、さまざまな視点で盛り込むように要求されています。情報漏えいの事故が生じる可能性があるマイナンバーの運用では、きちんと作成しておく方が良いでしょう。

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事業内容に適した教育計画の立案や研修資料の作成をお願いできますか?

はい。マイナンバーについて組織的に周知させたい内容を、お客様オリジナルのeラーニング教材として作成したり、マイナンバー取扱担当者向けや全従業員向けの集合研修スタイルでご説明したりすることも可能です。

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マイナンバー制度の対策に合わせて入退室や機器の管理を強化したいのですがご提案いただけますか?

はい。ICカードによる入退室管理や、間仕切りなどのレイアウト変更、カギのかかるキャビネットやパソコン盗難防止ワイヤーなどもご提案できます。

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情報漏えいが心配です。リスクを最小限に抑える提案をお願いできますか?

はい。セキュリティに関する抜け穴を突かれないためには、全体を把握したうえでの対策が必要です。重要なのは、十分なセキュリティ対策であるとともに、それが実現可能な対策かどうかを見極めること。過剰な措置を行わないようにするためにも、ぜひ一度ご相談ください。

自社のセキュリティ対策が、マイナンバー制度で求められる安全管理措置に適応しているか調査をお願いできますか?

はい。まずはヒアリングさせていただき、ガイドラインに準拠したセキュリティと現状の差異を可視化します。その結果、もし足りない対策があれば、必要な対策と製品をご案内します。

マイナンバー取扱担当者だけが、データにアクセスできるように制限を設けたいのですが?

従来のID・パスワードやカード認証では「なりすましログイン」の恐れがあります。厳格なルールが課せられている特定個人情報の取り扱いには、手のひら静脈認証を搭載したPCをお勧めします。その他にも、外部からの不正アクセスや内部からの情報漏えいを防止するためのソリューションをご用意しています。

技術的安全管理を詳しく見る

運用・管理編

紙で取得をしていますが手間が多く発生して困っています。簡単で安全に取得できる方法はありますか?

はい。従業員への提供依頼、従業員本人とその家族のマイナンバー提供、マイナンバー担当者による本人確認、そして暗号化して保管。これらの機能が備わったオンプレミス(注)製品があります。
(注)オンプレミスとは、クラウドと異なり、システムを自社で運用することをいいます。

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既に従業員から収集したマイナンバーを安全に管理することは可能ですか?

はい。郵送や対面などの方法でマイナンバーを紙で提出してもらった場合や、クラウドサービスを利用して収集が終わっている場合でも、システムに登録することでセキュアに管理することが出来ます。

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手書きの書類にも対応できると伺ったのですが、詳しい操作方法や必要な環境などを教えていただけますか?

はい。まず、従業員から手書き書類(マイナンバーは未記入)を提出してもらいます。それを担当者がスキャナーで読み取り、システム上で氏名や生年月日をOCR変換して、従業員情報と紐付けを行い、所定の場所にマイナンバーを自動で当て込み印字するシンプルな運用が可能です。

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従業員の入れ替わりが早いので適切に廃棄ができるか不安です。確実に廃棄できる方法をご提案いただけますか?

はい。法定保存期間が過ぎたものはアラームで廃棄を促します。したがって、途中でマイナンバー担当者が代わったとしても廃棄を忘れる心配がありません。マイナンバー担当者が途中で代わっても確実に廃棄ができます。

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システム導入後のサポート体制を知りたい。

コールセンターにてお客様のお問い合わせを承ります。また、お客様マイページにログインしていただくことで、技術サポート情報や操作手順動画も閲覧することができます。

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