ID管理とは？ 社員のアカウント情報を一括管理するシステム導入のメリットや選び方を解説

ID管理とは？

ID管理とは、社員のアカウント情報を管理することを指します。アカウント情報には、仕事で使うPCや社内システム、クラウドサービスなどを利用する際のIDやパスワード、社員のメールアドレス、所属部署、役職など多くの情報が含まれています。

近年のビジネスシーンでは、仕事で用いるシステムやサービスが複数あり、アクセスに必要なIDやパスワードなどもさまざまです。複数のアカウント情報を管理することは、情報漏えいを防ぐ意味でも重要です。

また、社内のシステムだけでなく、クラウドサービスの利用も増えています。従ってID管理の重要性は、ますます高まっているといえるでしょう。

ID管理の重要性が高まるにつれ顕在化する課題

クラウドサービスを利用する際は、アカウントのIDとパスワードを管理する必要があります。ID管理の対象は利用するサービスの数に伴い増加するため、さまざまな課題が発生します。

サービスごとにIDやパスワードを分けることは、セキュリティの安全性の確保に有効な対策です。しかし、仮にパスワードを忘れた社員が出た場合、管理者にとっては大きな負担となるでしょう。

また人事異動や社員の入社、退職のタイミングでの設定業務は膨大なものとなり、内部監査の手間も増加します。さらに、別々のパスワードやIDをメモなどに書き記していた場合は、人目につくためセキュリティの低下につながります。

ID管理システムやサービスでできること

ID管理システムを導入するメリットと注意点

ID管理システムの導入には、「管理業務の効率アップ」「ユーザーの利便性の向上」「セキュリティ強化」などのメリットがあります。

一方でパスワード流出によるリスクもあります。情報を一元管理する性質上、パスワードが流出した際に全ての情報にアクセスできるようになるため、情報漏えいの危険性が高いといえるでしょう。

また、ID管理システムがシステムダウンした場合は、複数のアプリケーションやクラウドサービスが利用できなくなるデメリットもあります。上記を理解したうえで導入を検討しましょう。

導入目的を明確にする

スモールビジネス向けから大企業向けまで、豊富な製品やプランがあります。価格が高いプランは利用できる機能が増えますが、自社に不要な機能が多い場合は、無駄なコストが増えます。使いたい機能と価格のバランスが取れたシステムを選ぶためにも、導入目的を明確にしましょう。

管理したい対象を明確にする

導入目的と同時に管理対象も検討しましょう。管理したい対象やボリュームによって、選択するシステムとプランが異なります。社内の既存システムとの連携性や、対象となる社員の数などのポイントを十分検討する必要があります。

多要素認証に対応したシステムを選ぶ

セキュリティ強化の観点から、多要素認証対応の可否も重視しましょう。
ID管理システムは、社内のアカウント情報を一元管理するため、不正アクセスをされた際に情報が流出するリスクがあります。セキュリティ面が不安である場合は、高度なセキュリティである多要素認証機能を活用しましょう。

サポート体制の充実性も考慮する

ID管理システムは、セキュリティ面の重大性が高い性質上、サポート体制の充実度も大切です。障害に対して速やかに復旧がなされるか、日常的に起こる小さなトラブルにも対応してくれるかなど、提供事業者の姿勢を確認しましょう。導入や初期設定の支援を行っているか、マニュアルが充実しているかどうかも、良い事業者を見極めるポイントとして挙げられます。

システム連携範囲も確認する

ID管理システムによって、一元管理できる対象は異なります。連携できるシステムはどのようなものか、将来的に連携システムが増えても対応できそうなのかといった点をチェックしましょう。確認が不十分な場合、対応させたかった業務システムで使えなかったり、オプションで連携したもののコストが高くなったりするケースもあるため、俯瞰的かつ長期的な目で検討することが大切です。

オンプレミスとクラウドに対応するサービスを選ぶ

新型コロナウイルスの影響もあり、クラウドサービスの普及が進んでいますが、従来のオンプレミスと連携して活用したい企業も多いのではないでしょうか。そのため、ID管理システムの導入にあたっては、クラウドとオンプレミス両方に対応したものを選ぶと良いでしょう。