ペーパーレス化とは、オフィスの書類や帳票類を電子化して管理する取り組みです。環境保全やコスト削減、業務効率の向上を図ります。
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ペーパーレス化とは？ メリット・デメリットや導入効果を解説
近年、企業のデジタル化やITの進歩、テレワークやリモートワークの増加に伴い、ペーパーレス化が注目されています。ペーパーレス化とは、これまで紙中心だった業務のデジタル化を行い、管理や共有をより効率よく行う取り組みです。
しかし、全ての紙書類をデジタル化すればいい、というわけではありません。メリット・デメリットを見極め、企業に合った導入を検討する必要があります。この記事では、ペーパーレス化の概要やメリット・デメリット、導入例などをご紹介します。
ペーパーレス化とは？
政府もペーパーレス化を推進しています。2005年4月1日には、民間事業者が情報の管理や保存について情報技術を利用して行うための「e-文書法」が施行されました。また、1998年施行の「電子帳簿保存法」では、これまで電子データ改ざんの懸念から多くの制約が存在していましたが、大幅な要件の見直しが行われ、2022年1月から「改正電子帳簿保存法」が施行されています。ペーパーレス化は今後ますます進むと予想されています。
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ここでは、まずペーパーレスの概要、および現状と問題点について見ていきましょう。
そもそもペーパーレスとは？
オフィスのペーパーレス化というと、どのような施策を思い浮かべるでしょうか。言葉のとおりに解釈すると「紙媒体を使用しない」ということになりますが、紙をなくすことが本来の目的というわけではありません。
ペーパーレス化の目的は、これまで紙を使用していたビジネス文書などを電子化することにより、業務効率の向上を図ることです。
紙の使用量が減るという点では、企業のSDGs（持続可能な開発目標）の観点からも注目されています。紙を減らすことは、森林伐採の回避につながるからです。
ペーパーレスの対象となる文書
e-文書法や電子帳簿保存法などの施行により、さまざまな文書が電磁的記録によって保存可能になりました。下記のような文書が主なペーパーレスの対象となります。
- 書類や資料などのビジネス文書
- 伝票などの経理書類（電子帳簿保存法にて認められたもの）
- 自社のパンフレットやカタログ、書籍、雑誌などの紙類
- チラシやポスターなどの販促物
- FAXの文書
ただし、免許証や許可証類、安全の手引きなど、電子化できない書類もあるため注意が必要です。また、要件緩和などの法改正が随時行われますので、最新の情報を確認しましょう。
ペーパーレス化に期待される現状と進まない要因
2021年9月、新たにデジタル庁が設置され、行政のデジタル化がますます推進されていきます。前述した「e-文書法」では、商法や税法などで保管義務がある書類に対しても、電子化された媒体での保存が認められています。
さらに企業においても、デジタル化、ペーパーレス化の導入が進んでいます。この背景として、スマートフォンやタブレット端末などの普及で情報機器がより身近なものになったことや、テレワークの導入が急速に広がったことが挙げられるでしょう。
ペーパーレスの実現には、設備環境を整えるための費用がかかり、デジタル機器の操作に慣れていない社員への指導や、データを利用するためのルール作りなども必要です。これらの金銭的・人的コストを、ペーパーレスへの移行が定着するまで、一定期間許容しなければなりません。
ペーパーレス化のメリット・デメリットと、推進するためのポイント
では、いざペーパーレス化を推進するとなった場合、どのようなポイントに気を付ける必要があるのでしょうか。ここではペーパーレス化のメリットとデメリット、ペーパーレスを社内で推進するポイントについてご紹介します。
ペーパーレス化によるメリット・デメリット
まずはペーパーレス化のメリットから見ていきましょう。
業務効率向上
紙の資料を使用している場合、「分類する」「とじる」「指定の場所に保管する」といった作業が発生します。また、膨大な資料の中から、必要な資料を探す労力もかかります。この点、資料を電子化すれば、検索機能などを利用して即座に見つけることが可能です。
コスト削減
デジタル化には初期費用がかかりますが、環境が整えば紙や印刷にかかるコストが大幅に削減されます。
オフィスの有効活用
紙の資料を保管する必要がなくなるため保管スペースが空き、別の用途に有効活用できます。
セキュリティ強化
紙の資料は、紛失や盗難、置き忘れなどによる情報漏えいの危険性や、長期保存による劣化の心配があります。しかし、データとして保存することで情報漏えいや劣化のリスクが軽減されます。
一方、デメリットは以下のとおりです。
資料全体の情報を把握しにくい
パソコンやタブレット端末などの画面の広さは限られているため、一度に表示できる情報量には限りがあります。大きな表や、複数枚にわたる資料などは閲覧に工夫が必要です。
導入コストがかかる
前述のとおり、ペーパーレス化を実現するためには、人数分の電子機器をはじめとする環境整備が必要です。そのため、導入時にはある程度のコストがかかります。
システム障害や機器の故障に影響を受ける
インターネット上のクラウドを利用して資料の保管を行っている場合、通信環境やクラウドのサーバー障害などによってアクセスが制限されてしまう可能性があります。また、保管環境や使用端末が故障した場合はデータが消失する可能性があるため、トラブル発生時の対処法も考えておかなければなりません。
社内でペーパーレス化を推進するポイント
企業としてペーパーレス化を推進する際に押さえておくべきポイントをご紹介します。
まず、社員全体のITリテラシーに差があるということを認識しておきます。世代によっては紙媒体の方が利用しやすいという人がいるかもしれません。そのため、社員全体がペーパーレス化の必要性を理解し、認識を統一させる必要があります。
次に、ペーパーレス化の方針を設定します。全ての文書が電子化に向いているとは限りません。社内で扱う書類を、電子化すべきものと必要のないものに分類します。また、各部署やプロジェクトなどによっても、向き不向きの検討が必要です。
ペーパーレス化をする方法とおすすめのツールやシステム
実際にペーパーレス化を行うには、さまざまなツールやシステムが必要になります。ここではペーパーレス化を行う方法に沿って、大塚商会で提供しているサービスをご紹介します。
紙媒体を電子化する
まずは書類をスキャンして、電子化する作業が必要です。FAXで受信した書類も、紙に出力するのではなくPDFとして保存すると印刷コストの削減や業務効率向上につながります。
電子化におすすめのサービスは以下のようなものが挙げられます。
- 「Quickスキャン V6」
書類のスキャンやFAXの受信と保存機能、ICカードを使用したセキュリティ機能、コピー・印刷機能などが付いた複合機のアプリケーションで、紙媒体の電子化、保存までを自動的に行うことができます。
- 「Easyファクス」
受信したFAXを自動でPDFにして保存します。保存先にクラウドを指定することもできるため、オフィスの外でもFAX文書を確認できます。
電子化した書類を保管・管理する
書類を電子化したら、それを分類・保管し、社内で共有・送受信できるシステムが必要です。インターネットを利用したオンラインストレージサービスを活用しましょう。
電子契約のメリットとデメリットとは？ 導入時に考慮したいポイント・注意点
オンラインストレージサービスには以下のようなものが挙げられます。
- 「たよれーる どこでもキャビネット」
さまざまなデバイスに対応しており、スマートフォンやタブレットなどを利用して外出先などでも書類を確認できます。大容量ファイルの送受信にも対応しており、アクセスログが残るため情報漏えいの防止にも役立ちます。また、対応する複合機との連携も可能です。
- 「たよれーる Dropbox」
クラウドストレージサービス「Dropbox」と電話サポートをセットにした大塚商会オリジナルサービスです。ファイルをクラウド上のストレージに保存・同期し、大容量ファイルも共有できます。アクセスログ、操作ログはもちろん、削除したファイルの復元も可能です。
ペーパーレス会議システム
ペーパーレス会議で使用する機器は、使いやすさを重視し必要最低限の機能にとどめます。資料作成者は、電子データでの見やすさを考えて作成するなどの工夫が必要です。また、オンライン会議では、通信環境による表示速度の差などにも気を配る必要があります。
ペーパーレス会議システムには以下のようなものが挙げられます。
- ABooKBiz＋「ABook 会議室機能（オプション）」
コンテンツ共有・編集製品「ABookBiz」には、会議参加者全員の画面を連動させることができるオプション機能があります。ページめくりやスクロール、拡大、縮小だけでなく、マーキングやメモなども共有されます。全員と同期連動できるだけでなく、個々でメモを残すことも可能です。
契約をオンライン上で完結できるサービス
企業同士の契約といえば、署名・捺印が必要となります。オフィスのデジタル化が進みリモートワークが普及しても、捺印のために出社が必要な企業もあるようです。この部分をペーパーレスにするためには、オンライン上で署名し、契約業務を完結できる電子契約システムを利用する方法もあります。
電子契約システムには以下のようなものが挙げられます。
- 「eValue V 2nd Edition ドキュメント管理連携ライブラリ with Adobe Acrobat Sign」
eValueで契約書を作成後、クラウド（Adobe Acrobat Sign）を通してお互いの会社が署名し、署名の済んだ契約書にタイムスタンプを付けてeValueに自動的に保存できます。契約が完了した後も、契約書を保管できます。
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理連携ライブラリ with Adobe Acrobat Sign
そのほかに必要なツール
使用する端末は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまありますが、業務形態などによって最適な端末は異なります。大塚商会では、取り扱いのある多くのメーカーから製品の選定を行い、データの移行や設定作業、導入後のサポートなども行っています。
ペーパーレス化の導入・成功事例
大塚商会では、ペーパーレス化を含むさまざまなサービスをご提供しています。ペーパーレス化を導入し、成功した事例を幾つかご紹介します。
FAXでの注文書をペーパーレス化し、入力を自動化した例
ポリ袋製造会社のA社は、1日に1,500～2,000件の注文をFAXで受けており、それを手作業で仕分けし、出荷依頼のデータを入力していました。そこで、大塚商会の提案によりFAXの電子化や自動振り分け、「SMILE V 販売」を使った受注システムを導入。それらを活用することで翌日発送が可能となり、家庭用ポリ袋の売り上げが急増しました。
複合機アプリケーションにより顧客情報をペーパーレス化した例
保険会社B社では、延べ3万人もの顧客がおり、問い合わせ対応時には膨大な資料の中から該当書類を探す必要がありました。そこで、大塚商会の複合機アプリケーション「Quickスキャン」と「楽2ライブラリ」を導入し、顧客情報のペーパーレス化を図りました。顧客データをすぐに検索できるようになり、業務効率の向上やセキュリティ対策の推進にもつながりました。
ペーパーレス化導入のご相談は大塚商会へ
近年、テレワークやリモートワークなどのさまざまな働き方や、情報機器の普及など、ペーパーレス化を導入しやすい環境が整いつつあります。
資料書類の電子化には、設備環境やシステム障害が起こった際の対策など、さまざまな準備が必要です。しかし、企業に合った導入ができれば生産性の向上を図ることが可能になります。
業務の効率向上やコスト削減を目標に、導入を考えてみてはいかがでしょうか。
ペーパーレス化導入支援なら、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。
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