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テレワークの注意点は? 導入を成功させるコツやガイドラインの紹介

働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策として、国を挙げてテレワークの導入が推進されています。

しかし、テレワークは通常のオフィス勤務と異なり、働き方が大きく変わり、導入に当たっては少なからず混乱が生じることがあります。

そこで、この記事では、テレワークの概要や注意点、おすすめのビジネスツールと導入事例、テレワークを成功させる方法についてご紹介します。

テレワークとは? 厚生労働省を中心に国が推進している働き方の一つ

国が推進するテレワークは、情報通信技術(ICT)を活用し、時間や場所の制約なく働く勤務形態の一つです。

ここでは、テレワークに関連する国の取り組みとテレワークのガイドラインについてご紹介します。

テレワークに関する国の取り組み

テレワークには、自宅で働く在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務などが含まれます。情報通信技術(ICT)を活用することにより、いつでもどこでも柔軟に働くことができるようになりました。

テレワークは、政府と厚生労働省、総務省、経済産業省、国土交通省が中心となって推進している働き方です。以前から、企業の競争強化や労働形態の改革、事業継続性の向上、多様化する個人のライフスタイルに応じた働き方を実現するために推進されてきました。

現在は、新型コロナウイルス感染症の拡大を防止するために、あらためてテレワークの有用性と必要性が見直されています。

テレワークの実施を後押しすべく、国の助成金も用意されています。

特に、コロナ禍においては働き方改革推進支援助成金の一つとして「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース」が用意されていました。第3次募集まで行われ、現在は募集が締め切られていますが、今後も追加で募集する可能性があるので定期的に確認するとよいでしょう。

テレワークのガイドライン

テレワークを導入する際は、厚生労働省が発行するガイドラインを確認しておきましょう。このガイドラインでは、テレワークの概要や労働基準関係法令の適用・留意点、テレワークを導入する際の注意点について知ることができます。

ガイドラインの中で特に理解しておきたいのが、「労働基準関係法令の適用及び留意点等」です。使用者が特に留意すべき項目は以下のとおりです。

  • 賃金や労働時間、就業場所など労働条件を明示する
  • パソコンの使用記録等の客観的な記録により労働時間を適切に管理する
  • 休憩時間の一斉付与の原則を適用外にできる
  • 時間外・休日労働を行わせる場合や実際に深夜労働した場合、割増賃金を支払う

より詳しく知りたい場合は、「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」をご参照ください。

厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」

テレワークにおける注意点は? 失敗しないために知っておきたいこと

テレワークの導入に失敗しないためにも、事前に情報セキュリティや労務管理・人事、コミュニケーションの注意点を理解しておきましょう。

情報セキュリティの注意点

テレワークを導入する際に注意したいのが、情報漏えいです。

パソコンやUSBメモリーを社外に持ち出すことになるため、盗難や紛失による情報漏えいのリスクが生まれます。

また、セキュリティに不備のあるWi-Fiスポットに接続してしまうと、端末の通信内容を盗み見られる、詐欺サイトへ誘導されるなどの可能性があります。

情報漏えいが起きてしまうと、企業の機密情報や顧客の個人情報が流出し、社会的信用の損失や顧客離れにつながります。そのため、セキュリティ対策は徹底しておかなければなりません。

具体的には、社員の意識を高めるために、業務を実施するうえで順守すべきセキュリティの考え方をまとめたセキュリティガイドラインを策定するとよいでしょう。また、セキュリティシステムを強化するためにアクセスの管理・制限や暗号化による管理も徹底する必要があります。

労務管理・人事の注意点

テレワークは、オフィス勤務と比べると社員が実際に働いている様子を把握しづらくなります。そのため、社員が働きすぎていないか、本当に働いているか否かを随時確認する必要があるでしょう。テレワーク時の評価基準も明確にしておかなければなりません。

また、テレワーク社員の健康管理は「精神面」と「身体面」の両面が必要です。なぜなら、自分のペースで仕事を進められる分、長時間労働になりやすく、通勤が不要なことから運動不足に陥りやすい傾向にあるためです。

さらに、テレワーク時であっても、定期的な健康診断や長時間労働者に対する面接指導、ストレスチェックなどの安全衛生教育を行いましょう。

なお、労災保険はテレワークにも適用されます。認定の判断は労働基準監督署が行いますが、例えば、社員が就業中にトイレに行くために離席して転倒したケースでは、業務行為に付随する行為に起因しての発生であったため、業務災害と認められています。

テレワークにおける労務管理のコツは? 労務管理のポイントやガイドラインをご紹介

コミュニケーションの注意点

テレワーク環境下では、メンバー間で連携が必要となる業務の実施に注意が必要です。

テレワーク時はそれぞれがある程度孤立した状態で仕事を進めることになるため、どうしても連携が取りづらくなるためです。コミュニケーション不足が原因で業務に支障が起きないよう、意識して連携を取りましょう。

また、上司や同僚とのコミュニケーションが不足することによって、業務に対する意欲が低下し、業務をより良くするためにはどうしたらいいかという視点を持ちづらくなります。こういった観点からも小まめにコミュニケーションを取り、社員の精神面に気を配らなくてはなりません。

テレワークにおける失敗とは? 具体例から学ぶテレワーク導入を成功させるコツ

テレワークにおすすめのビジネスツールと導入事例

ここでは、テレワークにおすすめのビジネスツールと導入事例を、情報セキュリティ、労務・人事、コミュニケーションの課題ごとにご紹介します。

テレワークの情報セキュリティを強化するツールと導入事例

前述のとおり、テレワーク時は情報セキュリティに配慮しなければなりません。企業の機密情報や顧客の個人情報などが漏えいしないよう、以下のようなセキュリティツールを活用しましょう。

クラウドサービス「たよれーる Microsoft 365」

メール、グループウェア、Web会議など、業務に必要な機能が全てクラウドに集約されているツールです。デバイスを紛失した際の情報漏えい対策や、ウイルスからの保護システムも備わっています。

クラウドサービス「たよれーる Microsoft 365」の詳細は以下からご覧ください。

たよれーる Microsoft 365

クラウドSSOアクセス制御サービス「Gluegent Gate」

Gluegent Gateは、安全性を担保できるセキュリティ対策ツールです。複数のアクセス制御や認証方式を組み合わせて、一度の認証で強固なセキュリティが確保できます。

クラウドSSOアクセス制御サービス「Gluegent Gate」の詳細は以下をご覧ください。

アクセス制御

東京国際空港ターミナル株式会社様では、業務プラットフォームを統一化して、スムーズな情報共有と、最新のOfficeアプリに外部から安全にアクセスすることが課題でした。

そこで「たよれーる Microsoft 365」「サイボウズ kintone」「Gluegent Gate」を導入し、わずか1カ月でオンプレミスからクラウド化を実現して社内情報システムを刷新しました。さらに、社内情報システムの保守費用が十数%削減されたということです。

導入事例の詳しい内容は以下をご覧ください。

セキュアなクラウド業務基盤構築を実現した好事例 東京国際空港ターミナル株式会社様

労務管理・人事におすすめのツールと導入事例

テレワークでは、出社時のようにタイムカードで労働時間を管理できません。そのため、社員の労働時間や健康状態などを適切に把握するためには、以下のようなツールがおすすめです。

勤次郎Enterprise ヘルス×ライフ

健康診断結果やストレスチェック結果、残業時間のデータなどを一元管理できます。ストレスチェックや就労状況のデータからストレスリスクの原因を捉えられることは、対策の検討にもつながります。

勤次郎Enterprise ヘルス×ライフの詳細は以下をご覧ください。

健康経営・健康管理支援:勤次郎Enterprise ヘルス×ライフ

IT資産管理ツール「SKYSEA Client View」

15種類のログデータを管理し、「誰が」「いつ」「何をしているのか」を把握できるツールです。また、PC使用時間の「見える化」により、正確な労働時間を把握し、過重労働を防止できます。

IT資産管理ツール「SKYSEA Client View」の詳細は以下をご覧ください。

IT資産・ログの管理:SKYSEA Client View

株式会社テイルウィンドシステムはIT機器の刷新、勤怠管理の強化、テレワークへの対応が課題でした。そこで、「NeoFace」「Aruba」「SKYSEA Client View」「RICOH Pro C5210S/C5200S」を導入したところ、わずか1カ月足らずでセキュリティと勤怠管理の強化が実現し、テレワークに対応した業務環境が整いました。無線LANの導入でケーブルレスのオフィスが実現し、POD機の導入で会社案内や社内報が内製化できたということです。

この導入事例の詳しい内容は以下をご覧ください。

わずか1カ月足らずの短期間で、顔認証によるセキュリティ・勤怠管理の強化とテレワークに対応した業務基盤を整備 株式会社テイルウィンドシステム様

テレワークのコミュニケーションに役立つツールと導入事例

テレワークはコミュニケーションが不足しがちです。スムーズな業務連絡をするためには以下のツールがおすすめです。

ビジネスチャットサービス「たよれーるLINE WORKS」

掲示板、組織階層型アドレス帳、アンケート、ファイル共有など、ビジネスコミュニケーションに必要な機能を搭載したビジネスチャットツールです。外部連携機能を使えば普段使用するLINEに連携も可能で、取引先などと直接コンタクトが取れます。

ビジネスチャットサービス「たよれーるLINE WORKS」の詳細は以下をご覧ください。

LINE WORKS

有限会社いわさき様の課題は、情報漏えいリスクを回避しつつ業務でチャットを活用すること、ITに不慣れな社員でも使いやすい端末やサービスを導入し利用を促進することにありました。

そこで、「たよれーるLINE WORKS」を導入したところ、万全なセキュリティを保ちつつ、個人情報や画像の送受信が可能になりました。また、業務報告に要する作業時間が短縮され、残業を7割減少させることに成功したということです。

この導入事例の詳しい内容は以下をご覧ください。

使いやすくセキュリティ万全のLINEビジネスチャットで、訪問看護の業務効率化と情報共有を実現 有限会社いわさき様

テレワークの注意点を押さえて導入を成功させるコツ

テレワークを導入する際は、情報漏えいのリスクを低減したうえで、適切に労務や人事周りを管理し、コミュニケーション不足にならないように配慮する必要があります。いずれの対策にも、適切なビジネスツールの導入がおすすめです。

ビジネスツールを有効活用することによって、テレワーク導入の成功はもちろん、生産性の向上や残業の削減も期待できます。複数のビジネスツールをうまく活用すれば、より業務の効率向上を図れることでしょう。

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