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中堅・中小企業のテレワーク導入の実態と導入を進めるためのポイント

「働き方改革」を推進するための重要課題とされているのが「テレワーク」の導入と推進です。

大企業ではテレワーク導入が進んでいる企業も多く見受けられますが、中堅・中小企業ではまだ着手できていないということも珍しくありません。

中堅・中小企業においてテレワーク導入が進まない理由には、従業員の労務管理やセキュリティ面での課題、そして従業員のコミュニケーション不足による生産性低下などの課題が挙げられます。

これらの課題の解決に費用と手間をかけてまでテレワークを導入する必要があるのか、そんな疑問を抱える経営者も多いようです。

しかし、全国的にテレワークが新しい働き方として定着するのは時間の問題で、人材確保が難しくなるなど、導入が遅れることによってかえって課題が増えていくことが予想されています。

この記事では、テレワーク導入に不安を抱える中堅・中小企業の経営者・従業員の方に向けて、テレワーク導入の実態やメリット、そして導入における重要なポイントをご紹介しています。

中小企業のテレワーク導入がまだ十分に進んでいない現状

テレワークは業務効率や生産性の向上に効果がありますが、中堅・中小企業では導入が十分に進んでいません。

中堅・中小企業のテレワーク導入が進まない理由として何が挙げられるのでしょうか。

中小企業のテレワーク導入率

2020年6月に東京都が実施した「テレワーク導入実態調査結果」によると、従業員30人から99人の中小企業1,175社の49%が「テレワークを導入している」と回答した一方で、51%の企業がテレワーク未導入という結果となっています。

これに対し、従業員数が300人以上の大企業341社ではテレワーク導入済み76.8%、未導入が23.2%と、大企業では過半数がテレワークを導入していることが分かります。

テレワークの導入が進まない理由

テレワークの主な導入効果として「通勤時間の削減・移動時間の削減」や「非常時の事業継続性」が挙げられます。

それでもテレワークの導入予定がない企業の経営者は、従業員が自宅などで使用する端末や周辺機器や通信費、テレワーク中の従業員の労務管理などにコストを費やしても、それに見合った恩恵が受けられないのではないかと感じているようです。

導入が進まない中小企業のテレワーク導入を推進するために、国や地方自治体は中小企業経営者に対して導入をサポートする助成金や補助金の制度を整備し、なんとか導入を促している状況です。

また、中小企業は取引先の大企業の方針に従わざるを得ない場合が多く、取引先が業務をデジタル化・ペーパーレス化していない場合、テレワークを実施するのが困難な場合もあります。

中堅・中小企業がテレワークを導入する効果・メリット

中堅・中小企業がテレワークを導入することで得られる効果・メリットは数多くあります。

ここではテレワーク導入のメリットを三つご紹介します。

生産性の向上

通勤時間・移動時間の削減によってもたらされる労働生産性の向上は、テレワークの最大のメリットと言ってもよいでしょう。テレワークの導入によって、従業員は通勤や客先への移動時間から開放されます。

首都圏においてその効果は絶大で、満員電車や乗り換えのストレスから開放されることから、心身のストレスの軽減が期待できます。

さらに、客先への訪問もWeb会議ツールなどを活用してオンラインで行うことで、より一層労働生産性を高めることが可能です。

人材不足の解消

常時テレワークを実施できる場合は就業場所に制限がないため、地域を問わず幅広く採用活動が可能です。

従来の就業スタイルではオフィスへ通勤することが前提であったため、通勤距離や時間がネックとなり、採用できる範囲が限定的でした。

また、介護や育児の問題で業務に当たるのが難しいという問題を抱えている従業員も少なくはありません。
テレワークでは就業場所の制限がなくなるため、自宅で介護や育児をしながら仕事をすることが可能になります。

このような理由から、人材不足問題に悩む中堅・中小企業においては、テレワークが人材不足を解消するきっかけになり得ます。

オフィスコストの削減

全社的にテレワークを実施することができれば、利便性を重視した駅近のオフィスなどは必要なくなります。

そのため、賃料の安いオフィスに引っ越したり、フロアを縮小したりすることでオフィスのコストを削減できます。また、従業員の通勤する回数が減ることで交通費・電気代・消耗品費なども削減可能です。

テレワークの導入を進めるための三つのポイント

ここからは、テレワークの導入・推進に当たって必要不可欠な三つのポイントについて詳しくご紹介します。

特に労働生産性の低下を防ぐために重要な「コミュニケーションツール」に重点を置いてご紹介します。

オフィスと変わらない労務環境の整備

テレワークで従業員がオフィスに出勤しないとしても、労働基準法等の労働関係法令はこれまで通り順守しなければなりません。テレワーク導入時には、労務環境を整備し明確なルールを定めることが重要です。

また、業種・業務内容によってはテレワークができない従業員もいます。その際、オフィスに出社している従業員とテレワーク中の従業員の評価に差が生じてしまうのは避けたいものです。

不平等な評価体制とならないように、業務に合った合理的な評価方法を用いて各従業員の目標を明確に数値化・視覚化し、目標達成の進捗(しんちょく)や結果から評価を行える体制づくりが必須です。

なお、テレワーク中の従業員の評価を適切に行うためには、管理者が労務管理の意識を高く持つことが重要です。数値化・視覚化された業務を労務管理する一方で、数値に表せないような業務を評価することも必要となるでしょう。

管理者は目標の数値を追うばかりではなく、遠隔地で勤務している従業員を俯瞰的に評価し、テレワーク時における複雑な労務環境に対応しなければいけません。

セキュリティ対策の整備

中堅・中小企業がテレワークを導入しない理由の一つに、テレワークのセキュリティ問題があります。

従業員の自宅やオフィス外へのPCやタブレットの持ち出しは、ウイルス感染や、個人情報・機密情報の漏えいといったリスクをはらみます。正しいセキュリティ対策の整備をしなくてはテレワークを実施するのは困難なのです。

セキュリティ対策の整備を難しくしている背景には、「セキュリティ対策に充てるリソースが不足している」「情報通信技術やペーパーレス化が進んでいない」といった要因が挙げられます。

こうしたセキュリティ対策を従業員が個別に行うのは現実的ではなく、企業の経営者が重要な経営課題として取り組まなければなりません。セキュリティ対策の基本方針の策定や適切な設備投資の決定など、重要な経営判断が必要です。

従業員が業務で取り扱う情報は企業にとって重要な資産の一つであり、そのリスク管理をどのように行うべきかは企業のトップが把握しておかなければなりません。

テレワークにおけるセキュリティ対策のリスク管理は、企業のトップが旗振り役となり率先して指揮することが求められます。

また、総務省発行の「テレワークセキュリティガイドライン」では、情報資産を守るためには「ルール」「人」「技術」のバランスが取れた情報セキュリティ対策とその維持が重要と示されています。

一方で、中堅・中小企業がこれらの問題にどのように対策すべきかを漏れなく検討することは困難な場合があります。その際には、セキュリティ対策をサポートする専門家を頼ることも有効な解決策の一つです。

コミュニケーションを円滑にするツールの導入

テレワーク導入において、経営者と従業員が大きな不安を抱えているのが「テレワークでのコミュニケーション不足」についてです。対面でのコミュニケーションの機会が激減するテレワークでは、意思疎通の不足を不安視するのは当然のことでしょう。

テレワークにおけるコミュニケーション問題の具体的な例の一つが、「声をかけていいタイミングが分からなくなる」ことです。

オフィス内での業務の場合、コミュニケーションを取りたい相手の手の空き具合を見計らい、簡単に仕事の相談や依頼をすることができていました。

しかし、リモートワークの場合は、相手の手が空いているかどうか、さらには席に着いているかどうかも把握が難しくなります。そのため、どのタイミングで声をかければよいか悩む場面は少なくありません。

さらに、テレワークのコミュニケーションでは得られる情報の量や質の減少も問題となります。オフィス業務では、休憩時間の雑談の中で情報交換などのやりとりが気軽に行われていました。

しかし、会話の基本的な手段がチャットに変わるテレワークでは、どうしても業務レベルの会話しかできないという意識になりがちで、直接的な業務に関する情報以外が入りづらくなります。

以上のような問題を解決する手段として、「あえてコミュニケーションの機会を用意する」ことが極めて重要です。1日1回15分程度で構わないので雑談の機会を設けることで、従業員同士のコミュニケーションが円滑になり、連携が生まれやすい環境を整えることにつながります。

その際には、「ICT=情報通信技術」を活用した各種コミュニケーションツールの導入が必要不可欠です。テレワークのコミュニケーションツールとして特に重要となるのが「Web会議ツール」です。

Web会議ツールは、ビデオ会議のようにディスプレイ上に会議参加者の顔を表示させながら会話と資料の共有が行えるツールです。テキストだけのやりとりであるチャットよりも、対面に近いWeb会議でのコミュニケーションは、情報量が多く質の高いコミュニケーションを促すことが可能になります。

また、テレワークの導入によって孤独や不安を感じて生産性を落としてしまうケースも認められています。こういったケースでも、Web会議ツールを活用してコミュニケーションの場を整えることで、テレワーク中の従業員が孤独感や不安感を募らせることなく、安心して業務に取り組めるようになるでしょう。

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中堅・中小企業のテレワークの導入実態とポイントについてご紹介しました。テレワーク導入・推進は企業のトップが旗振り役となって率先して行うことがとても重要です。

そして、従業員がうまく連携し業務を遂行できるようにする、各種コミュニケーションツールの適切な導入と運用がテレワーク成功のカギを握っています。

テレワークの導入を検討する際は、ぜひテレワークの導入支援実績が豊富な大塚商会までお問い合わせください。

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