オフィス内や移動時間のカジュアルなコミュニケーションは、リフレッシュ効果があるだけでなく、人間関係の構築を円滑にします。
しかし、テレワークを導入すると、コミュニケーションを行う機会は減少します。
【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター
0120-579-215（平日 9:00～17:30）
テレワーク環境下でのコミュニケーションの注意点は？ すぐ分かる課題解決のポイント
テレワークを導入する際の大きな課題は、「職場内のコミュニケーションをいかに円滑に行うか」という点ではないでしょうか。
対面ではなく文字でのやりとりが多くなる環境下では、情報共有に関する不安が大きくなります。テレワークでコミュニケーションを円滑に進めるためには、コミュニケーションツールの活用が欠かせません。
この記事では、テレワークにおけるコミュニケーション不足の問題や、ネットワーク上でのコミュニケーションを円滑にする方法、ツールをご紹介します。テレワークの導入に悩んでいるという企業の方は、ぜひこの記事をご参考ください。
テレワーク中のコミュニケーションが不足しやすい理由
総務省の「テレワーク利用の課題」という調査では、テレワークの利用によって「他の従業員から孤立している感じがする」という回答が15.5%に上りました。実際にテレワークを利用している従業員にとって、コミュニケーション上の問題は軽視できないもののようです。
ここでは、テレワーク中にコミュニケーションが不足しやすい理由を幾つかまとめています。
テキストでのやりとりが中心となる
テレワーク中は、メールやチャットなど、テキストで業務に関するコミュニケーションを取ることが多いです。
そのため、テレワーク開始以前に口頭でのコミュニケーションを好んでいた企業では、急なテキストでのコミュニケーションに慣れないケースも多いでしょう。
テキストからは声色や表情といったニュアンスが読み取れないため、お互いが気を遣いながらやりとりする必要があり、過度の緊張感が生じることもあります。
口頭でコミュニケーションを取るためのハードルが高い
オフィスに集まって仕事をする場合と比べて、テレワーク中は会話のハードルが高くなっています。
例えば、少し口頭で確認したい事項が生じた場合でも、電話をかけたりWeb会議の時間を設定したりしてコミュニケーションを取らなくてはなりません。
対面で話せる環境であれば、準備もなしにほんの数分で済むことが、テレワークでは準備の手間と時間が増えるため、コミュニケーションがおっくうになってしまうのです。
コミュニケーションの内容が業務に関するものに偏ってしまう
テレワーク中は、従業員同士で気軽に会話をする機会が減ります。
そのため、必然的にコミュニケーションの内容が業務に関するものに偏っていきます。
結果として、従業員がお互いに人となりを理解するための時間が減り、連携が取りにくくなってしまいます。
会話や雑談の頻度を増やし、コミュニケーションを活性化させる必要がある
テレワークでは同じ環境に同僚や上司がいないため、オフィスに出社した際と比べて会話が減ってしまいます。
雑談をすることもなく黙々と仕事を続けなければならない環境では孤独を感じやすく、長期的に働くことを考えると精神的な負荷が大きくなってしまうでしょう。
例えば、国土交通省の「平成31年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査」においても、 「テレワーク（在宅勤務に限る）を実施してみて問題があったこと」として、「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった」に次いで多かったのが「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した」という回答でした。
参考
国土交通省「平成31年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査」（国土交通省のPDFが開きます）
テレワークは、ただオフィスに出勤しなくなるだけでなく、外出する頻度が減ることで全体的に人と接する機会が減ってしまいます。また、必要最低限の文字だけのコミュニケーションが中心になってしまうと、社内間の連携も取りにくくなり、言葉の意味を取り違えて誤解が生まれてしまうということにもつながりかねません。
このような精神的負荷を取り除くためには、オフィス勤務時よりもコミュニケーションを取ることを意識し、会話する時間をつくることが重要です。また、情報格差が生まれないよう、従業員全員が同じプラットフォームを導入し、効果的に使えるように周知することをおすすめします。
テレワーク環境下でのコミュニケーション対策
テレワーク環境下でのコミュニケーションを円滑に進めるためには意図的に会話することが必要だと理解していても、「具体的にどうすれば良いのか分からない」と悩まれている方もいるのではないでしょうか。
テレワークでは、コミュニケーションがオンラインになるため、ツールの活用が必要不可欠です。
ここからは、テレワークを導入する際に役立つおすすめのコミュニケーションツールをご紹介します。
テレワークに活用できるITツール・ソフトを種類別に紹介。代表的ツールの特長・メリット
テレワークに活用できるツールの種類
テレワークに活用できるコミュニケーションツールには、大きく分けてビジネスチャット・Web会議システム・グループウェアの三つがあります。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、ビジネスで利用されることを想定したチャットツールです。メールよりも送信やレスポンスの即時性が高く、チーム内での情報共有に適しています。
スマートフォンやタブレットなどさまざまな端末からアクセスできるうえに、暗号化などセキュリティ対策も充実しているため、安心してやりとりできます。
Web会議システム
「リモート会議」と呼ばれるシステムの一つで、インターネットを通じて動画や音声、資料の共有を行います。
パソコンやスマートフォンに搭載されているカメラやマイクを利用することもできるため、導入するハードルが低く、手軽に環境を構築できる点がメリットです。
グループウェア
グループウェアは、インターネットを介して情報共有やコミュニケーションを行い、業務効率を改善させるツールのことを指します。ドキュメント共有やスケジュール管理、電子決裁機能やBBS機能などが代表的な機能例です。
テレワークにおすすめのコミュニケーションツール
続いて、具体的なおすすめのコミュニケーションツールをご紹介します。
Microsoft Teams
Microsoftのビジネスチャットツールです。Microsoft ExcelやMicrosoft PowerPointなどと連携することができ、チャット機能だけでなくWeb会議のシステムも備えていることが特長です。
さらに、800種類以上のアプリケーションをMicrosoft Teamsと連携させることができます。
Microsoft Teamsの詳細は以下をご覧ください。
LINE WORKS
「ビジネス版のLINE」という位置付けで、ユーザーインターフェイス（UI）などの使用感も「LINE」のアプリケーションを踏襲しているビジネスチャットツールです。
チャット機能に加え、掲示板、スケジュールカレンダー、アンケート機能などグループウェアとして利用することも可能です。また、国際認証を取得しているためセキュリティ対策も十分です。
LINE WORKSの詳細は以下をご覧ください。
サイボウズ Garoon（ガルーン）
サイボウズが提供しているグループウェアです。日英中の３カ国語に対応しており、海外拠点とのコミュニケーションにも最適です。インターフェイスもポータルに必要な情報が全て集約されており、直感的に操作することができるため効率良く情報共有が図れます。
サイボウズ ガルーンの詳細は、以下をご覧ください。
テレワーク時のコミュニケーションを円滑にするための工夫
コミュニケーションツールを導入するだけでは、コミュニケーション不足は根本的には解決しません。働く姿が相手に見えないからこそ、工夫してやりとりを行うことが重要になります。
チャットの確認は小まめに行う
チャットツールは、メールよりも気軽にレスポンスできるというメリットがあります。それだけに、メール感覚で時折確認する程度だとチャットログが流れてしまうので、小まめなチェックが大切です。
また、素早い反応を返すことでチーム内の情報共有のスピードも速まり、お互いの安心にもつながるでしょう。
スケジュールを積極的に共有する
テレワークの環境下は、メンバーのスケジュールを把握しづらくなることがネックです。そこで、コミュニケーションツールのスケジュール、カレンダー機能などを利用して積極的にスケジュールの共有を行いましょう。
予定がありレスポンスを返せない時間があることを周囲が把握できるだけで、コミュニケーションが円滑になります。
仕事の成果を小まめに報告する
仕事の進捗内容を小まめに伝えることも重要です。たとえ予定していた段階まで達していなくても、「どこまで終えていて、どこまで進んだのか」を明確にできれば、チームとしても今後の予定を立てやすくなります。
進捗に関する問題点も、対面で話す機会が少ないからこそ、これまで以上に積極的に共有するようにしましょう。
Web会議はお互いの顔が見えるように行う
Web会議を行うときは、なるべくお互いが見えるようにWebカメラを使って実施しましょう。
顔をそろえて会議をすることで、みんなで仕事をしているという一体感が生まれ、孤独感も感じにくくなります。
テレワークの導入に関するご相談は大塚商会へ
従業員それぞれが異なる環境で業務を進めなければならないテレワークは、対面よりもコミュニケーションが難しいと感じてしまうかもしれません。
しかし、これまで紹介したような有効なコミュニケーションツールを導入したり、顔が見えないことを意識しコツを押さえてやりとりしたりすれば、円滑にコミュニケーションを取ることができるはずです。
テレワークやその導入について、お悩みの方はぜひ大塚商会までお問い合わせください。
「働き方改革」の情報を無料で入手！ お勧めのセミナーなど
大塚商会では働き方改革を検討するお客様にさまざまな情報をお届けしています。ぜひご活用ください。
「働き方改革」に関するeラーニングを無料で受講する
働き方改革のeラーニングでは、働き方改革を進めるうえで知っておくべき知識やポイントを簡単に学ぶことができます。社員全員が働きやすい環境をつくり、全ての社員がその能力を十分に発揮できるような職場づくりを目指してはいかがでしょうか。
お客様マイページへログインすることで、自席のパソコンで働き方改革に関するeラーニングを無料で受講することができます。働き方改革を進めるうえで必要な知識の習得や社員教育にご活用ください。
「働き方改革」のセミナーに参加する
文書管理・電子契約・ペーパーレスクラウドERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化業務データの活用
建設業の業務効率を上げるために 労働環境改善のヒント 第4弾
～アンコール配信決定！ ご好評のセミナーコンテンツを一挙公開～- 東京都2021年12月 8日(水) 13:00～17:35
CAD（設計支援ツール）製品の導入・活用支援文書管理・電子契約・ペーパーレスコスト削減・売り上げ向上経営基盤強化・リスク対策
技術部門のデジタル化！ 取組企業が増えている業務改善・効率アップツールのご紹介
～ニューノーマル時代の幕開け、皆様へ新たな業務改善・効率アップツールをご案内します～- 東京都2021年12月 9日(木) 13:00～16:45
クラウド文書管理・電子契約・ペーパーレス情報共有・会議システム経営基盤強化・リスク対策社員育成・人材開発
まだ間に合う電子帳簿保存法対策に、労務管理の決定版、Microsoft 365、医療業界のお困りごと解決策まで大集合！
～大塚商会神奈川営業部オンラインセミナー＜12月＞～- 東京都2021年12月13日(月) 13:00～16:50
- 2021年12月14日(火) 13:00～16:50
- 2021年12月15日(水) 13:00～16:50
テレワーク推進の第一人者に学ぶ
働き方改革を進めるにあたって不可欠な「テレワーク」。働き方改革の悩みを解決する考え方やノウハウなどをテレワーク推進の第一人者として知られる「田澤 由利」氏にご紹介いただきます。
株式会社テレワークマネジメント
代表取締役 田澤 由利（たざわ ゆり）氏
大塚商会の関連サイトを見る
基幹アプリケーションを利用して、新たな働き方創造と生産性向上を実現します。
さまざまな提案資料、比較表、メーカーからの特別提供資料やセミナー配布資料などが無料で入手できます。
関連製品を無料でお試し
たよれーる どこでもワークプレイス
出先のモバイル端末から、社内のファイルサーバーなどへリモートアクセスし、外からどこでもお仕事できる環境をご用意します。外部端末側にはデータを残さないため高いセキュリティで利用できます。
LINE WORKS
国内8,000万人以上が利用するLINEの使いやすさと便利さはそのままに、企業でも安心して使える管理機能とセキュリティを備えたクラウドサービスです。
RemoteView（リモートビュー）
インターネットに接続できる環境があれば利用できる安価な企業向けリモートアクセスサービス。外出先から社内のPCに接続してファイルやシステムを操作することができます。
たよれーる どこでもキャビネット
大容量データの受け渡しを安全にできるサービス。社内や得意先とのファイル共有、プレゼン資料などを外出先に持ち出すときに便利なサービスです。
T-4OO（ティーフォーオーオー）
T-4OO（ティーフォーオーオー）は、医療・医学・医薬・化学・IT・法務など2,000の専門分野のドキュメントを「最大精度95%＝プロ翻訳者に匹敵する正確さ」で自動翻訳することができるクラウドサービスです。
製品のお試しに関しての詳細は下記よりご覧ください。
ナビゲーションメニュー