オフィス内や移動時間のカジュアルなコミュニケーションは、リフレッシュ効果があるだけでなく、人間関係の構築を円滑にします。
しかし、テレワークを導入すると、コミュニケーションを行う機会は減少します。
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テレワーク環境下でのコミュニケーションの注意点は？ すぐ分かる課題解決のポイント
テレワークを導入する際の大きな課題は、「職場内のコミュニケーションをいかに円滑に行うか」という点ではないでしょうか。
対面ではなく文字でのやりとりが多くなる環境下では、情報共有に関する不安が大きくなります。テレワークでコミュニケーションを円滑に進めるためには、コミュニケーションツールの活用が欠かせません。
この記事では、テレワークにおけるコミュニケーション不足の問題や、ネットワーク上でのコミュニケーションを円滑にする方法、ツールをご紹介します。テレワークの導入に悩んでいるという企業の方は、ぜひこの記事をご参考ください。
テレワーク中のコミュニケーションが不足しやすい理由
総務省の「テレワーク利用の課題」という調査では、テレワークの利用によって「他の従業員から孤立している感じがする」という回答が15.5%に上りました。実際にテレワークを利用している従業員にとって、コミュニケーション上の問題は軽視できないもののようです。
ここでは、テレワーク中にコミュニケーションが不足しやすい理由を幾つかまとめています。
テキストでのやりとりが中心となる
テレワーク中は、メールやチャットなど、テキストで業務に関するコミュニケーションを取ることが多いです。
そのため、テレワーク開始以前に口頭でのコミュニケーションを好んでいた企業では、急なテキストでのコミュニケーションに慣れないケースも多いでしょう。
テキストからは声色や表情といったニュアンスが読み取れないため、お互いが気を遣いながらやりとりする必要があり、過度の緊張感が生じることもあります。
口頭でコミュニケーションを取るためのハードルが高い
オフィスに集まって仕事をする場合と比べて、テレワーク中は会話のハードルが高くなっています。
例えば、少し口頭で確認したい事項が生じた場合でも、電話をかけたりWeb会議の時間を設定したりしてコミュニケーションを取らなくてはなりません。
対面で話せる環境であれば、準備もなしにほんの数分で済むことが、テレワークでは準備の手間と時間が増えるため、コミュニケーションがおっくうになってしまうのです。
コミュニケーションの内容が業務に関するものに偏ってしまう
テレワーク中は、従業員同士で気軽に会話をする機会が減ります。
そのため、必然的にコミュニケーションの内容が業務に関するものに偏っていきます。
結果として、従業員がお互いに人となりを理解するための時間が減り、連携が取りにくくなってしまいます。
会話や雑談の頻度を増やし、コミュニケーションを活性化させる必要がある
テレワークでは同じ環境に同僚や上司がいないため、オフィスに出社した際と比べて会話が減ってしまいます。
雑談をすることもなく黙々と仕事を続けなければならない環境では孤独を感じやすく、長期的に働くことを考えると精神的な負荷が大きくなってしまうでしょう。
例えば、国土交通省の「平成31年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査」においても、 「テレワーク（在宅勤務に限る）を実施してみて問題があったこと」として、「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった」に次いで多かったのが「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した」という回答でした。
参考
国土交通省「平成31年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査」（国土交通省のPDFが開きます）
テレワークは、ただオフィスに出勤しなくなるだけでなく、外出する頻度が減ることで全体的に人と接する機会が減ってしまいます。また、必要最低限の文字だけのコミュニケーションが中心になってしまうと、社内間の連携も取りにくくなり、言葉の意味を取り違えて誤解が生まれてしまうということにもつながりかねません。
このような精神的負荷を取り除くためには、オフィス勤務時よりもコミュニケーションを取ることを意識し、会話する時間をつくることが重要です。また、情報格差が生まれないよう、従業員全員が同じプラットフォームを導入し、効果的に使えるように周知することをおすすめします。
テレワーク環境下でのコミュニケーション対策
テレワーク環境下でのコミュニケーションを円滑に進めるためには意図的に会話することが必要だと理解していても、「具体的にどうすれば良いのか分からない」と悩まれている方もいるのではないでしょうか。
テレワークでは、コミュニケーションがオンラインになるため、ツールの活用が必要不可欠です。
ここからは、テレワークを導入する際に役立つおすすめのコミュニケーションツールをご紹介します。
テレワークに活用できるITツール・ソフトを種類別に紹介。代表的ツールの特長・メリット
テレワークに活用できるツールの種類
テレワークに活用できるコミュニケーションツールには、大きく分けてビジネスチャット・Web会議システム・グループウェアの三つがあります。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、ビジネスで利用されることを想定したチャットツールです。メールよりも送信やレスポンスの即時性が高く、チーム内での情報共有に適しています。
スマートフォンやタブレットなどさまざまな端末からアクセスできるうえに、暗号化などセキュリティ対策も充実しているため、安心してやりとりできます。
Web会議システム
「リモート会議」と呼ばれるシステムの一つで、インターネットを通じて動画や音声、資料の共有を行います。
パソコンやスマートフォンに搭載されているカメラやマイクを利用することもできるため、導入するハードルが低く、手軽に環境を構築できる点がメリットです。
グループウェア
グループウェアは、インターネットを介して情報共有やコミュニケーションを行い、業務効率を改善させるツールのことを指します。ドキュメント共有やスケジュール管理、電子決裁機能やBBS機能などが代表的な機能例です。
バーチャルオフィス
仮想空間上に擬似的なオフィスを構築、そこに出社するという形式を取るツールです。
実際のオフィスのように周囲で業務を行う社員たちが可視化されます。
誰が何をしているのかが分かりやすく、コミュニケーションを取りやすいのが特長です。
テレワークにおすすめのコミュニケーションツール
続いて、具体的なおすすめのコミュニケーションツールをご紹介します。
Microsoft Teams
Microsoftのビジネスチャットツールです。Microsoft ExcelやMicrosoft PowerPointなどと連携することができ、チャット機能だけでなくWeb会議のシステムも備えていることが特長です。
さらに、800種類以上のアプリケーションをMicrosoft Teamsと連携させることができます。
Microsoft Teamsの詳細は以下をご覧ください。
LINE WORKS
「ビジネス版のLINE」という位置付けで、ユーザーインターフェイス（UI）などの使用感も「LINE」のアプリケーションを踏襲しているビジネスチャットツールです。
チャット機能に加え、掲示板、スケジュールカレンダー、アンケート機能などグループウェアとして利用することも可能です。また、国際認証を取得しているためセキュリティ対策も十分です。
LINE WORKSの詳細は以下をご覧ください。
サイボウズ Garoon（ガルーン）
サイボウズが提供しているグループウェアです。日英中の３カ国語に対応しており、海外拠点とのコミュニケーションにも最適です。インターフェイスもポータルに必要な情報が全て集約されており、直感的に操作することができるため効率良く情報共有が図れます。
サイボウズ ガルーンの詳細は、以下をご覧ください。
テレワーク時のコミュニケーションを円滑にするための工夫
コミュニケーションツールを導入するだけでは、コミュニケーション不足は根本的には解決しません。働く姿が相手に見えないからこそ、工夫してやりとりを行うことが重要になります。
チャットの確認は小まめに行う
チャットツールは、メールよりも気軽にレスポンスできるというメリットがあります。それだけに、メール感覚で時折確認する程度だとチャットログが流れてしまうので、小まめなチェックが大切です。
また、素早い反応を返すことでチーム内の情報共有のスピードも速まり、お互いの安心にもつながるでしょう。
スケジュールを積極的に共有する
テレワークの環境下は、メンバーのスケジュールを把握しづらくなることがネックです。そこで、コミュニケーションツールのスケジュール、カレンダー機能などを利用して積極的にスケジュールの共有を行いましょう。
予定がありレスポンスを返せない時間があることを周囲が把握できるだけで、コミュニケーションが円滑になります。
仕事の成果を小まめに報告する
仕事の進捗内容を小まめに伝えることも重要です。たとえ予定していた段階まで達していなくても、「どこまで終えていて、どこまで進んだのか」を明確にできれば、チームとしても今後の予定を立てやすくなります。
進捗に関する問題点も、対面で話す機会が少ないからこそ、これまで以上に積極的に共有するようにしましょう。
Web会議はお互いの顔が見えるように行う
Web会議を行うときは、なるべくお互いが見えるようにWebカメラを使って実施しましょう。
顔をそろえて会議をすることで、みんなで仕事をしているという一体感が生まれ、孤独感も感じにくくなります。
テレワークの導入に関するご相談は大塚商会へ
従業員それぞれが異なる環境で業務を進めなければならないテレワークは、対面よりもコミュニケーションが難しいと感じてしまうかもしれません。
しかし、これまで紹介したような有効なコミュニケーションツールを導入したり、顔が見えないことを意識しコツを押さえてやりとりしたりすれば、円滑にコミュニケーションを取ることができるはずです。
テレワークやその導入について、お悩みの方はぜひ大塚商会までお問い合わせください。
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