テレワーク環境下でのコミュニケーションの課題は？ 原因や課題解決のポイント

テレワーク時のコミュニケーション課題

前述の総務省の調査に加え、例えば国土交通省の「平成31年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査」においても、　「テレワーク（在宅勤務に限る）を実施してみて問題があったこと」として、「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった」に次いで多かったのが「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した」という回答でした。

テレワークは、ただオフィスに出勤しなくなるだけでなく、外出する頻度が減ることで全体的に人と接する機会が減ってしまいます。また、必要最低限の文字だけのコミュニケーションが中心になってしまうと、社内間の連携も取りにくくなり、言葉の意味を取り違えて誤解が生まれてしまうということにもつながりかねません。

さらに、従業員同士が目の届かないところで働いていることもあり、「今何をしているのか」「どの程度進んでいるのか」といった業務進捗（しんちょく）の把握が難しくなります。

参考
国土交通省「平成31年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査」

会話や雑談の頻度を増やし、コミュニケーションを活性化させる

テレワークでは同じ環境に同僚や上司がいないため、オフィスに出社した際と比べて会話が減ってしまいます。

雑談をすることもなく黙々と仕事を続けなければならない環境では孤独を感じやすく、長期的に働くことを考えると精神的な負荷が大きくなってしまうでしょう。

このような精神的負荷を取り除くためには、オフィス勤務時よりもコミュニケーションを取ることを意識し、会話する時間をつくることが重要です。また、情報格差が生まれないよう、従業員全員が同じプラットフォームを導入し、効果的に使えるように周知することをおすすめします。

テレワークに活用できるツールの種類

テレワークに活用できるコミュニケーションツールには、大きく分けてビジネスチャット・Web会議システム・グループウェアの三つがあります。

テレワークにおすすめのコミュニケーションツール

続いて、具体的なおすすめのコミュニケーションツールをご紹介します。

チャットの確認は小まめに行う

チャットツールは、メールよりも気軽にレスポンスできるというメリットがあります。それだけに、メール感覚で時折確認する程度だとチャットログが流れてしまうので、小まめなチェックが大切です。

また、素早い反応を返すことでチーム内の情報共有のスピードも速まり、お互いの安心にもつながるでしょう。

スケジュールを積極的に共有する

テレワークの環境下は、メンバーのスケジュールを把握しづらくなることがネックです。そこで、コミュニケーションツールのスケジュール、カレンダー機能などを利用して積極的にスケジュールの共有を行いましょう。

予定がありレスポンスを返せない時間があることを周囲が把握できるだけで、コミュニケーションが円滑になります。

仕事の成果を小まめに報告する

仕事の進捗内容を小まめに伝えることも重要です。たとえ予定していた段階まで達していなくても、「どこまで終えていて、どこまで進んだのか」を明確にできれば、チームとしても今後の予定を立てやすくなります。

進捗に関する問題点も、対面で話す機会が少ないからこそ、これまで以上に積極的に共有するようにしましょう。

Web会議はお互いの顔が見えるように行う

Web会議を行うときは、なるべくお互いが見えるようにWebカメラを使って実施しましょう。

顔をそろえて会議をすることで、みんなで仕事をしているという一体感が生まれ、孤独感も感じにくくなります。

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