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テレワーク導入後の課題や問題が生じる理由とは? 三つの解決策と、導入に役立つツールを紹介

政府の「働き方改革」で推進されてきたテレワークは、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止対策としても重要視されてきました。

既に導入している企業もある一方で、テレワークという新しい働き方について、どのような課題や問題点があるのかを把握しきれておらず、導入に二の足を踏んでいる企業の方も多いのではないでしょうか。

例えば、直接コミュニケーションが取れないために従業員の仕事を適正に評価できなかったり、自宅にこもって仕事をするためにストレスがたまったりなど、起こり得る問題を想定せずに導入してしまうと、従業員のモチベーションや生産性の低下にもつながりかねません。

この記事では、テレワーク導入後の課題や問題点を明らかにし、その解決方法をご紹介します。しっかりと準備して導入すれば、従業員にとっては働きやすい環境となり、企業にとっては生産性を向上させられる良い機会となるはずです。

テレワークに関する総務省の調査データ

テレワークとは、会社から離れて、自宅で在宅ワークを行ったり、外出先や移動中にモバイル機器を使用して仕事をしたり、サテライトオフィスで仕事をしたりする働き方のことを指します。

総務省によれば、2020年4月の緊急事態宣言発出前には13.2%だったテレワーク実施率は、2021年3月には38.4%にまで増加しています。また、「新型コロナウイルス感染症収束後もテレワークを行いたい」、もしくは「どちらかといえば行いたい」と答えた人は合計で6割以上となっており、今後もテレワーク実施率は増加していくことでしょう。

総務省令和3年版 情報通信白書|テレワークの実施状況(総務省のWebサイトが開きます)

テレワーク導入後に想定される課題・問題点

テレワークの実施は企業活動において重要な検討事項となっていますが、導入に失敗してしまうとかえって生産性を落とすことにもなります。

そこで、テレワークの導入に失敗しないために、ここでは導入後に想定される課題と問題点についてご説明します。

業務遂行の課題

従業員がそれぞれ離れた場所で業務を行う場合、労務管理が困難になります。

具体的には、以下のような問題が想定されます。

  • 何時に業務を開始して何時に終了したかがはっきりしない
  • 自己管理が難しいため、仕事の手を抜いたり、逆に働きすぎたりする従業員が出てくる
  • おのおのの業務の進捗(しんちょく)状況を把握しづらい
  • 従業員を評価する基準が労働時間と仕事の成果だけになりがちである
  • コミュニケーションが取りづらいためチームワークに支障を来す

物理的な距離が離れてしまうため、互いの姿が見えない、コミュニケーションが取れないことから生じる課題が中心となります。

これらは、コミュニケーションツールや勤怠管理システムを利用すること、業務にのっとったルールを作ることで対策可能です。

セキュリティ対策の課題

テレワークには、社外へ情報機器を持ち出すリスクや、インターネット経由の多種多様な脅威にさらされるリスクがあります。

具体的には、情報機器の紛失や盗難、マルウェア、不正アクセス、そのほか社外での作業ののぞき見や盗聴などです。
問題を起こさないためには、事前にセキュリティ対策をしっかりと施す必要があります。

ストレスマネジメントの課題

テレワークを続けることによって、従業員にはさまざまなストレスがかかります。

例えば、自宅と勤務環境が同じであることから公私の境目があいまいになること、運動不足による体調の変化、一人で仕事をする孤独感などです。

実際に会って顔色を確かめることができない分、ビジネスチャットやWeb会議のツールを利用してコミュニケーションを密にするなどの対策が必要です。

組織整備の課題

テレワークを導入するためには、事前の準備が必要となります。

テレワーク用の設備を整えたり、備品を購入したりすることも重要ではありますが、テレワーク下で業務を機能させるための組織整備が求められます。

企業によっては社員全員をテレワークにすることが難しいため、社員間での不公平感が生まれ、それが組織内に余計なストレスを発生させることにもつながりかねません。

また、就業規則との兼ね合いもあり、管理職がトップダウンで導入を推進しきれないという課題を抱えやすいようです。

維持費用・コストの課題

テレワーク導入時には、主に環境を整えるためのコストがかかりますが、導入後にもその環境を維持するためのコストがかかります。

例えば、クラウドの運用やコミュニケーションツールなどのソフトウェア、従業員のインターネット環境整備や通信のセキュリティ対策などのための費用です。

ただし、導入後にはオフィススペースの縮小により固定費が大幅減少したり、社内資料の共有や決裁事項などをオンラインにすることにより生産性が向上したりすることで、短い期間でコストを回収できるケースが多いようです。

テレワークが抱える問題点やデメリットは? ツールを使った解決策や対処法を紹介

テレワークの課題や問題点を解消する方法

テレワークの導入には少なからず課題が存在する一方で、ポイントを押さえておけば対策が可能です。

主な対策方法は、「運用ルールの策定」「コミュニケーションの強化」「ツールの導入」の三つです。一つずつポイントを確認していきましょう。

テレワークの運用ルール・業務フローを設計し、運用する

新型コロナウイルス感染症への対策として、必要に迫られてテレワークの導入に踏み切った企業の方も多いのではないでしょうか。

しかし、本来は導入に当たって、企業の業種や職種によってどのような形でテレワークを導入すべきかをよく検討しなければなりません。

具体的には、まずテレワークに移行できる業務とできない業務を洗い出し、現状を見てどのようにテレワークを取り入れたら良いかを検討します。そのうえで、運用ルールを定めていくのです。

ルールの内容には、以下のようなものがあります。

  • 対象となる業務や従業員
  • 在宅勤務の場合の就業場所
  • テレワークの頻度や申請方法
  • 労働時間、および始業、終業の連絡方法
  • 労災の扱い
  • 情報の持ち出しやパソコンの持ち出しなど情報セキュリティに関するもの
  • テレワーク時の費用負担(光熱費など)
  • 情報機器の不具合や通信の不具合が起こったときの連絡先
  • 災害時の行動や緊急時などの連絡方法
  • 人事評価の方法
  • 健康管理に関するもの(時間外の勤務やストレスなど)
  • 回覧物や定期会議の実施方法

コミュニケーションの頻度と質を上げる

テレワークでは、「Zoom」「Microsoft Teams」などのコミュニケーションツールにより従業員同士のコミュニケーションを取ることになります。

オフィスでは同僚と休憩時間に雑談をすることもありますが、テレワークではそのような機会がなく、ストレスがたまりやすくなります。

そのため、ビジネス以外でもチャットやWeb会議ツールを活用し、コミュニケーションの頻度を高めると同時に、ラフなコミュニケーションを併用できるようにする工夫があると良いでしょう。

テレワーク環境下でのコミュニケーションの注意点は? すぐわかる課題解決のポイント

実行をサポートするツールを導入する

テレワークの導入に当たっては、その実施をサポートする便利なツールが多く開発されています。自社に合ったツールを導入することで、スムーズな運用が行えます。

例えば、勤務時間の管理には、クラウドを利用した勤怠管理システムを導入することで、テレワーク環境下でも管理がしやすくなります。可能であれば、給与システムに結び付いているものを利用できるとより望ましいです。

また、業務の進捗管理や作業状況の把握については、スケジュール管理やタスク管理のツールがあります。作業中のPC画面を共有できるツールもあるため、必要に応じて利用しましょう。

情報共有に関しても、ツールを利用すれば関係者全員が同じ情報に同時にアクセスすることができます。スムーズに情報を共有できれば、共有時の手間が減り、生産性を落とさずに済みます。

助成金を活用する

テレワーク導入にかかるコストの問題は、助成金や補助金を活用することで軽減できます。

厚生労働省では、これまで、「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」や「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」などの制度を設けてきました。

現在、この二つの助成金制度は終了していますが、2020年より新たに「働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース)」の交付が始まりました。

この助成金の対象は、募集期間内にテレワークを実施した中小企業です。テレワーク用通信機器の導入・運用と、就労規則・労使協定の作成や変更にかかった費用の2分の1(上限100万円)を支給するというものです。2021年の1月末に第3次の募集が終了しましたが、コロナ禍が長期化していることから、今後も追加募集を行う可能性があります。

また、経済産業省の「IT導入補助金」や、都道府県でもテレワークに関する相談受け付けや補助、助成を行っている場合があります。

テレワークを導入する効果・メリット

テレワークの導入を検討するに当たっては、課題や問題点のみではなく、導入することで得られる効果やメリットもあわせて考慮する必要があります。

ここでは、主なテレワークの導入効果とメリットを三つご紹介します。

従業員の定着・確保に貢献する

テレワークにより従業員の在宅勤務が実現すると、従業員のワークライフバランスが向上します。
その結果、その企業で働くメリットが大きくなり、離職率が低下する効果が見込めます。

また、導入前は通勤圏内の範囲でしかできなかった人材採用が、通勤圏外からもできるようになり、企業の採用力が向上します。

業務コストを削減できる

テレワークを導入することで、従業員が業務を行うために必要なスペースが減るため、オフィスをコンパクトにすることができ、コストカットが実現できます。

また、テレワークでは原則仕事に関する情報を紙の書類ではなく、電子データでやりとりすることとなります。

そのため、書類の印刷コストや保管スペースが削減でき、さらなるコストカットが期待できます。

災害対策(BCP対策)につながる

BCPとは事業継続計画のことで、自然災害や事故などの緊急事態が発生した際に、事業を復旧し継続するための計画を指します。

万が一の緊急事態が起きた際、従業員が通勤できなくなり、業務が止まってしまう可能性もあります。

テレワークを導入することで在宅勤務によって業務を継続でき、企業間取引を安定して行うことができます。企業の価値を高め、安定性を確保する手段として、BCP対策の重要性が見直されています。

テレワークの課題解消に役立つ代表的ツール

テレワークのさまざまな課題を解消し、スムーズに運用するために欠かせないのがツールの導入です。

ここでは、その中でも汎用(はんよう)性の高いツールをご紹介します。

Web会議ツール

ここまで、テレワークの導入によって生じる課題として、コミュニケーション不足について何度か触れてきました。情報伝達やコミュニケーションがうまくいかないと、作業効率が落ち生産性が低下してしまう場合があります。

従業員同士が手軽にコミュニケーションを取ることのできるツールとして、多くの企業でWeb会議ツールが使われています。Web会議ツールは、パソコンやモバイル端末で映像や音声をやりとりできるツールです。

複数人数で同時に映像を見ながら会話したり、資料や画面を共有したりすることができます。インターネット通信を利用するため、テレビ会議のような大掛かりな機材も必要なく、簡単に導入することが可能です。

例えば、Web会議の代表的なツールには「Zoom」があります。

無料プランでは会議の参加人数や会議時間に制限がありますが、有料プランを利用することでその制限がなくなり、会議をクラウドに録画したり、自動で文字起こししたりすることも可能となります。今やWeb会議ツールのシェア35%を誇る代表的なツールです。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、テレワーク中の従業員の就業日数や勤務時間、残業時間などを記録するほか、在席しているかどうかを把握したり、GPSの位置情報を利用して営業履歴を記録したりすることができます。また、給与計算ソフトと連携できる機能付きのものもあります。

勤怠管理ツールの代表的なものに「勤次郎」あります。勤次郎はクラウド型の勤怠管理システムで、勤怠システムや給与システムなどから構成されています。
勤次郎Smartや勤次郎EnterPrise、勤次郎Liteなど、1アカウントあたり200円から400円ほどで導入可能です。

グループウェアツール

グループウェアツールとは、Web会議ツールやビジネスチャットツール、勤怠管理ツールなど、テレワークに必要な複数の機能を一つに統合したものです。それぞれの機能が連携され運用ルールが統一化されているため、スムーズな導入が見込めます。

グループウェアの代表的なものには、大塚商会の「たよれーるOffice 365」があります。これは、Microsoft社の企業向けクラウドサービス「Office 365」に日本企業向けのサービス&サポートがセットになった大塚商会独自のパッケージです。

Office 365は、文書作成などに使用するOfficeをはじめ、メールやスケジュール管理を行うExchange Online、情報共有や文書管理を行うSharePoint Online、在席確認やWeb会議、ビジネスチャット、画面共有の機能を持ったMicrosoft Teamsのグループウェアです。

これに日本企業向けの導入支援やサポートのサービスがセットになっており、安心して利用できます。

テレワーク導入のご相談は大塚商会へ

この記事ではテレワーク導入後の課題と問題点、その解決法についてご説明しました。テレワークに関する課題や問題点を解決するために、昨今はさまざまなツールが開発されています。

各種ツールを適切に導入し利用すれば、テレワーク導入前と変わらずスムーズに業務を進められます。

また、テレワークを導入するに当たっては、取引書類の電子化やペーパーレス化もあわせて検討しなくてはなりません。複合的な観点を持ち、テレワークの導入を進めていきましょう。

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