テレワークで勤怠管理を行うツールとして、メールやアプリ、エクセル、管理システムなどが挙げられます。ここでは、それぞれの特長や選ぶ際のポイントについてご紹介します。
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テレワーク下での勤怠管理方法は？ おすすめの勤怠管理方法とシステムをご紹介
「働き方改革」で推進されているテレワークは、新型コロナウイルス感染症対策の手段の一つとなっています。
テレワークを行ううえで大切なのは、勤怠管理の方法です。勤怠管理を怠ったことにより、業務に混乱を招いたり、生産性の低下やミスにつながったりすることも少なくありません。このようなトラブルに対して、解決方法を探している企業や個人事業主の方も多いのではないでしょうか。
テレワークの導入を考えている方、既に導入している方も、勤怠管理を実施するうえで必要な準備ができているか、ぜひこの機会に見直してみましょう。
この記事では、テレワークにおける勤怠管理方法やそのためのツール、システムのほかに勤怠管理における課題や解決事例についてご紹介します。この記事を参考に、勤怠管理システムの必要性や選び方に関する知識を深めてください。
テレワークにおける課題
厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、使用者が感じている課題として「情報セキュリティの確保」「進捗（しんちょく）状況などの管理が難しい」などが挙げられ、中でも一番多かったのは「労働時間の管理が難しい」でした。
具体的には始業・終業時刻が自己申告制になるため、さぼる従業員やサービス残業を行ってしまう従業員に使用者が気付きづらくなります。
また私用で業務からいったん離れる、いわゆる「中抜け時間」に関しても従業員の自己申告に頼ることとなり、モラルが問われます。
テレワークにおける勤怠管理方法
勤怠管理の前提として、労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間である、ということを理解しておかなければなりません。使用者からの明確な指示または指示ありと認められる「黙示の指示」により、従業員が業務に従事する時間は労働時間に該当します。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において、労働時間に関しては「使用者が自ら確認・記録すること」、また「タイムカードやICカード等の客観的な記録によって確認・記録すること」を原則として定めています。
厚生労働省 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省のWebサイトが開きます）
使用者が自ら確認・記録でき、客観的な記録に当たるものは、具体的には以下のような方法が挙げられます。
- 始業と終業時にメールや電話にて報告する
- 自社内管理システムを活用する
- クラウド型システムを導入する
なお、適正な自己申告を行うよう説明を行うなど必要な措置を講じたうえであれば「従業員の自己申告制による方法（エクセルなど）」も認められています。
当然ですが、使用者は、労働時間数を故意に過少に申告させるなど、従業員の適正な自己申告を阻害してはなりません。同様に、従業員が慣習的に労働時間を過少に申告していないかについても確認することが重要です。
テレワークで勤怠管理を行うツール
メール
メールや電話による勤怠管理は多くの企業が取り入れている簡便な方法です。
テレワークの従業員が、始業前と終業後の計2回、直属の上司などの労務管理担当者へ勤怠報告のメールを送信します。テレワークの導入自体に慣れていない企業や導入コストを抑えたい企業に適しているでしょう。
ただし、毎回メールを確認しなければならないため、管理をする側の業務が煩雑になる点や、コミュニケーションコストが生まれる点がデメリットとなります。また、終業時間も労働者によって異なるため、労務管理担当者は、何時まで会社で報告を待てばよいか判断が難しい場合もあります。
メールや電話による勤怠報告は、気軽に取り入れられて導入コストを抑えられる反面、管理担当者のことを考慮すると効率が悪くなりがちな勤怠管理方法だといえるでしょう。
アプリ
チャットアプリを業務に活用する企業は、近年増加傾向にあります。ログインなどが自動的に記録されるため、手軽に勤怠管理できる点が活用されている理由の一つです。
また、チャットアプリのアクティビティログにおける始業時刻や終業時刻の取得、労働時間の計算機能などを活用すると、さらに効率よく勤怠を管理することができます。
チャットアプリには以下のようなものがあります。
Microsoft Teams
日本マイクロソフト株式会社が提供するチャットツールで、業務に必要なあらゆるリソースとつながっています。個別メッセージやグループチャットなどのチャット機能以外にも、ビデオ会議や通話、画面・ファイルの共有、ワークフローも統合することが可能です。
LINE WORKS
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するチャットツール「LINE」のビジネス版です。LINEと同じ使い勝手で、ノートや予定、ファイルなどを共有できます。また、業務支援や労務管理、顧客管理ツールなどあらゆる外部ツールとの連携も可能です。Botを活用すれば、勤怠管理や申請、日報の作成などがLINE WORKS一つで完了します。
エクセル
エクセルやスプレッドシートなどで勤怠を管理すれば、簡単に情報を共有することができます。ただし、従業員に勤怠管理を任せることから、虚偽の時刻を申請されるリスクもあります。不正を防止するためには、毎日手作業で適正な打刻が行われているかどうか、チェックしなければなりません。
エクセルによる勤怠管理を行う場合、シート自体を自作することもできますが、効率や機能性を考慮すると無料テンプレートをダウンロードした方がよいでしょう。自動的に勤務時間を計算できるように設定されているものや、数値を入力するだけで勤怠管理できるものなど種類が豊富なため、自社に合うものを選択できます。
管理システム
勤怠管理を最も効率よく行う方法は、勤怠管理システムを導入することでしょう。勤怠管理システムとは、出退勤の記録以外にも、休暇の申請・承認・取得記録やシフト管理など、勤怠管理に関するあらゆる業務をサポートするシステムのことを指します。勤務時間を一元管理できることから、労務にかかるコストを最適化できます。
勤怠管理システムの特長として、勤務時間の記録が正確であることや、多様な打刻方法により不正を防止しやすいこと、作業状況や労働時間が簡単に確認でき管理しやすいことなどが挙げられます。給与システムなど関連システムと連携できるところも強みです。
また、勤怠管理システムは、PCやスマートフォンなどのデバイスを問わず利用できたり、サポート体制が十分に備わっていたりと、使用者の負担も削減され、トラブル発生時やセキュリティ面も安心して使用できます。有給休暇等の各種申請・承認機能がある場合は、ペーパーレス化にもつながります。
勤怠管理システムを導入する際は、自社に合うシステムを選ぶことが重要です。システムが自社に合っていないと、かえって業務が煩雑になるかもしれません。また、従業員が使いやすい打刻方法や機能性であることも大切です。打刻忘れなどを防ぐためにも、従業員の就労場所や勤務スタイルを考慮した勤怠管理システムを選びましょう。
テレワークに適した勤怠管理システムを選ぶポイント
勤怠管理システムを選定するうえでは、幾つかポイントがあります。
自社の組織に適したシステムを導入するために、以下の三つのポイントを押さえましょう。
勤務時間を適切に管理できること
まずは勤務時間を正しく、漏れなく管理できることが大切です。
従業員や管理者にとっての使いやすさはもちろんのこと、集計や締めの処理も無理なくできることが重要となります。
フレックスタイム制や裁量労働制を採用している場合であっても、問題なく管理できるシステムを選びましょう。
コストが自社の運用方法と見合ったものであること
勤怠管理システムは一度導入するとしばらく利用するものであるため、ランニングコストを考慮しなくてはなりません。
しかし、表面上のランニングコストの高低だけを考慮し、機能面を考慮せずにシステムを導入すると、かえって勤怠管理の工数がかかってしまうこともあります。
システムの利用料は、機能やサポート体制の有無によって異なります。自社の勤怠管理の体制にとってベストなコストのシステムを導入しましょう。
サポート体制が充実していること
サービスとしての使いやすさと同様に重要なのが、サポート体制の充実度です。
社員がITシステムの使用に慣れていない場合、導入した部署で社員を個別にフォローしなくてはならないケースも存在します。
そのようなときに、いかに運用サポートを頼れるかが導入後のストレスを軽減することにつながります。
コストや見た目の使いやすさだけでなく、導入後の運用まで想定してシステムを選定しましょう。
おすすめの勤怠管理システム
テレワークは従業員が比較的自由に働ける反面、管理の目が行き届きません。そのため、勤怠管理の重要度はより増します。
具体的には、勤怠管理によって労働時間を適正に管理し、生産性が低下していないか、働きすぎていないかなどを確認する必要があります。
前述のとおり、テレワークの勤怠管理には幾つかの方法がありますが、少ない労力での正確な勤務時間の記録や不正打刻を防止できる勤怠管理システムは、多くの企業が導入を検討・実践しています。
大塚商会では多彩な勤怠管理システムを展開しています。生活が不規則になる、運動不足になるなど健康へのさまざまな影響が懸念されるテレワークにおいて、健康経営・健康管理支援が行える製品もご提供しています。
SMILE V 人事給与 勤怠管理テンプレート
出退勤に限らず、勤務日数や勤務時間などをデータ化し、従業員の勤怠状況を効率よく把握できるシステムです。ICカードで打刻したデータを自動で取り込み、打刻漏れやミスの確認・修正も可能です。また、各種アラートで36協定順守を、休暇残数管理機能で休暇の取得促進をサポートします。さらに、打刻データの自動集計で給与計算業務の効率向上が図れます。
勤怠管理システム 勤次郎Enterprise
多様化する雇用・勤務・賃金形態に幅広く対応し、煩雑な勤怠情報を自動計算する勤怠管理システムです。勤怠データの一元管理により、リアルタイムの労働状況の把握を実現します。
また、予定と実績を比較してスケジュール作成ができ、適正な人員配置で労務コストを低減することが可能です。未然に過重労働を防ぐためのアラームチェックも備わっています。さらに、人・時間・賃金のシミュレーションによるデータ分析によって生産性の向上も図れます。
クラウド型勤怠管理システム 勤次郎Smart
「勤次郎」シリーズの機能をシンプルに絞ったスターターモデルです。クラウド版のため、インターネットがあればすぐに使うことができ、初期費用がかかりません。
初めてでも分かりやすいマニュアルとコールセンターが用意されているので、安心して始められます。また、企業の成長に合わせて段階的にシステム導入ができ、データの引き継ぎも可能です。
勤怠管理システム TimePro-XG 就業
給与計算のための基礎データ作成や休暇管理、各種勤務表の作成、長時間労働抑止、効率のよい人員配置などに最適な勤怠管理システムです。OSM ICカードや紙タイムカード、生体認証、Web、携帯電話・スマートフォンなど多彩な打刻入力方法があります。
また、シフトスケジュール管理や変形労働制などさまざまな勤務形態に柔軟に対応可能です。集計した結果は各種帳票にて確認できるため、長時間労働を防ぎ、ワークライフバランスの向上を促進できます。
クラウド型 勤怠管理システム 勤革時
クラウド型のため、最新の勤怠状況をリアルタイムに集計・確認し、直行直帰の従業員勤怠も正確に管理できるシステムです。インターネットがあればPCやスマートフォンなどあらゆるデバイスから利用可能で、複雑なシフト管理にも対応しています。
定期的な無償バージョンアップや24時間365日のセキュリティ対策を行っているので、安心して利用できるでしょう。
シフト勤務自動スケジューラ 快決！シフト君
あらゆる業種のシフト表を効率よく作成できます。シフト表との連動で各種提出書類・帳票や常勤換算表などを出力可能です。作成したシフト表を勤怠管理システム「勤次郎」へ連携すれば、手入力の手間や入力ミスの低減を図れます。
健康経営・健康管理支援 勤次郎Enterprise ヘルス×ライフ
心身・働き方・生活データを一元化・分析し、的確な健康増進施策を実践できます。また、生産性低下による損失コストの可視化によって健康経営の取り組み方針を明確化し、生産性向上と業績向上の双方を実現します。従業員の健康増進を重視することによって、従業員の満足度向上や企業イメージの向上、医療費の抑制も期待できるでしょう。
健康管理の実務に全面対応 ストレスチェック実務安心パック
メンタルヘルス対策・健康管理をワンストップで実現するために、自社の業務で使える規定・書式をパッケージ化したものです。
セット内容は以下のとおりです。
- ストレスチェック・メンタルヘルス対策 実務の手引き書
- 関連規定・必要な書式一式 約65種のひな形データ
- 衛生委員会コンテンツカード
- 実務担当者、従業員、管理職向け解説用DVD
- 産・学・医の専門家によるDVD・資料セット
テレワークの勤怠管理における課題や解決事例の紹介
ここでは、テレワークの際に実際にあった勤怠管理での課題と、システム導入によってどのように解決したかの事例を二つご紹介します。
＜A社＞
多職種・多勤務体系の職員の勤怠管理の効率向上、システム整備・管理における不安の解消、給与明細発行・配布における手間の軽減などが課題でした。
そこで、勤怠管理システム「勤次郎Enterprise」を導入したところ、全従業員の勤怠情報を一元管理できるようになりました。また、給与明細の印刷や配布などの業務が不要になり、自社システムのメンテナンスに関する不安も解消されたということです。
＜B社＞
B社は、タイムカードの情報をエクセルに手入力し、自動計算を行うという方法で給与計算を行っていました。そのため、給与支払いサイトの期日に間に合わせるため苦労していたそうです。
そこで、勤怠管理のデータを「SMILE V 人事給与」に取り込み、給与計算まで一括で行うことで効率向上を図りました。導入後は、2日がかりで間に合わせていた作業が4時間で終わるようになり、入力ミスを回避するための確認作業も必要なくなったということです。
テレワーク導入に関するお問い合わせは大塚商会へ
今回は、テレワークで適正な勤怠管理をするためには勤怠管理システムの活用が適していることや、テレワークでおすすめの勤怠管理システムについてご紹介しました。
勤怠管理システムは、出退勤の記録だけでなく、休暇の申請・承認・取得記録やシフト管理なども行えるため、導入することで生産性の向上に貢献することでしょう。
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