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テレワーク導入のメリット・デメリットは? 成功のコツや役立つツールをご紹介

働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響によって、テレワークは身近な働き方に変わりつつあります。オフィスやワーキングスペースなどといった決められた場所に通う必要がなく、場所を選ばずに働くことができるテレワークは、インターネット環境が発達している現代社会だからこそできる働き方といえるでしょう。

とはいえ、テレワーク導入に必要なシステムを構築するためにはある程度のコストがかかります。また、従来の働き方を変えることに前向きではない企業も多く、日本ではテレワーク導入が一般的になったとはまだいえません。

そこで今回は、企業側と従業員側それぞれのテレワークによる働き方のメリット・デメリットを提示したうえで、デメリットとなり得る要因を解消するためのコツやお役立ちツールなどをご紹介します。この記事を参考にテレワークのポイントを押さえて、ぜひスムーズな導入を実現してください。

テレワークとは

テレワークは、「情報通信技術(ICT)を活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のこと」と定義されています。

2018年に可決され、2019年から順次施行されている「働き方改革関連法案」は、働く人々が柔軟な働き方を選択できる社会を目指して作られた法律であり、これまでの働き方を見直すターニングポイントとなりました。

また、2020年に入り新型コロナウイルス感染症が流行すると「新しい生活様式」が広まり、現在では感染拡大防止の対策案としても、テレワークが注目を集めるようになっています。

テレワークを大別すると、主に自宅で業務を進める「在宅勤務」、これまでの企業の本拠地(オフィス)以外の場所で働く「サテライトオフィス」、移動中や出張先などで働く「モバイルワーク」の3種類に分けられます。

企業側のテレワークのメリット・デメリットは? 人材確保やコスト削減に効果あり

テレワークの導入が国を挙げて推進されている一方で、「導入は慎重に検討したい」と考えている企業の方は多いのではないでしょうか。

ここからは、テレワークの特徴をメリット・デメリットの双方から見ていきます。

企業のメリット

従業員の確保・定着

「働く場所に左右されない」というテレワークの働き方は、人材確保や定着(離職の回避)につながります。

例えばこれまでは、オフィス勤務で働いていた従業員が、子育てや介護などを理由に離職するというケースは珍しいことではありませんでした。

しかし、働く場所の選択肢が増えるテレワークが用意されていれば、仕事との両立が可能になる場合もあります。単純にワークライフバランスが向上するだけでなく、人材獲得の間口を広げ、流出を防ぐきっかけとなるのです。

コスト削減

これまでは従業員がオフィスへと通勤し、勤務することが通常でした。

一方でテレワークでは、勤務場所がオフィスだけではなくなるため、結果として従業員の通勤費が削減されたり、オフィスの縮小に伴って賃料などをカットしたりすることが可能となります。

既に全従業員のテレワーク実施を発表し、オフィスをなくすことを公表している企業もあります。

企業のデメリット

勤怠管理の複雑化

従業員がオフィス以外の場所で働くことになるため、テレワーク導入前と同じ勤怠管理方法だと、出勤・退勤報告を見逃してしまったり、長時間労働を是正できなかったりする場合があります。

後になって問題が発覚することを避けるべく、テレワーク導入前の段階で、必要に応じて適切な管理方法に変更する必要があるでしょう。

プロジェクト管理の煩雑化

オフィス外で働く従業員を含んでチームを組成しプロジェクトを遂行する際は、勤怠管理だけでなくプロジェクトマネジメントについても再考しなければなりません。

タスク管理や指示・報告方法などのワークフローを再検討しないままテレワークを導入してしまうと、オフィス内外の従業員がそれぞれストレスを感じたり、スムーズに業務を遂行できなくなったりというリスクが生じます。

情報漏えいのリスク

これまで社内で完結していた共有情報を外部に持ち出すことになるため、十分にセキュリティ対策を行った上でテレワークを導入しなければなりません。

端末やネットワークのセキュリティ対策が不十分で情報漏えいが起こってしまった場合、会社の信用問題に関わります。

コミュニケーション不足

社内会議は、Web会議ツールなどを利用してネットワーク上で行うことができます。

しかし、会議だけでは業務に直結する必要最低限の時間でしかコミュニケーションが図れず、日々のふとした何気ない雑談などをする場所を確保できません。チーム内や上司と気軽に連絡を取れるよう整備しなければ、従業員が孤独感やストレスを感じてしまうかもしれません。

従業員側のテレワークのメリット・デメリットは? 通勤時間短縮や家事との両立が可能に

テレワークのメリット・デメリットは、企業側の視点で触れられることが多いものの、導入に当たっては従業員にとってのメリット・デメリットも考慮しておくことが必要です。

ここでは、従業員にとってのテレワークのメリット・デメリットを見ていきます。

従業員のメリット

育児や介護との両立

オフィス勤務という働き方しかない場合、育児や介護などの理由で仕事を諦めてしまうことがあります。

働く場所が選べるのであれば、仕事に拘束される時間が少なくなり、離職することなく仕事と生活を両立するという選択肢を選ぶことができます。「出社」ができなくなったことが、必ずしも「仕事」ができなくなったことに直結しているとは言えないのです。

ワークライフバランスの改善

毎日時間をかけてオフィスに通勤する時間が削減されると、その分を日々の生活の時間に充てることができます。

家事・家族と過ごす時間・趣味の時間を増やすことができるため、生活にゆとりが生まれ、従業員の心身の健康維持につながるでしょう。また、大規模な交通障害などで時間を無駄にすることもなくなります。

従業員のデメリット

自己管理の難しさ

テレワークで働く場合、自己管理が難しくなるということを念頭に置いておかねばなりません。

オフィスに出勤する場合と異なり人の目がないため、怠けてしまったり、就業時間にもかかわらずテレビを見てしまったりする可能性があります。また、人によっては評価を気にするあまり働きすぎるケース、少しでもPCから離れることに必要以上の罪悪感を持つことなども考えられます。

オン・オフの切り替え

働く場所を選ばないというテレワークのメリットは、裏を返せば仕事とプライベートとのオン・オフの切り替えを難しくしてしまうということでもあります。

例えば、仕事中であるのに家のことが気になって集中できなかったり、逆に集中しすぎて気付けば長時間労働になったりすることもあるでしょう。

テレワークでは出勤がなくなり、プライベートとのオンとオフの切り替えが難しくなります。テレワーク時は意図的にメリハリをつけることが重要です。

テレワークのデメリットを解消する三つのポイント

テレワークには企業と従業員の双方に多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。

しかしながら、デメリットを事前に把握し対処することで、うまく解消することが可能です。

仕事時間とオフの時間にメリハリをつける

仕事時間とプライベートの時間を明確にするために、ワークスペースの周辺には集中を妨げる趣味関係のものを置かない、勤務中には家族に理解を求める、など従業員側でも環境を整えて工夫することが大切です。

企業側は、毎日の勤務開始時間と終了時間を明確に記録できるよう、勤怠管理のシステムを導入すると安心です。パソコンの稼働時間と同期させたり、休暇や有給の申請などをオンライン上で完結できたりといった仕組みのある勤怠管理システムを導入して、積極的に活用しましょう。

長時間労働を防ぐために時間を管理する

オンとオフの切り替えがうまくいかないと、結果的に集中する時間を確保できず長時間労働につながってしまう恐れもあります。これを防ぐためには、従業員が日々のスケジュール管理を徹底するほか、企業側で時間外労働を制限しなければなりません。

具体的には、時間外や休日は社内ネットワークに接続できないように設定する、時間外になると社用PCが自動的にシャットダウンするように設定する、といった方法です。日々の勤怠状況が明確でない分、長時間労働に対する注意喚起も小まめに行いましょう。

積極的にコミュニケーションを行う

従業員がそれぞれ違う場所で働くことになるため、業務上のやりとりなどが減ってしまいがちです。

会議や外部との連絡用にWeb会議ツールなどを準備することに加え、社内でのコミュニケーションを円滑にするためにチャットツールや社内SNSなどのツールも事前に用意しておきましょう。

円滑なコミュニケーションだけでなく、情報共有がスムーズになることで結果的に生産性の向上にもつながります。

テレワーク導入のデメリットを解消するツール

ここからは、テレワーク導入において役立つツールをご紹介します。

ツールを効果的に活用し、テレワーク環境下であっても従業員一人一人が快適に勤務できるようにしましょう。

Microsoft TeamsやLINE WORKS

まずは代表的な「ビジネスチャット」と呼ばれるツールをご紹介します。ビジネスチャットの特長は、コミュニケーションを円滑にできる機能が備わっているという点です。

例えば、メールでのやりとりは個人対個人になりますが、ビジネスチャットを利用すれば複数人に対応することも可能です。さらに、チームごと・プロジェクト単位でチャットルームを作成すればタスク管理の可視化ができ、社員ごとの進捗(しんちょく)や時間の管理をしやすくなります。

Microsoft TeamsやLINE WORKSについて詳しく知りたい人は、以下をご参照ください。
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「Microsoft Teams」を使ってみた

ITお役立ち資料を無料で閲覧・ダウンロード:
LINE WORKS、Teamsの比較・活用

業務をより強力にバックアップする新シリーズ「SMILE V」

「SMILE V」は40年以上の実績がある基幹業務システムの新シリーズで、ワークフローやドキュメント管理を基幹業務と一体運用できることが強みです。

自動実行機能(RPA機能)も搭載されており、業務予定に合わせたフローの効率向上を支援します。さらに、システム起動や帳票出力のログ管理、システムにログインする時間帯の制限、顔認証によるログイン対応など、セキュリティ対策も充実しており、安心して運用することが可能です。

「SMILE V」の詳細は、以下をご覧ください。
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「基幹システムと融合したグループウェアで働き方改革 SMILE Vと情報系との融合で業務を強力に支援」

Polyの最新ハイブリッド型テレビ会議システム

最後はPoly社のテレビ会議システムです。Web会議システムと違ってハードウェアの初期投資は必要になりますが、少人数から大人数までさまざまなシチュエーションの会議環境をカバーし、ストレスなくコミュニケーションを取ることができます。

参加者が画面に収まる大きさ(画角)を自動調整する機能や、話者を認識し自動的にズームアップする機能もあり、遠隔でのコミュニケーションに不便を感じることなく利用できるのは非常に魅力的です。

Polyのテレビ会議システムの詳細は、以下をご覧ください。
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「Polyテレビ会議総合カタログ テレワーク時代の必需品」

テレワーク導入事例をご紹介

最後に、実際にテレワークを導入した企業様の事例をご紹介します。

給排水・空調換気などの設備工事を請け負う株式会社俊設備設計様では、人材の有効活用のために以前より「働き方改革」を推進していました。

その活動の一環として、業務効率向上を目指すため、大塚商会を通じ、USB認証キーを差し込むだけで従業員のPCやタブレット端末から社内ネットワークにアクセスできる「オフィストンネリングキット」の導入を開始しました。アクセスしたデータは社外に持ち出せないなどセキュリティ対策も十分で、安心・安全のテレワーク環境を構築できたということです。

テレワーク導入事例:
設備工事会社が建設業向け支援システムの活用で見積り業務を大幅に効率化。テレワーク可能な環境整備で“働き方改革”も推進

この記事でご紹介したとおり、テレワークを導入するうえでデメリットはある程度生じてしまいます。しかし、さまざまなツールの導入や、これまでの業務フローを改善することで解消できることも少なくありません。

デメリットばかりに目を向けて導入を先送りにするのではなく、多様な働き方を実現するために、この機会にテレワークの導入を検討されてはいかがでしょうか。テレワークの導入を少しでも検討されている方は、ぜひお気軽に大塚商会までお問い合わせください。

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