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テレワークが抱える問題点やデメリットは? ツールを使った解決策や対処法を紹介

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の影響によって、テレワークは以前よりも身近な働き方になりつつあります。一方で、従業員の働く姿が見えづらくなるため、勤怠管理や従業員の評価、コミュニケーションに関連する問題も浮かび上がっています。

そこで今回は、テレワークを実施する際の問題点を挙げたうえで、その問題点をどのように解決できるかといった対策案や、おすすめのツールについてご紹介します。

テレワークの普及率や実施形態の実情

まずは行政機関の統計を基に、日本におけるテレワークの普及状況について見ていきましょう。また、テレワークの導入が多い業種についてご紹介します。

テレワークの普及率

国土交通省が公表した「平成31年度(令和元年度)テレワーク人口実態調査」によると、「テレワークという働き方を知っているかどうか」という質問に対して、2016年時点で「知っている」と答えた割合は18.5%と2割を下回っていました。ところが、2019年では32.7%に上昇しており、テレワークという働き方の認知度が年々上がっていることが分かります。

最近では、企業によるテレワークの導入率も増加しています。パーソル総合研究所の調査によると、全国における2020年3月のテレワーク実施率は13.2%でしたが、2020年11月には24.7%にまで上昇しています。

テレワークの導入が進められている背景として、政府が働き方改革を推進しており多様な働き方が求められていること、新型コロナウイルス感染症の拡大防止が急務であることが挙げられます。

参考資料
国土交通省 平成31年度(令和元年度)テレワーク人口実態調査-調査結果の概要-

株式会社パーソル総合研究所
テレワーク実施率について、4回目となる2万人規模の調査結果を発表

テレワークの形態

テレワークの働き方は、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3種類に大別されます。それぞれの特長を見てみましょう。

在宅勤務

在宅勤務は、その名のとおり、自宅を勤務場所とする働き方です。特にパソコンを使用する業務で多く利用されており、外部との連絡の際はチャットツールやWeb会議ツールなどが活用されています。

終日全ての業務を自宅で行うことが一般的ですが、企業によっては「部分在宅勤務」が導入されていたり、週に1~2日程度在宅勤務を実施したりしているケースもあります。

モバイルワーク

交通機関の移動中や、顧客先、カフェ、空港のラウンジなどで作業を行う場所を問わない働き方です。営業職など、頻繁に外出する業務に向いています。移動時間や身体的負担が削減でき、生産性の向上にもつながります。

サテライトオフィス勤務

所属するオフィスとは別の場所を、遠隔勤務用の施設として就業場所にする方法です。自宅付近のサテライトオフィスを利用することで通勤時間を削減できたり、顧客先に近いサテライトオフィスでは移動時間が省けたりといった利点があります。

テレワークを実施しやすい業種や職種

テレワークはプログラマーやWebデザイナー、システムエンジニアなどのIT系の職種に向いていることが知られていますが、昨今は営業やカスタマーサポート、経理や総務などバックオフィス業務などでも導入しやすくなっています。

総務省がテレワークを導入している企業に、「実際に導入している職種」を聞いた調査では、最も割合が多かったのは「営業」の53.8%でした。次いで「研究・開発・設計」と「システム開発」が3割を超えており、「顧客サポート」「経理・会計」なども2割前後ありました。

営業職は、先に解説した「モバイルワーク」を利用して、移動時間や隙間時間を削減し、業務効率を上げることを狙いとしている企業が多いようです。また、主に顧客とのやりとりが中心とされる「カスタマーサポート」ですが、こちらも電話・メールやコミュニケーションツールで業務が完結できるため、オフィスでなくても場所を選ばずに働くことが可能になります。

テレワークの五つの問題点と、その解決策とは

テレワークには、「従業員同士の物理的な距離が離れてしまう」というテレワークそのものの働き方の問題と、「上司からのマネジメントが行き届かなくなる」というテレワーク体制を構築する際に生まれる問題があります。

これらの問題点を踏まえたうえで、どのような解決方法があるのか考えてみましょう。

勤務状況が把握しづらい

オフィス勤務であれば、従業員が進める仕事の進捗(しんちょく)状況を簡単に把握できますが、テレワークは勤務状況が目で見えないため意識的に確認を取る必要があります。

勤務状況を明確にするための対策として、メールや電話で勤務時間を把握する方法や、チャットアプリのアクティビティログを利用する方法があります。また、パソコンのログイン時間やソフトウェアの利用時間などを遠隔地から把握・管理できるツールの導入も効果的です。

勤務状況を把握するツールとしておすすめなのが、「SMILE V 人事給与 勤怠管理テンプレート」です。勤務日数や勤務時間をデータ化して従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できます。

また、過重労働や打刻漏れのアラートチェック機能も備わっているため、確認漏れや打刻ミスなどが発生しづらくなります。

「SMILE V 人事給与 勤怠管理テンプレート」

コミュニケーション不足に陥りやすい

テレワークでは従業員同士の会話が減るため、孤独を感じやすい傾向があります。また、チームで業務を行う際に連帯感を抱きにくく、チームワークに支障を来す恐れもあるでしょう。

ここで意識すべきことは、オフィス勤務時よりも意識的にコミュニケーションを取る時間を設けることです。ビジネスチャットツールを使って小まめに連絡を取り合ったり、ビデオ会議ツールで顔を合わせてやりとりをしたりすることで、コミュニケーション不足を改善できます。

コミュニケーションツールにおすすめなのが「LINE WORKS」です。LINEの操作性をそのままに、掲示板、ファイル共有など、ビジネスで必要な機能を備えたツールとなっています。スマートフォンからも利用可能で、圧倒的な使いやすさが魅力です。

LINE WORKS

適切な勤務環境の構築が難しい

テレワークの環境下では、従業員それぞれがテレワークに適した勤務環境を作り上げなければなりません。特に在宅勤務の場合、ネットワークに接続するWi-Fi環境やワークスペース、通信端末などの準備に時間がかかります。

また、各自が情報漏えいを防ぐためにセキュリティ対策も欠かせません。情報端末や重要資料を社外に持ち出す際には、紛失や盗難、情報漏えいのケアが必要となります。

これらの対策に当たっては、セキュリティ対策ソフトの導入はもちろん、専用Wi-Fiルーターの貸し出しや通信暗号化を積極的に行いましょう。また、仮想プライベート・ネットワーク(VPN)やオンラインストレージを利用して、個人の端末に情報を残さない方法を採ることも重要です。

セキュリティ対策には、「Sophos Endpoint(ソフォスエンドポイント)」がおすすめです。パソコンの接続デバイスを制御し、USBメモリーなどからの情報漏えいを防ぎます。また、ファイルの種類やコンテンツに応じて、データ流出を防止できます。

Sophos Endpoint(ソフォスエンドポイント)

事務作業では迅速に導入できない

いざテレワークを導入しようと思っても、紙中心の書類業務や押印が欠かせないものなど、出社が必要な業務も存在します。押印や資料の確認のためだけに出社するのは効率が悪いため、できるだけ早くそのような環境を改善することが重要です。

解決策として、契約書や請求書、会議資料などを電子化してどこからでも閲覧できるようにすると良いでしょう。クラウド上に保存すれば、探す手間や保管スペースの確保も必要ありません。

おすすめのツールとして、「Easyファクス」や「Quickスキャン V5」があります。ファクス受信文書とスキャン文書のドキュメント配信が可能で、ペーパーレスで業務の効率向上を図ることができます。

Easyファクス

Quickスキャン V5

テレワークが適さない業種もある

テレワークという働き方の特性上、どうしても効率よく業務を遂行できない業種も存在します。特に難しいとされているのが、医療や介護の職種です。診察や施術など対面対応を必要とする場面が多く、現場でのヒューマンリソースが必要不可欠なためです。

また、現場業務がメインである接客業や製造業・生産業の分野もテレワーク化は困難でしょう。

一方で、テレワーク化が難しい業種であっても、人事や経理などのバックオフィスなど、一部職種に限って導入可能となる場合もあります。

問題点や課題があってもテレワークを導入するメリットとは

テレワークを導入するには、ワークフローの改善やさまざまなツール、環境整備が必要になり、企業によっては課題が多く見つかるかもしれません。

しかし、働き方やライフスタイルの多様性が認められつつある現代社会では、オフィス勤務よりも生産性を高めることのできるテレワークの導入によって、さまざまな恩恵を受けることができるのも事実です。ここからは、企業側と従業員側双方のメリットを見てみましょう。

企業側のメリット

人材の確保や離職防止

労働人口の減少が社会問題となっている日本では、幅広い人材の確保や離職防止の対策は急務です。

テレワークを導入していれば、例えば地方在住者や、育児や介護によってオフィス勤務が困難な人でもフレキシブルに採用できます。

さらに、従来の働き方では勤務継続が難しいという従業員も、テレワークによって離職を防げる可能性があります。

コスト削減

企業全体がテレワークを導入することで、オフィスに出勤する従業員が減り、オフィススペースの管理費や通勤費のコストカットが期待できます。また、離職率を軽減させることで求人や教育にかかるコストも削減できることでしょう。

企業のイメージアップ

テレワークを導入することで、ワークライフバランスを考慮している企業であるというアピールができます。

働き方改革に対して積極的に取り組んでいる姿勢は、「先進的な考えを持ち、従業員を第一に考えている企業」というイメージアップにつながるでしょう。

従業員側のメリット

仕事と育児・介護などとの両立

「働きたい気持ちはあるものの、毎日オフィスに通勤はできない」という理由で、会社勤めを諦めてしまう方もいます。

テレワークを導入することで、育児・介護や家事など日々の生活と仕事の両立を実現しやすくなり、採用できる人材の幅が広がります。

ワークライフバランスの向上

通勤時間や待機時間を削減できることで、プライベートな時間が増え、ワークライフバランスが向上します。

日々の生活において、プライベートが充実することで、結果として業務にもより深く集中できるようになります。

自己管理能力の向上

上司や同僚など、人の目がない環境で働くことで、モチベーションの低下やスケジュールの管理不足などを招くことがあります。

しかし、テレワークに適したツールを活用しつつ、集中できる環境づくりやオン・オフの切り替えを意識的に行うことで、これまで以上に自己管理能力を養うことができます。

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テレワークの導入は必ずしもメリットばかりではありませんが、その特性を理解し運用方法を工夫することで、快適に運用することが可能です。テレワークの問題点を解決するには、ツールの利用を検討しましょう。

うまく活用すれば、人材の確保やコスト削減だけでなく、ワークライフバランスの向上など、企業、従業員ともにメリットを享受できます。

大塚商会では、テレワーク導入に関するさまざまなビジネスツールやシステムの運用を支援しています。テレワークの導入を検討している方は、ぜひ一度大塚商会までご相談ください。

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