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テレワーク導入で生産性は向上する? テレワークの現状や生産性を上げる工夫をご紹介

働き方改革や感染症予防の一環で、会社に出勤せずに働く「テレワーク」という働き方が一般的になりつつあります。一方、依然としてテレワークの導入をためらっている企業もあるのではないでしょうか。

テレワークの導入における懸念点の一つとして、「生産性の低下」が挙げられます。そのため、環境的にはテレワークの導入が可能であるのにもかかわらず、見送っているという企業も少なくありません。

そこでこの記事では、日本におけるテレワーク導入の現状や生産性を上げる方法などをご紹介します。

テレワークで生産性は上がる? テレワーク導入の現状

テレワークの勤務場所は、自宅に限らず、移動中や出先のサテライトオフィスなども含まれます。ICT(情報通信技術)の発達により、オフィス外で働くテレワークという働き方が多くの業種で可能になりました。

働き方改革の推進に伴い、企業におけるテレワークの実施率は上がっています。総務省の「令和元年通信利用動向調査の結果」によると、テレワークを「導入している」または「導入予定がある」企業は、平成30年で26.4%、令和元年は29.6%を占めており、年々増加傾向にあるようです。

テレワークについて、「環境が変わることで生産性が低下するのではないか」と考える方もいるのではないでしょうか。

しかし、総務省のアンケート調査によると、半数以上の会社で生産性の向上が見られます。もちろん業務の特性上テレワークができなかったり効率が落ちやすかったりする場合もありますが、業務内容によってはテレワークにより生産性の向上を期待できる場合もあるようです。

参考
総務省「令和元年通信利用動向調査の結果」

テレワークで生産性の向上が狙える業務

テレワークで行う業務は、1人で進められること、セキュリティ面の問題がないこと、成果が目に見えることが必要条件です。

例えば、パソコンやモバイル端末などを使用するデスクワーク業務はテレワークに向いています。特に、データ入力や資料作成、ライティング、Webデザイン、プログラミングなどはテレワークを導入しやすい分野です。

これらの業務であれば、通勤時間の削減や家事・育児との両立、感染症予防などのメリットを享受しつつ、問題なくテレワークを導入できるでしょう。
一方、職場の設備を頻繁に使ったり人と積極的に接したりする業種、また、現場仕事が基本の職種はテレワークの導入に一工夫が必要です。

実際に、厚生労働省による2017年の調査によると、テレワーカーの割合が最も多い業種は「情報通信業」で、次点に「学術研究、専門・技術サービス業」が挙げられています。一方で、テレワーカー率が低い業種は「宿泊業・飲食業」や「農林水産・鉱業」です。

また、職種別のデータでは、「管理職」「営業」「研究職」のテレワーク利用率が高く、「生産工程従事者」「運搬・清掃・包装等従事者」「輸送・機械運転従事者」などはテレワーク利用率が低いという結果が出ています。

テレワークが抱える課題と生産性を向上させる方法

テレワークは現代に適した働き方であり、うまく活用できれば通勤の手間やオフィス維持のコスト、ウイルス感染の危険性などを低減できます。

ただし、オフィスと異なるテレワークの独特な環境下で効率を落とさずに働くためには工夫が必要です。ここでは生産性の課題と解決方法を見ていきましょう。

テレワークの生産性に関わる課題

テレワークの導入により、生産性が向上する企業がある一方で、低下したという事例も一定数存在します。運用を工夫することで生産性を上げることは可能ですが、まずはあらかじめリスクを把握しておくことが重要でしょう。

テレワークで生産性が下がる主な原因は以下のとおりです。

コミュニケーションが取りづらい

テレワークでは仕事を行う環境がそれぞれ異なるため、都度ビデオ通話やチャットなどを使用して連絡を取る必要があります。直接的なコミュニケーションが減るのはもちろんのこと、気軽に話せなくなることでチームワークにも影響が出る可能性があります。

業務管理が難しい

各社員が別の場所でバラバラに働くため、始業や終業などのスケジュール管理や業務の進捗(しんちょく)管理が難しくなります。

社員にとってもオフィス以外の環境では集中しづらいことが多く、業務時間が長くなったりスケジュールが乱れたりすることが起こり得ます。また、社員の成果をすぐに把握できないことも多く、適切な評価を行いづらくなる場合もあるでしょう。

仕事に集中できない

オフィスにいるときは業務に集中できますが、在宅などでは周囲の目がないため仕事に身が入らなくなってしまいがちです。

抑止力が働かないため、勤務中についスマートフォンを触ってしまったり、SNSを見てしまったりするなど、業務以外のことに注意がそれてしまうことがあります。

テレワークで生産性を上げる方法

テレワークには生産性を低下させるリスクがありますが、適切に対策すればそれを防げるだけでなく、生産性の向上も図れます。

まず、コミュニケーション面の対策として、社員やチーム同士で頻繁に連絡を取るように心掛けましょう。業務に適したITツールを導入して連絡頻度を意図的に増やすと、ちょっとした質問や雑談などもしやすくなります。

担当業務の終了時にビデオ通話で報告をするなどのフローを構築すれば、コミュニケーション量の増加とあわせて業務の質を向上させることにもつながります。

また、スケジュール管理を容易にするには、ビデオ通話で朝礼を実施するのも効果的です。ほかの社員と顔を合わせることで、モチベーションアップも期待できるでしょう。始業時間以外にも、昼食や休憩などの時間帯をオフィス勤務時と同様に設定すれば、生活リズムも調整できます。

テレワークが抱える問題点やデメリットは? ツールを使った解決策や対処法を紹介

テレワークの生産性アップにおすすめのツール

生産性を落とさずテレワークのメリットを伸ばすには、ツールの利用がおすすめです。従業員にリモートのデメリットについてあらかじめ注意を促したうえで、自社に適したツールを活用してテレワークを始めましょう。

以下では、テレワークの生産性向上に効果的なツールの種類と導入時の注意点、おすすめのツールをご紹介します。

ITツールを使いこなして生産性を上げる

テレワークの生産性を高めるには、ITツールの導入が必須となります。

社員同士のコミュニケーションのためには、Web会議システムやビジネスチャットを利用しましょう。また、勤怠管理システムやスケジュール管理ツールなどを利用すれば、勤怠管理がスムーズになります。

このように、ITツールを適切に選んで活用すれば、テレワークの大きな課題である情報共有のしづらさを改善できるでしょう。

ただし、テレワークの生産性を上げるには、上記のようなITツールをただ選んで導入するだけでは不十分です。ITツールを使う社員が、積極的なコミュニケーションを心掛けることが欠かせません。

ITツールの導入と並行して、ITツールを有効活用するためのルールを社内に周知することを忘れないようにしましょう。

生産性を上げるためのおすすめツール

テレワークに役立つITツールは各分野で多数提供されています。どれを使えば良いか分からなくなるかもしれませんが、それぞれの特長を理解して自社に適したものを選びましょう。

以下ではツール選択のヒントとして、幾つかおすすめのツールをご紹介します。

cyzen(サイゼン)

レッドフォックスが提供している営業支援ツールです。スマートデバイス専用のクラウドサービスで簡単に導入・利用でき、社外から顧客情報の確認や報告書の作成を行えます。社内では、社員の状況をリアルタイムで確認することもできます。

cyzen(サイゼン)

カチャット(CACHATTO)

e-Jaネットワークスが提供しているリモートアクセスツールです。短期間かつ快適にリモート環境を構築でき、さまざまな端末から業務リソースへの安全なアクセスを可能にします。端末に閲覧情報を残さずに業務システムにアクセスでき、セキュリティの面でも安心です。

カチャット(CACHATTO)

Microsoft Teams

Microsoft社が提供しているコミュニケーションツールです。チャットやWeb会議、ファイル共有など多くの機能を利用できます。遠隔での会議・顧客対応・部署間連携などさまざまな用途に使え、新機能も頻繁に追加されています。

Microsoft Teams

LINE WORKS

スマートフォンでのコミュニケーションツールとして広く利用されている「LINE」のビジネス仕様版です。日常的に使い慣れているLINEをベースにしているため使い方を会得しやすく、高い安全性や多くの機能追加によりビジネスの場面でも問題なく使用できます。

LINE WORKS

テレワークの生産性を高めたい方は大塚商会へ

テレワークはこれからの時代に欠かせない働き方です。新しい環境でも従来以上の生産性を確保できるように、継続して工夫を凝らす必要があります。

テレワークで生産性を上げるにはITツールの利用がおすすめです。うまく活用すれば、社員コミュニケーションを円滑にして、スムーズな業務遂行を実現させることができるでしょう。なお、ITツールを選ぶ際には、それぞれの特長を把握して自社に適したツールを選ぶことが重要です。

大塚商会では、テレワークの生産性を向上させる多様なサービスを展開しています。テレワークを導入したい、テレワークの生産性を上げたいという担当者の方は、ぜひ一度大塚商会へお問い合わせください。

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