テレワークにおける失敗とは？ 具体例から学ぶテレワーク導入を成功させるコツ

テレワークとは

テレワークはIT技術の活用により、オフィスではなく自宅やワーキングスペースなどさまざまな場所で働ける業務形態です。

通勤にかかる時間や費用の節約、育児や介護と仕事の両立など多くの利点がある一方、コミュニケーションが取りにくい、勤怠状況が分かりにくいなど、今までの業務管理方法では困難な点もあります。

テレワークの導入率

テレワークの導入は、都市部を中心に全国各地で進んでいますが、第7波時は少し落ち着きました。パーソル総合研究所の調査によると、2022年7月時点でのテレワーク実施率は全国で25.6％でした。都道府県別では、東京都44.6％、神奈川県37.7％、宮城県21.3％、大阪府23.3％、福岡県19.9％とバラツキがありますが、2月の第6波時と比較すると、47都道府県のうち39都道府県で減少が見られました。

また、業種別のテレワーク実施率を見ると、高い順に「情報通信業」が60.0％、「学術研究、専門・技術サービス業」が36.9％、「不動産業・物品賃貸業」が31.3％、「金融業・保険業」が30.8％となっています。

パーソル総合研究所 「第7回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」（パーソル総合研究所のPDFが開きます）

環境整備における失敗

テレワークでは普段使用しているオフィスと働く設備や環境が違うため、仕事を円滑に進めるため、働くための場所を整える必要があります。テレワークに必要な環境を十分に整えられずにいると、問題が発生する可能性があります。

例えば、パソコンやカメラ、Web会議ソフトなど各種リモートツールを導入していないと、業務の効率が下がってしまったり、そもそも業務ができなかったりする場合があります。また、同居している家族の生活の邪魔になることもあり得ます。

生産性やモチベーションにおける失敗

テレワークではオフィス以外の環境で働くため、社員の生産性やモチベーションの維持・向上が難しくなります。

例えば、通勤の必要がないことで、生活にメリハリが付きにくくなり、仕事へ集中しづらくなるといったケースがあります。

また、職場の上司や同僚と顔を合わせる機会が減り孤独を感じたり、緊張感が低下したりすることで、仕事へのモチベーションが下がることもあります。モチベーションを維持できないことで、業務の進みが遅くなり、結果として長時間労働が発生することもあるでしょう。

コミュニケーションにおける失敗

ほかの社員と対面で話す機会が減るテレワークでは、コミュニケーション上の失敗が起こりやすくなります。

チャットやビデオ通話などを通してのコミュニケーションになるため、少しの雑談ができず、簡単な質問・相談や情報共有などもハードルが上がります。

情報共有に遅れが出ると、社員同士の認識のずれを修正できず、業務に大きな支障が出ることにもなり得ます。また、慣れないツールの利用から、会議中にトラブルが発生してしまう可能性もあります。

テレワーク環境下でのコミュニケーションの注意点は？ すぐわかる課題解決のポイント

テレワークに向かない職種での導入における失敗

テレワークは、情報通信業など単独でのデスクワークが多い業種に適している一方、医療や飲食業など接客関連の業種にはあまり向いていません。対面でのコミュニケーションがサービスの中心となっているためです。

その場合は、サービスの提供方法を見直したり、オペレーションを変更したりする必要があります。

テレワークが適切な手段であるか見極める

まずは、テレワークという働き方が自社に適しているか、業務遂行のために効果的かを考えましょう。テレワークは業種や職種により向き不向きがあるため、会社によっては無理に導入するとかえって業務を進めづらくなる可能性があります。

例えば、頻繁に顧客と会って話す業務や、紙の書類を多く使う会社では、テレワーク導入へ向けた念入りな準備が必要でしょう。「導入のための課題は何か」「課題解決できる見込みはあるか」「テレワーク以外で自社の業務に役立つことはあるか」といった視点を持ち、テレワーク導入の是非を判断しましょう。

テレワークができる環境を整える

テレワークの導入に当たっては、環境整備が重要です。まずは、どのような環境整備が必要か確認し、必要な機器や各種ツールを準備しましょう。

目標は、オフィスと同じ感覚で業務に取り組める環境です。特にインターネットのネットワーク回線やパソコンのスペックなどがボトルネックになって、ツールを導入できない可能性があるため注意しましょう。

一気に全てのツールを導入するよりも、ツールの種類や業務内容により優先順位を付けて徐々に導入すると、無理なく導入・運用できます。

情報共有やコミュニケーションのルールを明確にする

テレワーク中は、社員同士の情報共有やコミュニケーションに明確なルールを設けましょう。「使用するツールはどれか」「雑談でのツール使用を認めるか」「疑問点や連絡事項があるときはまず誰に相談するべきか」など、テレワーク実施の際の指針を決めます。

自由度が高く、個人での作業が多いテレワークでは、各社員がバラバラに行動して意思の疎通がおざなりになる可能性があります。ツールの指定や連絡を取れる時間帯の確保など、オフィスでの勤務に近いコミュニケーションを確保できるような体制を目指すことが大切です。

大塚商会では、さまざまなコミュニケーションツールを取り扱っています。登録したデータを多くの端末で共有できる「どこでもキャビネット」や、クラウドメール・グループウェアなどと連携できるチャットアプリの「CYBERCHAT」など、多くのツールがあるため、自社に適したものの導入を検討してみてください。

情報セキュリティやルールの見直しを行う

社外で業務を行うために、情報セキュリティの整備や、社内のルールを見直すことも欠かせません。

まず、社外で業務の情報を扱うと機密漏えいのリスクが高まるため、セキュリティ対策のシステムを導入すると同時にガイドラインを作成し、社内で周知しましょう。資料を持ち出す際の事前報告やマニュアル化されたパソコン管理方法などを、できるだけ制度化して守らせる必要があります。

なお、会社の規定がテレワークの妨げになっていることもあります。勤務する時間帯の変更や残業代の扱いなど、オフィスへの通勤と異なる勤務環境でも支障が出ないような規定を策定し直しましょう。

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