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企業のテレワーク導入に必要なもの・準備すべきことを分かりやすく解説

働き方改革の推進や感染症対策として一気に広まったテレワークは、従業員の通勤ストレスなどを緩和し、モチベーションを高めるのに有効とされています。また、プライベートの時間を確保しやすく、ワークライフバランスを取りやすい働き方です。

一方で、
「思ったよりも仕事の効率が良くならない」
「社員の勤怠管理がうまくいかない」
「仕事をするうえで、社員がストレスを以前より感じているようだ」
といった声もあります。

そこで、この記事では、企業がテレワーク導入を進めるうえで重要な環境の整備について、必要な物品やルールの例をまとめています。

「これからテレワークの導入を考えている」「テレワークによる業務効率向上を進めたい」という企業の方は、ぜひ参考にしてください。

企業のテレワーク導入に必要な環境の準備

業務効率を落とさずにテレワーク環境下で働くためには、さまざまな環境を整える必要があります。

ここでは、遠隔地にいながらオフィスのネットワークにアクセスしたり、チームの仲間と円滑なやりとりをしたりするために必要なツールやシステムなどをご紹介します。

自宅のインターネット環境

テレワークを行ううえで、インターネット環境は必要不可欠です。

資料データのやりとり、勤怠の報告、社内や取引先とのコミュニケーションなどを行うため、インターネット環境が整っている必要があります。既にインターネット回線が引かれている場合でも、通信速度が十分ではないかもしれません。

テレワークを行う際は、従業員が円滑に業務を行えるようなインターネット環境が整っているかどうかを確認しましょう。
もしインターネット環境がない場合は、モバイルルーターの貸与も検討することを推奨します。

リモートアクセスツール

業務で必要なファイルは、社内にいれば自席PCから自由に使うことができました。これを離れた場所からでも実現し、どこからでも社内のファイルにアクセスできるツールが、リモートアクセスツールです。

リモートアクセスツールを使用すれば、外部のデバイスから簡単に会社のパソコンにアクセスすることが可能になります。自宅や出張先、サテライトオフィスなどでも、まるでオフィスの自席にいるような感覚で仕事ができます。

代表的なリモートアクセスツールとしては、利用シーンに合わせて最適なリモートアクセス環境を実現する「どこでもコネクト」や、3次元CADなどの大容量データも快適にやりとりできる「RemoteView(リモートビュー)」などが人気です。

セキュリティ対策

テレワーク中は個人でパソコンを管理することになるため、情報漏えいが起きやすい環境といえます。

情報漏えいを防ぐため、個々のパソコンにセキュリティソフトを導入するほか、使用予定のシステムやツールにきちんとセキュリティ対策がされているかどうかも確認しましょう。

また、社内のセキュリティガイドラインを確認し、従業員に周知することも重要です。

労務管理システム

テレワークでは上司が直接部下の働いている姿を見ることができないため、勤怠の状況などを把握するのが難しくなります。

そのため、労務管理システムを適切に使用し、勤務時間の過不足がないかを日々管理しましょう。
自宅で働いている場合、勤務時間の意識が薄れることもあるため、システムで全社的に管理することが重要です。

労務管理システムとして代表的なものに「勤次郎Enterprise」があります。勤怠管理やスケジュール管理などの基本的な機能のほか、健康データやストレスチェックデータなどを統合し、社員の健康を管理する分析サービスを連携させることもできます。

また、「勤革時」は各社の就業規則や労務関係の法令の改定にも対応しています。モバイルやパソコンからの打刻以外にも、ICカードや顔認証、生体認証などができるため、オフィスワークに再び戻したり、併用したりするときにも便利です。

コミュニケーションツール

テレワークではコミュニケーション不足にならないような工夫も必要です。

コミュニケーションが不足すると、上司は部下のコンディションやメンタル面の問題に気付くことができなかったり、業務が遅れている理由を把握できなかったりする場合があります。

部下としては、先輩や上司に気軽に相談することができず、業務に対し不安を持ったままになることもあります。また、同じチーム内での意思疎通ができず、プロジェクトが円滑に回らないという問題も起きかねません。

テレワークを行う際は、Web会議ツールやチャットツールを積極的に活用し、意図的にコミュニケーションの場を設けることが重要です。

Web会議ツールの中でも、世界的にユーザーが多いのが「Zoom」です。独自の圧縮技術を持つため画質が良く、画面共有も容易に行えます。主催する人がライセンスを取得すれば、参加者はいつでも手軽に利用することが可能です。

「Microsoft Teams」もまた、ユーザーの多いWeb会議システムです。ライブイベント機能では1万人まで同時に参加できるため、小さめのミーティングだけではなく、社長あいさつや社内イベントにも最適です。また、チャットや通話、タスク管理などの機能も備わっています。Officeの主要ソフトとも親和性が高く、ファイルを共同編集することができます。

テレワークを実施するうえでは、ルールの整備も必須

テレワークにおいてチーム全員が働きやすい環境にするには、情報共有が滞りなく行えるようなルールの整備も重要です。

ここでは、テレワークを実施するうえで意識しておきたいルールに触れます。

就業時間を明確にする

自宅で仕事をしていると、オフィス勤務と異なり就業時間が不規則になりがちです。個人の事情に合わせて働くことは効率が良いように思えますが、チームとして働く場合はそうはいきません。

チームの仲間が連絡を取りたいときにパソコンの前にいなかったり、上司の確認が必要な書類が勤務時間内に送られてこなかったりすると全体の業務が滞ってしまいます。

気が付かないうちにダラダラと働いてしまい、長時間パソコンの前に居続けてしまうケースも発生し得ます。平日に遅れた分を取り返そうと休日出勤や夜間・深夜勤務をしてしまい、不規則な生活の中で体調を崩してしまう可能性もあります。

在宅であっても就業時間を明確にし、就業規則に沿って働くことが重要です。子育てや介護など、家の用事で中抜けする場合の報告についてもルール作りをしておけば、効率良く働くことができます。

タスクの進捗(しんちょく)報告を義務付け、管理する

チームの業務全体を管理する側にとって、就業時間とともにタスクの進捗状況は常に把握しておきたいところです。

タスクの進捗状況さえ分かっていれば、仕事の割り振りや後のフォローがしやすくなります。また、業務が遅れた場合でも、その原因を突き止めスムーズに対処することができます。

チャットやメール、もしくは専用のツールなどを利用しながら、従業員が小まめにタスクの進捗報告を行うよう、ルール作りをしておくことも大切です。

情報共有は積極的に行う

テレワークでは情報が共有しづらく、さまざまな業務のノウハウが属人化してしまいがちです。それでは万一担当者が体調不良などで仕事を離れることになった場合、対応できなくなってしまいます。
また、ほかの人の業務に生かせるはずの情報が行き渡らずに、作業が重複して手間をかけてしまうこともあります。

業務で得た情報や、お互いの仕事の現状などは、チーム内で共有しやすい環境を整えましょう。
そのためにも、チャットツールやWeb会議システムを使い、積極的にコミュニケーションを取る場を設けるようにしたいところです。

テレワークを実施する社員に必要なもの

ここからは、自宅でもオフィスのように快適に仕事をするためのアイテムをご紹介します。

環境は従業員個人の自由ではありますが、業務の遂行に支障のない環境を構築するように求めることも大切です。

パソコン

テレワークで不可欠なパソコンは、スペックやセキュリティ対策が十分なものを使用します。

個人で所有しているパソコンを使用する場合もありますが、それではスペックやセキュリティ対策が十分とはいえないものもあります。

安定したテレワークの実施という観点からいえば、会社が一括して仕事専用のノートパソコンを支給すると安心です。十分なセキュリティ対策のほか、リモートアクセス環境、業務や勤怠管理に必要なシステムを整えたパソコンを支給すれば、万一パソコンのトラブルが起きたときにも、システム管理者がすぐに対応できます。

インターネット環境

テレワークを行ううえで、快適なインターネット環境は欠かせません。Web会議も書類のやりとりも、そのほかのシステムを利用するためにも、インターネット環境を整えておくことは重要です。

テレワークのインターネット環境には、固定回線とモバイルWi-Fiルーターがあります。それぞれのメリット、デメリットは以下のようなものが挙げられます。

固定回線…開通工事が必要ですが、通信速度が速く安定しています。通信量の制限も基本的にはありません。有線接続が基本ですが、ルーターを使えばWi-Fiも利用できます。ただし、家の外では使用できません。

モバイルWi-Fiルーター…回線工事の必要がなく、すぐに利用できるというメリットがあります。端末の使用位置を選ばないうえ、固定回線よりも月額が安価なことが多いです。ただし、固定回線よりも通信が安定しづらく、速度制限がかかることもあるため注意が必要です。モバイルWi-Fiルーター機能が内蔵されているパソコンも販売されています。

ヘッドセット

Web会議を行ううえで、パソコンにマイクとスピーカーの機能が付いていない場合は、ヘッドセットが必要となります。また、パソコンの音声が聞き取りにくい場合も、ヘッドセットを使うことで音がクリアに聞こえる場合があります。会議を円滑に行うならば、ぜひ導入したいところです。

特に社外の方や取引先とオンラインミーティングを行う際は、音質が印象を左右します。
相手に不快な思いをさせないよう、可能な限り通話環境は整備しておきましょう。

デスク・オフィスチェア

テレワークでは基本的に座りっぱなしの長時間作業となります。
安価なデスクや椅子を使ってしまうと体の不調にもつながりかねないため、できれば専用のデスクやオフィスチェアをそろえておきたいところです。

特に長時間作業をするならば、オフィスチェアの使用を推奨します。オフィスチェアは通気性やクッション性に優れ、長時間のデスクワーク時に起こりがちな体への負担をできるだけ減らせるように設計されています。家でもオフィスチェアを使用することで、業務効率の向上や心身への負担軽減が期待できます。

ITツールの導入

テレワークではITツールの導入と活用が必要不可欠です。

従業員が共通の環境で業務に支障なく仕事ができるようにITツールの導入を進めましょう。

また、導入後の運用ルールの整備もポイントとなります。ツールの活用に慣れない方もいるため、その場合は導入から運用までしっかりサポートすることで滞りのない業務運用を目指します。

テレワーク導入に関するお問い合わせは大塚商会へ

テレワークを行うには、さまざまな準備が必要です。自宅のインターネット環境はもちろん、業務を円滑に進めるための労務管理システムや、機密情報が漏れないようにするためのセキュリティ対策も考える必要があります。また、ハードやシステムを整えるほか、勤怠や情報共有などに関するルール整備も求められます。

大塚商会では、テレワークに適した機器やツール、ワンストップで業務をサポートするソリューションなどを幅広くご用意しています。テレワークの導入や運用の安定化を検討される際は、ぜひ大塚商会へお問い合わせください。

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