テレワークを円滑に行うためには、業務の遂行をサポートするツールが必要不可欠です。
ここでは、テレワークで必要なツールの特長について解説します。
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テレワークに活用できるITツール・ソフトを種類別に紹介。代表的ツールの特長・メリット
働き方改革の推進や感染症の拡大防止対策として、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。
通常テレワークを行う際は、従業員がオフィス以外の場所で働くこととなるため、その状況においても円滑に業務を遂行できるよう働く環境を整える必要があります。
また、セキュリティ対策や、従業員へのフォローなどテレワークの導入課題の対応策も立てなければいけません。それらの背景を踏まえながら、どのようなツールを導入するのがよいのでしょうか。
この記事では、テレワークに必要なツールの特長を解説して、代表的なツールやおすすめのツールを紹介します。
テレワークに活用できるITツールの種類
Web会議ツール
テレワークの導入に伴って生じる課題の一つとして従業員同士のコミュニケーション不足が挙げられます。
従業員同士の交流が減ると、情報共有の不足により作業効率が悪くなる可能性があります。多くの企業ではテレワーク中のコミュニケーション量を確保するための対策として、Web会議ツールやチャットツールを導入しています。
Web会議ツールとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを使い、インターネットを通じて映像や音声などをやりとりするツールのことです。
専用の機器が必要になるテレビ会議とは異なり、手軽で簡単に導入できるのが特長です。従業員同士だけでなく顧客との会議にも利用できるため、相手が遠方であっても移動時間をかけずに会議が行え、移動時間や経費の削減につながります。
ツールによっては資料共有や画面共有、背景を任意の画像に差し替える「バーチャル背景」、録音機能が備えられており、さまざまなシーンで活用可能です。
ビジネスチャットツール
Web会議ツールと同じく、コミュニケーションを確保するための対策として有効なのがビジネスチャットツールです。
チャットツールとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを使い、インターネットを通じてリアルタイムでコミュニケーションを取ることができるツールのことです。
ビジネスチャットツールには、1対1のチャットや複数でのグループチャットのほかにも、音声通話やクラウド上でのファイル共有、メール連携、タスク機能など、ビジネスシーンで役立つ機能が複数備えられています。
テレワークではコミュニケーションが取りにくいため、テレワークの導入を検討するのであれば、チャットツールの導入は必須といえるでしょう。
勤怠管理ツール
テレワークを実施している最中は、勤務の実態が見えにくくなります。在席しているか、労働時間が適切であるか、業務が遂行されているかなどをきちんと把握することが必要です。
勤怠管理にはメールでの連絡やチャットツールなどを使う方法もありますが、専用のツールを活用すればより簡単に従業員の勤怠状況を把握できます。
勤怠管理ツールには、従業員の就業日数や勤務時間、残業時間などを記録する基本機能のほかに、在席を把握してコミュニケーションを取りやすくしたり、GPSの位置情報を使って営業履歴を記録できたり、給与ソフトと連携できるシステムなどがあります。
スケジュールを共有できるツールがあると、業務状況の可視化やスケジュールの調整がしやすくなるため、業務を円滑に遂行するのに役立つことでしょう。
ファイル共有ツール
ファイル共有とは、ネットワークを使ってパソコンからほかのサーバーなどに保存されているファイルにアクセスする仕組みのことです。
テレワークではオフラインでの情報共有ができないため、今まで使っていた紙の資料や書類は電子データとして共有しなければなりません。また、機密性が高いデータを扱う場合は、セキュリティへの配慮を十分に行う必要があります。
ファイル共有の方法は、大きく分けると以下の3種類です。
- 社内ネットワーク上でファイルを共有するファイルサーバー
- ネットワークを介して専用のデータ保管機器にアクセスするNAS（Network Attached Storage）
- インターネット上にファイル共有スペースを作るクラウドストレージ
ファイル共有ツールを導入する際は、自社のセキュリティルールにのっとったものでなければなりません。
また、業務の遂行に支障が出ないよう、使いやすいものを選択することも重要です。
グループウェアツール
グループウェアツールとは、業務を円滑に行うためのアシスト機能を一つに統合したシステムのことです。
Web会議ツールやビジネスチャットツール、勤怠管理ツール、ファイル共有ツールなど複数の機能を備え、それらが使いやすいように連携されています。
グループウェアツールはツール間の仕様がそろっているため、運用ルールを統一しやすいことがメリットといえます。
個々のツールを別々に導入するのか、グループウェアツールとして一括導入するのか、自社の状況に合わせて検討しましょう。
テレワークに必要な代表的ツール・おすすめのツール【種類別】
テレワークで活用したいツールには数多くの種類があるため、選定するのは一苦労です。
そこで、ここではテレワークに活用できる代表的なツールや便利なツールを紹介します。
Web会議ツール
Zoom
Zoomビデオコミュニケーションズが提供する世界でのシェア30%超えを誇る代表的なWeb会議ツールです。
会議を開催するホストはアカウントの登録が必要ですが、その他の参加者はアプリをダウンロードするだけで参加できます。無料プランでは参加人数や会議時間に制限がありますが、有料プランだとホストの複数設定やクラウドレコーディング、トランスクリプト（文字起こし）の自動生成なども可能となります。
Cisco Webex Meetings
シスコシステムズが提供しているWeb会議システムで、事前に専用アプリのダウンロードが必要になります。ブラウザから参加することも可能ですが、一部機能に制限があります。
開催者はアカウントの取得が必要ですが、参加者は招待状やURLから会議に参加できます。
有料プランは、クラウドストレージや録画機能、ファイルの共有機能を利用可能です。
ビジネスチャットツール
LINE WORKS
個人向けSNS「LINE」のビジネス版に当たるツールです。
LINEがベースとなっているため、ビジネスチャットツールが初めての人でもなじみやすいツールとなっています。
社外の方ともLINEでコンタクトが取れるため、営業シーンでも活用しやすいことが特長です。
Microsoft Teams
Microsoft社が提供している、リモート作業をサポートするコミュニケーションツールです。
チャット・音声通話・Web会議・ファイル共有などの主要な機能のほかに、タスク管理やライブイベント、社外ゲストの招待などの機能がそろっています。
既にExcelやWordを利用している企業であれば、Microsoft 365のプランの中に含まれているツールであるため、導入のハードルは低くなります。
勤怠管理ツール
勤次郎
勤次郎社が提供する5,000社以上の導入実績を誇るクラウド型の勤怠管理システムです。
雇用形態に応じて幅広い機能が備えられており、どのような企業でも導入可能であることが特長です。
一般的な勤怠システムや給与システムのほかにも、人事システムやヘルスケアシステムなどと連携したものもあります。
勤革時
NEC社が提供する勤怠管理システムです。
モバイルやICカード、PC打刻、顔認証、生体認証など多彩な打刻方法に対応し、複数の手段を一元管理できます。会社の就業規則に沿った管理ができ、改定の多い労働関係の法令に対しても定期的にバージョンアップを行っています。
ファイル共有ツール
Dropbox
Dropbox社が提供するオンラインストレージサービスです。
クラウド上でファイルが一括管理でき、共有もしやすいことが特長です。
SlackやZoomなどとの連携もしやすく、複数のサービスのハブとなるファイル共有ツールといえます。
たよれーる どこでもキャビネット
大塚商会が提供しているオンラインストレージサービスです。
50GB・100GB・1TB・セキュア版の4種類のプランがあり、幅広い用途に対応しています。
特にセキュア版は、多要素認証を採用しセキュリティが強化されているため、大切な文書も安心して保存できます。
Box
Box社が提供するビジネスに特化したクラウド・コンテンツ・マネジメント・プラットフォーム（CCM）です。
Boxのユーザーは、場所やデバイスにとらわれず、コンテンツにセキュアにアクセスすることができます。
ハイレベルな情報の活用法や共有がビジネス生産性を底上げし、ファイルサーバーを代替することでITコストを削減します。さまざまな面で企業の競争力向上を促進できるサービスです。
グループウェアツール
サイボウズ
サイボウズ社は２種類のグループウェアツール「サイボウズ ガルーン」「サイボウズ Office」を提供しています。
ユーザー数300人未満ならサイボウズOffice、300人以上ならサイボウズ ガルーンが適しています。
メール・スケジュール機能・ファイル管理機能・プロジェクト機能など、業務に必要なツールが一式そろっており、ツール間の互換性を気にせず、快適に使うことが可能です。
ほかにもサイボウズ社では業務アプリ作成ツールの「サイボウズ kintone」や、リモートツールの「サイボウズ リモートサービス」を取り扱っています。
eValue V
企業内の情報整理や共有に必要な機能を備えた情報系ソリューションツールです。
主な機能がドキュメント管理、ワークフロー、スケジュール、コミュニケーションに分かれた使いやすいシステムで、作業の効率向上が図れます。カスタマーサポートの体制が充実していることから、導入後の活用もスムーズに行えます。
たよれーる Office 365
常に最新版のOfficeやTeams、Exchange、OneDrive、SharePointなどテレワークに必要なMicrosoft製品に、大塚商会が独自に提供するサービスです。
リモートアクセスツール
RemoteView
RSUPPORT社が提供しているリモートアクセスツールです。
インターネットを利用して遠隔地から自分のPCに接続し、あたかもその場にいるような操作感で作業ができる社内PC遠隔操作型のリモートサービスです。
テレワークツールの導入なら、大塚商会へ
テレワークを導入するうえでは、業務の遂行をサポートするツールが必要不可欠です。
従業員同士の交流を増やし作業効率を上げるWeb会議ツールやビジネスチャットツール、勤務の実態を明確にする勤怠管理ツール、社外でもファイルにアクセスできるファイル共有ツールなどの導入を推奨します。テレワークに必要なツールを複数備えたグループウェアツールの利用もおすすめです。
導入するときに注意したいのは、使いやすさとセキュリティです。せっかく導入したツールでも使いにくかったり、逆にセキュリティに問題があったりしては、円滑に業務が進まないばかりかトラブルが起こる可能性が高くなってしまいます。
テレワークの推進やツールの導入を円滑に行うには、ぜひ大塚商会までご相談ください。
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