働き方改革の推進により、業種や企業規模に関係なくWeb会議を活用する企業は増加傾向にあります。
ここからはWeb会議の特長や、メリット・デメリットをご紹介します。
【総合受付窓口】
大塚商会 インサイドビジネスセンター
0120-579-215(平日 9:00~17:30)
Web会議はコミュニケーションが希薄になりがちなテレワーク環境下において、顔を見ながら会議を行える重要なコミュニケーションツールです。
意思決定を早めたり、会議のための移動時間を削減したりすることで、業務効率や生産性の向上に効果を発揮します。
しかし、「どのツールを導入すればいいか分からない」「本当に業務に役立てられるか不安を感じている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではWeb会議ツールのメリットとデメリットや、実際のビジネスの現場で広く使われているWeb会議ツールを詳しくご紹介します。
テレワークは、働き方改革を推進するための重要な要素として位置付けられています。
テレワークにおいて、大切な役割を果たすのが「情報通信技術=ICT」です。ICTを使った各種ツールを活用することによって初めて、テレワークが実現します。
そして、ICTツールの中でもテレワークに最も必要なものの一つが「Web会議ツール」です。Web会議ツールを活用することで、遠隔地で働いていてもコミュニケーションが円滑になり、情報共有が迅速に行えます。
働き方改革の推進により、業種や企業規模に関係なくWeb会議を活用する企業は増加傾向にあります。
ここからはWeb会議の特長や、メリット・デメリットをご紹介します。
Web会議なら、通信環境さえあれば、参加者の現在地を気にすることなく会議を開くことができます。その結果、情報は瞬時に共有され、重要な意思決定も迅速に行えます。
対面での会議の場合、人を集める際に交通費や出張費が必要になる場合もあります。
対面での会議からWeb会議に移行すれば、交通費や宿泊費、移動時間を削減可能です。移動時間の削減は大幅な業務効率アップと生産性向上に貢献します。
テレワークではコミュニケーションを取る機会が少ないため、チーム内での意思疎通を図りにくくなりがちです。
その点、Web会議ツールはインターネット環境さえあれば容易に会社やチームのメンバーとコミュニケーションを取ることが可能です。
複数人が参加するWeb会議では、音声の都合上、一人ずつ話さなければ円滑に音声を聞き取ることができません。そのため、対面での会議と比べ、コミュニケーションが一方通行になりがちです。
一方で、話者と発言内容が整理しやすく、議論が散らかりにくいため、意思決定の場としては活用しやすいといえるでしょう。
Web会議ツールはインターネット接続が必須であるため、Web会議の質は参加者のインターネット環境に大きな影響を受けてしまいます。
インターネット接続が不安定になると、音質や画質が途切れたり接続が停止したりする恐れがあります。
Web会議を頻繁に行う場合は、モバイルルーターやテザリングに頼るだけでなく、回線速度が速く安定している固定回線の利用も検討しましょう。
Web会議の質は、ツールの品質にも影響を受けます。
Web会議ツールには無料で使用できるものもあり、コストをかけずにWeb会議を行うこともできます。一方で、自社の会議のスタイルに合わないツールを使用すると、会議の質が落ちる可能性も考えられます。
そこで、ここではWeb会議ツールを使用するに当たって、押さえておきたいポイントについてご紹介します。
接続が不安定なWeb会議ツールは、会議中に映像や音声が途切れてしまう恐れがあります。
その場合、接続の確認に時間が取られるほか、聞き取りにくい音声では集中しにくくなるなどの弊害が生じてしまいます。
そのため、Web会議ツールを選択する際には、「映像の画質・音声が安定して接続しやすい」という点が重要です。
多くのWeb会議ツールには、資料や画面などを共有できる機能が備わっています。
参加者全員がその場ですぐ視覚的に情報共有できるため、Web会議を円滑に行うためにも欠かせない機能です。念のため共有機能の有無や使い勝手を確認しておきましょう。
Web会議の接続は必ずインターネットを経由します。従って、セキュリティ対策を怠ってしまうと、社内外の機密や顧客情報などの漏えいにつながるリスクがあります。
機密情報や個人情報をWeb会議中に共有資料として使用する可能性がある場合、Web会議ツールのセキュリティ対策が十分かどうかをきちんと確認しておきましょう。
ここまではWeb会議ツールの全体的な概要を解説してきました。
ここからはWeb会議の具体的なツールの特長や料金などをまとめています。導入の際の参考としてみてください。
Zoomビデオコミュニケーションズが提供する知名度の高いWeb会議ツールです。
テレワークの普及に伴い、急速にシェアを広げています。動作が安定しており、大人数での会議でも音声・映像が途切れにくいことが特長です。
Microsoft TeamsはMicrosoftが開発している、大規模なWeb会議を可能にするツールです。
Microsoft 365アプリケーションとシームレスに連携しています。
シスコシステムズが提供しているWeb会議システムです。
参加者のパソコン上にあるアプリケーションを共有して作業できることが大きな特長です。また、デバイスの種類を問わず、どこからでもアクセスが可能です。
Googleが提供しているWeb会議ツールです。
ブラウザーから利用でき、Googleアカウントを持っていれば誰でも会議に参加することができます。
ほかのツールと比べると音声の質や安定感は欠けますが、Googleカレンダーとの連携が容易であるため、グループウェアツールの一部として活用しやすいツールといえます。
ブイキューブが提供するクラウド型のWeb会議ツールです。
HD画質の映像と高い接続性を誇ります。多彩なメニュー・機能を持ち、Microsoft 365とも連携できます。
働き方改革でも推進されているテレワークによって、従業員一人一人の働き方や企業の在り方は大きく変わろうとしています。
そして、今後ますます加速するビジネスのスピードに対応していくためにも、ビデオ会議ツールの活用は急務です。
本格的にWeb会議ツールを運用する際には、ぜひ大塚商会までお問い合わせください。
大塚商会では働き方改革を検討するお客様にさまざまな情報をお届けしています。ぜひご活用ください。
テレワークや残業抑制を実現するソリューション・事例を紹介した資料をご用意しました。ダウンロードしてご活用ください。
働き方改革のeラーニングでは、働き方改革を進めるうえで知っておくべき知識やポイントを簡単に学ぶことができます。社員全員が働きやすい環境をつくり、全ての社員がその能力を十分に発揮できるような職場づくりを目指してはいかがでしょうか。
お客様マイページへログインすることで、自席のパソコンで働き方改革に関するeラーニングを無料で受講することができます。働き方改革を進めるうえで必要な知識の習得や社員教育にご活用ください。
クラウドバックアップ・災害対策(BCP)サーバー活用機密漏えい・外部侵入対策
オンプレミスとクラウドの良いとこ取り! DX時代に必要とされる最新のハイブリッドITインフラとは!?
~働き方改革・DX・災害……不測の事態に柔軟なITインフラで備える~
クラウドセキュリティバックアップ・災害対策(BCP)オンライン
在宅勤務の生命線VPNと注意しておきたいセキュリティのポイント
~テレワークを狙ったサイバー攻撃対策!~
情報共有・会議システム営業・業務プロセス効率化オンライン
これからのオフィスとコミュニケーションの在り方
~ニューノーマル時代のコミュニケーション変革~
働き方改革を進めるにあたって不可欠な「テレワーク」。働き方改革の悩みを解決する考え方やノウハウなどをテレワーク推進の第一人者として知られる「田澤 由利」氏にご紹介いただきます。
株式会社テレワークマネジメント
代表取締役 田澤 由利(たざわ ゆり)氏
大塚商会がご提案する働き方改革の各ITソリューションをまとめてご紹介します。
基幹アプリケーションを利用して、新たな働き方創造と生産性向上を実現します。
さまざまな提案資料、比較表、メーカーからの特別提供資料やセミナー配布資料などが無料で入手できます。
出先のモバイル端末から、社内のファイルサーバーなどへリモートアクセスし、外からどこでもお仕事できる環境をご用意します。外部端末側にはデータを残さないため高いセキュリティで利用できます。
国内8,000万人以上が利用するLINEの使いやすさと便利さはそのままに、企業でも安心して使える管理機能とセキュリティを備えたクラウドサービスです。
インターネットに接続できる環境があれば利用できる安価な企業向けリモートアクセスサービス。外出先から社内のPCに接続してファイルやシステムを操作することができます。
大容量データの受け渡しを安全にできるサービス。社内や得意先とのファイル共有、プレゼン資料などを外出先に持ち出すときに便利なサービスです。
T-4OO(ティーフォーオーオー)は、医療・医学・医薬・化学・IT・法務など2,000の専門分野のドキュメントを「最大精度95%=プロ翻訳者に匹敵する正確さ」で自動翻訳することができるクラウドサービスです。
製品のお試しに関しての詳細は下記よりご覧ください。
ナビゲーションメニュー