働き方改革の推進により、業種や企業規模に関係なくWeb会議を活用する企業は増加傾向にあります。
ここからはWeb会議の特長や、メリット・デメリットをご紹介します。
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テレワーク時のWeb会議の概要と、オンライン会議システム選びのポイント
Web会議はコミュニケーションが希薄になりがちなテレワーク環境下において、顔を見ながら会議を行える重要なコミュニケーションツールです。
意思決定を早めたり、会議のための移動時間を削減したりすることで、業務効率や生産性の向上に効果を発揮します。
しかし、「どのツールを導入すればいいか分からない」「本当に業務に役立てられるか不安を感じている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではWeb会議ツールのメリットとデメリットや、実際のビジネスの現場で広く使われているWeb会議ツールを詳しくご紹介します。
テレワーク時のWeb会議は生産性向上の重要な要素
テレワークは、働き方改革を推進するための重要な要素として位置付けられています。
テレワークにおいて、大切な役割を果たすのが「情報通信技術＝ICT」です。ICTを使った各種ツールを活用することによって初めて、テレワークが実現します。
そして、ICTツールの中でもテレワークに最も必要なものの一つが「Web会議ツール」です。Web会議ツールを活用することで、遠隔地で働いていてもコミュニケーションが円滑になり、情報共有が迅速に行えます。
Web会議の特長（メリット・デメリット）
Web会議のメリット
情報共有・意思決定が迅速になる
Web会議なら、通信環境さえあれば、参加者の現在地を気にすることなく会議を開くことができます。その結果、情報は瞬時に共有され、重要な意思決定も迅速に行えます。
移動時間を削減して業務効率と生産性を高められる
対面での会議の場合、人を集める際に交通費や出張費が必要になる場合もあります。
対面での会議からWeb会議に移行すれば、交通費や宿泊費、移動時間を削減可能です。移動時間の削減は大幅な業務効率アップと生産性向上に貢献します。
希薄になりがちなコミュニケーションを活性化させる
テレワークではコミュニケーションを取る機会が少ないため、チーム内での意思疎通を図りにくくなりがちです。
その点、Web会議ツールはインターネット環境さえあれば容易に会社やチームのメンバーとコミュニケーションを取ることが可能です。
Web会議のデメリット
双方向のコミュニケーションが取りにくい
複数人が参加するWeb会議では、音声の都合上、一人ずつ話さなければ円滑に音声を聞き取ることができません。そのため、対面での会議と比べ、コミュニケーションが一方通行になりがちです。
一方で、話者と発言内容が整理しやすく、議論が散らかりにくいため、意思決定の場としては活用しやすいといえるでしょう。
環境によっては、音質・画質に影響が出ることもある
Web会議ツールはインターネット接続が必須であるため、Web会議の質は参加者のインターネット環境に大きな影響を受けてしまいます。
インターネット接続が不安定になると、音質や画質が途切れたり接続が停止したりする恐れがあります。
Web会議を頻繁に行う場合は、モバイルルーターやテザリングに頼るだけでなく、回線速度が速く安定している固定回線の利用も検討しましょう。
不必要な会議の増加
Web会議は気軽に会議を開ける分、無駄に回数が増えてしまうことがあります。
コミュニケーションが希薄になりがちなテレワークにおいて、積極的にコミュニケーションを取ることは重要です。
しかし、本来は必要ない会議を開き、業務を圧迫することは避けましょう。
Web会議に必要なもの・機材
Web会議にはパソコン以外にも、幾つかの機材が必要となります。
ここではWeb会議に最低限必要なものや機材を紹介します。
Webカメラ
Web会議では、カメラとマイクを使って、映像と音声を相手に届けることとなります。
カメラがなく顔が見えないと表情が伝わらない分、話した内容がうまく伝わらず、コミュニケーションエラーを発生させる原因となります。
ノートパソコンに備え付けられているカメラを使用するのも良いですが、可能であればHDカメラで高品質な映像を届けましょう。映像の乱れによるストレスが緩和され、より質の高い会議となります。
マイク・ヘッドセット
高品質なWeb会議を行うには、マイクやヘッドセットの準備も欠かせません。
ノートパソコンであればマイクが備え付けられているケースも多いですが、備え付けのマイクは音質が悪く、相手に不快な思いをさせてしまうこともあります。
専用のUSBマイクやヘッドセットを使うと、クリアな音声でやりとりでき、Web会議の質が高まります。
フォーマルな服装
Web会議は対面の会議とは異なるため、つい服装がラフになってしまいがちです。
しかし、社外の方とのミーティングであれば、マイナスの印象を与えないよう、対面の会議と同様にスーツなどのフォーマルな服装を心掛けましょう。
高品質なWeb会議の実施に適したツール・アプリ選定のポイント
Web会議の質は、ツールの品質にも影響を受けます。
Web会議ツールには無料で使用できるものもあり、コストをかけずにWeb会議を行うこともできます。一方で、自社の会議のスタイルに合わないツールを使用すると、会議の質が落ちる可能性も考えられます。
そこで、ここではWeb会議ツールを使用するに当たって、押さえておきたいポイントについてご紹介します。
（1）接続が安定している
接続が不安定なWeb会議ツールは、会議中に映像や音声が途切れてしまう恐れがあります。
その場合、接続の確認に時間が取られるほか、聞き取りにくい音声では集中しにくくなるなどの弊害が生じてしまいます。
そのため、Web会議ツールを選択する際には、「映像の画質・音声が安定して接続しやすい」という点が重要です。
（2）情報共有や画面共有がスムーズにできる
多くのWeb会議ツールには、資料や画面などを共有できる機能が備わっています。
参加者全員がその場ですぐ視覚的に情報共有できるため、Web会議を円滑に行うためにも欠かせない機能です。念のため共有機能の有無や使い勝手を確認しておきましょう。
（3）セキュリティ対策が十分になされている
Web会議の接続は必ずインターネットを経由します。従って、セキュリティ対策を怠ってしまうと、社内外の機密や顧客情報などの漏えいにつながるリスクがあります。
機密情報や個人情報をWeb会議中に共有資料として使用する可能性がある場合、Web会議ツールのセキュリティ対策が十分かどうかをきちんと確認しておきましょう。
Web会議の代表的ツール・アプリとその特長
ここまではWeb会議ツールの全体的な概要を解説してきました。
ここからはWeb会議の具体的なツールの特長や料金などをまとめています。導入の際の参考としてみてください。
Zoomミーティング
Zoomビデオコミュニケーションズが提供する知名度の高いWeb会議ツールです。
テレワークの普及に伴い、急速にシェアを広げています。動作が安定しており、大人数での会議でも音声・映像が途切れにくいことが特長です。
- 機能
背景を任意の画像に設定できるバーチャル背景機能や、オンラインセミナーを手間なく開催できるウェビナー機能など、オンラインのビデオコミュニケーションツールとして必要な機能が豊富にそろっています。 - セキュリティ
パスコード機能・認証機能により、想定していないユーザーの参加を事前にブロック可能です。
Microsoft Teams
Microsoft TeamsはMicrosoftが開発している、大規模なWeb会議を可能にするツールです。
Microsoft 365アプリケーションとシームレスに連携しています。
- 機能
1対1のミーティングから最大1万人まで参加できるイベントにまで対応できるツールです。個別でメッセージを送れるチャット機能や電話システムなどが備わっています。 - セキュリティ
ネットワーク通信は既定で暗号化され、全てのデータがネットワーク上で保護されています。弱いパスワードが悪用されることを防ぐ多要素認証、情報が外に漏れることを防ぐデータ損失防止などの機能を持っています。
Cisco Webex Meetings
シスコシステムズが提供しているWeb会議システムです。
参加者のパソコン上にあるアプリケーションを共有して作業できることが大きな特長です。また、デバイスの種類を問わず、どこからでもアクセスが可能です。
- 機能
ファイル、画像、音声をWeb上で共有することができ、デジタルホワイトボード機能がプレゼンテーションをサポートします。会議中は、自動切り替えで発言者の映像を表示することが可能です。 - セキュリティ
マルチレイヤーセキュリティの強力な暗号化によって、Web会議を保護しています。そして、メッセージやドキュメントなどの内容は全てのデバイス間で、検索とインデックスの機能を低下させずに暗号化することができます。
テレワーク時のWeb会議に関するご相談は大塚商会へ
働き方改革でも推進されているテレワークによって、従業員一人一人の働き方や企業の在り方は大きく変わろうとしています。
そして、今後ますます加速するビジネスのスピードに対応していくためにも、ビデオ会議ツールの活用は急務です。
本格的にWeb会議ツールを運用する際には、ぜひ大塚商会までお問い合わせください。
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