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FAXによる受信・返信業務はやめられないが、効率化したい

デスクに座ったままでFAX業務が行える! もちろん外出先からも可能!

ビジネスの現場ではFAXによる受信・返信業務が、いまだに欠かせないというケースがあります。FAX業務はペーパーレス化することで多くの作業を自動化して効率を上げることができます。

【シーン】毎日大量にくる受信FAXの振り分けや返信が大変

注文書など受信したFAX文書を確認のたびに席を離れ、内容を確認して担当者に振り分ける。担当者が不在の場合はメールや電話で連絡を取ったりと、FAXの受信業務は意外と面倒で時間がかかります。受発注に関わる書類だと、納期などの問題から早々の対応を求められることになり、ほかの業務が後回しになってしまいます。

さらに受信したFAX文書は紛失を防ぐためや、後で探し出せるようにファイリングして保管する必要があり、時間的にも物理的にもコストがかかってしまいます。

【課題】FAXの受信・返信業務は継続しながらも、業務の効率化が求められる

FAX業務をシステム化してインターネット(ネットワーク)上で行うことができれば、受発注の処理はしやすくなります。しかし、これまでの取引の慣習や、システム導入のコストを考えると、仕組みを一度に変えることはなかなかできません。

とはいえ、PCやモバイル端末の活用が広がる中、手作業中心の業務は見直す必要があります。長時間労働を是正するためにも、業務を効率化させる必要があるのです。ここからは、FAXの受信・返信業務は継続しながらも、業務の効率を上げる方法をご紹介します。

【解決】ペーパーレス化で「受信/振り分け/返信/検索」作業の効率を上げる

取引先など相手側に仕組みを変えてもらう必要はなく、FAX業務の仕組みはそのままでペーパーレス化(電子化)を行うことができます。ペーパーレス化により多くの業務が自動化できるので、作業の効率が上がります。ペーパーレス化で実現できる効率化の例を見てみましょう。

【受信・振り分け】自動で電子化、リネームしてクラウドやサーバーへ保存できる

受信FAXは電子化され、発信元、FAX番号、受信年月日ごとなど、あらかじめ設定した条件によってフォルダーへ自動振り分けできます。同時に設定したファイル名が付与されるので、これまで手作業だった受信FAXの振り分けやファイリングの作業が不要になります。

保存先をクラウドにしておけば、外出先のスマートデバイスや在宅勤務でも、いつでもどこでもFAXを確認することができます。

【通知】受信をメールやポップアップで通知、すぐに受信したFAXを確認できる

FAX受信をメールなどで通知するように設定しておけば、受信後すぐに確認することができます。すばやい処理が必要な受発注業務などの場面において、対応が遅れてしまうということがなくなります。

【編集・返信】受信した文書に編集して送信が可能

受信したFAX文書に日付印のスタンプやコメントを追記することができます。編集後はそのまま送信することができるので、印刷することなく返信が可能になります。もちろん外出先からの送信も可能です。

【保存・検索】保存文書をすばやく検索できる

フォルダーに保存された文書は、日付/社名/ファイル名/担当者名/FAX番号など、さまざまな項目での検索が可能になります。急な問い合わせでもすぐに探し出すことができます。

いざ実践! FAXを簡単に「ペーパーレス化」して業務効率アップ

ペーパーレスFAXの実現により、デスクに座ったままの簡単操作で一連のFAX業務が可能になります。面倒な業務が不要となり、新たな時間を生み出すことで業務効率アップ、残業時間の抑制が期待できます。

大塚商会では、取り扱いのある複数のペーパーレスFAXの中からお客様の目的・環境に合わせた製品・サービスをご紹介します。お気軽にご相談ください。

ペーパーレスFAXで業務を効率化

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