複合機、コピー機、プリンターの印刷コストを削減したい

複合機やプリンターの印刷コストはどうやって削減する？具体的な手法と効果をご紹介

日々の業務に欠かせない印刷やコピー。印刷コストには多くの削減余地があります。
例えば「トナーやインクの消費を抑える」や「印刷方法を見直す」などで削減できます。
印刷コストを削減する方法やポイントをご紹介します。

印刷コストを見直すことで、大幅なコスト削減につながる！

印刷コストは使い方や使用する機器、用紙・トナーなどの消耗品に左右されるので、日々の業務から見直す必要があります。例えば、

トナーの購入費用や消費量を減らす
印刷方法を変更して印刷する紙の枚数を減らす
機器の機能を集約して台数、保守管理を減らす

などがあります。仕事をする中で欠かせない印刷作業を見直すことで、大きな削減効果が得られるのです。

複合機やプリンターの印刷コストを削減！コストを見直す代表的な方法をご紹介

トナーやインクの購入・使用方法を見直すことで、印刷にかかるインク代を削減

トナーやインクは毎回の印刷において消耗されるものであり、大きなコスト削減の余地があります。トナーやインクの経費削減は、大きく分けて二つの方法が考えられます。一つ目は、トナーやインクをまとめ買いして1本あたりの価格を抑えたり、リサイクルトナーやインクを利用したりする。

二つ目は、専用ソフトを導入してトナーの消費量を節約する方法です。印刷の質を落とさずに印刷コスト削減が可能です。

「フルカラー印刷」と「モノクロ（白黒）印刷」を使い分けて、トナーやインク代を削減

カラーの必要性がない資料は、フルカラーではなくモノクロ（白黒）印刷にすることで大きなコスト削減が期待できます。

例えば、フルカラー印刷は社外で使う資料や、写真・デザインなどの印刷に制限し、モノクロ印刷は社内の会議資料や研修資料などに使い分けすれば、トナーやインク代を削減することができます。モノクロ印刷では見づらいといった場合には、2色印刷の機能がおすすめです。配色や設定などを工夫すれば、2色印刷でもインパクトのある印刷をすることができ、コスト削減が可能です。

印刷方法を見直して、用紙にかかるコストを削減

印刷コストは、印刷した紙の枚数に比例して増えてしまうので、印刷枚数を抑えることは、直接的なコスト削減につながります。

これまでの印刷方法を見直して無駄な印刷をなくすことで、印刷枚数を削減することができます。例えば、「複数のページを1枚で出力する」「両面印刷を行う」などの設定を行うだけでも、印刷枚数を減らすことが可能になります。また、必要に応じて適宜ペーパーレスに移行すると、余分な紙を印刷せずに済みます。

機能の集約や不要な機器の撤去をすることで、保守管理コストを抑える

FAX・コピー専用機・プリンターがそれぞれの専用機に分かれていたり、稼働率が低いにもかかわらず設置している機器があったりすると、不要な保守管理コストが発生してしまいます。

そこでFAX・コピー機・プリンターの運用状況を考慮して利用する機器を選別することで、運用や管理に必要なコストを削減することができます。例えば、「複数の専用機を1台の複合機にまとめる」「稼働率の低い機器を廃止する」などがあります。

この他にも、タブレットを導入して会議の資料をデータとして共有するなど、印刷コストを削減できる方法はあります。自社に合った方法を導入することで、さらなる効果が期待できます。

業務への影響を考慮してコスト削減に取り組むことが重要

印刷は通常業務に大きく関わってくるため、現在の業務に対する影響度を見極めたうえで、印刷コスト削減に取り組む必要があります。

例えば、用紙やトナー・インクにかかる費用を削減した結果、印刷の質が落ちる、機器を変えることで印刷スピードが落ちて効率が悪くなるということもあります。このような影響が大きなものだと、かえって新たなコストが発生してしまうのです。

シミュレーションを行い業務への影響を把握して削減！

自社の業務を損ねることなく、大幅なコスト削減が期待できるアイデアを選ぶことは、なかなか難しいものです。

そこで、コストや利用のシミュレーションを行うことで、自社への影響を事前に知ることができます。印刷コストだけでなく、電気代などを含めたコスト試算や、印刷速度の変化による影響の把握を正確に行い、最適なアイデアを選びましょう。

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