承認方法を変更して業務改善

経費承認の方法を変えて業務改善する方法をご紹介

工数のかかる承認作業。承認方法を変えるだけでも業務のムダをなくすことができるのです。
その中でも特に機会の多い「経費の承認方法」を変えると大きな効果が見込めます。
経費の承認方法をいかに変えるか、どのような効果があるのかについてご紹介します。

経費の承認方法を変更すると、面倒な経費精算を簡単に行える！

経費承認を、より効率の高いものに変更すると、多くの社員にとってメリットがあります。例えば、

承認担当者の作業が減る
経費申請者が本来の業務に注力できる
経理が予実管理をリアルタイムに行える

などです。企業と切り離すことのできない「経費承認」を簡略化することで、企業全体にとって大きな効果があるのです。

どのように変えればいい？承認システムの改善案とその効果をご紹介

電子承認システムの導入で、経費承認の手間を削減できる

承認作業は、各部門ごとで書類を管理しなければならなかったり、内容を毎回入力しなければならなかったりと多くの手間がかかります。電子承認システムを導入すると、部門を横断した書類の管理や手作業での入力がなくなるので、経費承認にかかる時間を短縮できます。全ての機能を電子化した結果、経費承認にかかる時間を半分程度まで削減できたケースもあるなど、作業時間の短縮に効果的です。

経費精算のシステム化で、申請から承認までの時間を短縮できる

それだけでなく、経費精算全体の流れをシステム化すると申請・承認のやりとりに必要な作業も簡略化できるので、承認待ちなどの時間を削減することができます。その結果、申請から承認までの時間を短縮され、業務効率を向上させることができます。

例えば、経理部以外の社員が勘定科目で悩む必要がなくなったり、外貨レート換算の手間を省略できたりします。経費精算の流れをシステム化して、事務手続きにかかる手間を削減しましょう。

さらにリアルタイムな予実管理ができ、次に打つべき施策を考えられる

このように承認作業を効率化することで、経理が予実管理に注力できるようになります。その結果、リアルタイムな予実管理が可能になるので、経営陣の目標がどこまで実現できたのかが分かるのです。

例えば、予定よりも経営計画が著しく遅れている場合、テコ入れをしなければならない状況だと判断できます。承認手続きを効率化すると、いままでよりも現状の課題を反映して、次に打つべき施策を考えられる効果があるのです。

この他にも、経費承認の仕組みを変えるとムダな書類が減るなど多くの業務改善の効果が期待できます。身近な承認方法を変更することから始めてみましょう。

経理部門だけでなく、全部門の手間を考えて方法を変えることが重要

経費承認は経理だけでなくあらゆる部門にまたがって行われます。そのため新しい承認システムは経理部門だけの手間ではなく、全部門の手間を考えて構築することが重要です。

例えば新しいシステムを導入して経理部門の手間が削減されたとしても、その他部門の手間が増えてしまえば企業全体では効率化になりません。誰にとっても利用しやすいシステムを作ることで企業全体で効率化が進むのです。

グループウェアと連携して、各部門の手間を効果的に削減！

経費承認システムを構築する際、グループウェアと連携させることで、より手軽に経費精算が行えるようになり、さらなる効率化が見込めます。

例えば、電子端末からアクセスできるグループウェアと連携すると、社員が外出先からでも経費申請できるようになります。外出先でも申請可能なので、経理部門もその時に申請依頼を送ることができます。経費精算を日々の業務の中に組み込み、さらなる業務効率アップを達成しましょう。

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