業務の棚卸しは改善の基本

業務の棚卸しは業務の担当者や業務区分などを明確にするため、これまであいまいだった業務を誰でも理解可能な形にできます。そうすることで、特定の人物以外でも業務を行うことができるようになります。

例えば、「Aさんに渡す」という業務を棚卸しすると、実は「外部へ郵送する」という業務であったかもしれません。この業務が「配送業者へ引き渡す」ことだと分かれば、次は梱包や宛名書きのルールを定めることで誰でもこの業務を行うことができるうえ、Aさんが休んだら郵送物が滞る、ということもなくなるのです。

業務棚卸しをすると、その業務が月にどれくらい行われるのかなどが分かります。時期ごとに業務を行う量が異なる場合には、そのピークとなる時期が把握できるのです。

業務が忙しくなる時期は、それに伴い時間もコストも普段よりかかり、品質も落ちがちです。しかし業務の棚卸しをして繁閑を把握しておけば、事前に対策をしておくなどの対応が可能になります。棚卸しをして業務量をならすことで、安定して品質の高いものを提供できるのです。

業務棚卸しによって、組織が抱える仕事を自動化する、あるいは、外注業者へアウトソーシングしたり、設備・システムを導入すべきか判断でき、効率化を図ることができます。そのために、これらの手段が導入できる業務かどうかを振り分ける必要があるのです。外注の効果や設備やシステム導入時のコストパフォーマンスを予測することにもなるため、自社で負担になっている作業のみをアウトソーシングしたり必要な設備のみに投資したりと、結果的にコスト削減や業務の効率化をもたらします。